张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
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9步骤实现共管楼宇
财务报告标准化
根据2013年分层管理法令（ACT 757）第62条文清楚提出了管理机构对于账目与会计的相关责任 (Duties of management corporation in relation to accounts) ，每年需聘请特许会计师执行会计审计工作，并要求审计报告能充分解释该共管楼宇实际并真实的资产负债表（Balance Sheet）、收入和支出报表（Income & Expenditure Statement ）及损益表（Profit & Lost Statement）。
法令原文如下：
cause to be prepared such accounts and records of accounts as will sufficiently explain the transactions of the accounts and enable true and fair balance sheet, income and expenditure statement and profit and loss statement to be prepared for the period starting from commencement of the preliminary management period. And appoint an approved company auditor to carry out the audit of the accounts annually.
还有，第5附属条文也清楚表示，如果管理机构未能遵守，管理层的每一位成员（管理委员）皆属犯罪行为，一经定罪，将面对不超过25万令吉的罚款，或不超过3年的监禁，或两者兼施。（if the management corporation fails to comply with subsection (1), (2), (3) or (4), every member of the management committee commits an offence and shall, on conviction, be liable to a fine not exceeding two hundred and fifty thousand ringgit or to imprisonment for a term not exceeding three years or to both.）
报告林林总总
笔者从事物业管理服务多年发现，因为法令未提供报表的规范，导致各个共管楼宇的共管账目会计审计报告百花齐放，虽然整体上都是合法合规，却演变成了“一朝天子一朝臣”的现象。
每一次改朝换代，新任委员将决定会计审计报告规格。几年下来后，管理者将面对每一份会计审计报告都没问题，却无法直接使用报告的内容，导致下决策时，面对某个程度的难处。
9步骤审计规格化
共管楼宇的会计审计报告，其实就是统一化规格的财务报表，是财务信息统一管理和报告的过程。这一过程通常涉及将整个共管楼宇的财务数据整合成统一格式，方便管理和对外报告。
通常需要以下几个步骤：
1.制定统一格式
确定统一财务报表模板，包括资产负债表、收入和支出报表、现金流量表等。
规范每项财务科目的定义和分类，确保不同数据能够统一处理。
2.统一会计政策和估算法
确定统一的会计政策，例如管理费收入确认、折旧方案、营运政策等，以保证所有物业在处理财务数据时的一致性。
确保估算方法（例如物业估值、坏账准备等）也遵循相同的标准。
3.集中财务数据收集和处理
将整个共管楼宇的财务数据集中，通过财务软件或系统统一处理。
在处理过程中，进行必要的汇总、转换和调整，以符合统一的报表格式。
4.跨物业的财务信息合并
如果涉及多个物业，需要将不同物业的财务信息合并成一个总报表，注意处理跨物业的分摊费用、共同资产和负债。
例如，各项共享的开支（如保安、物业管理费等）需要根据面积或业主比例合理分摊。
5.制定统一财务分析指标
设计适用于所有共管楼宇的财务分析指标，例如单元面积收入、营运成本率、现金流情况等。能够帮助管理委员和管理方进行跨物业的比较与分析。
6.定期报告与披露
确保每个共管物业按时生成财务报表，并进行必要的披露，方便业主、管理者和监管机构了解该共管楼宇的财务健康状况，可以通过季度或年度报表形式进行统一的财务信息披露。
7.审计与合规
定期进行财务审计，确保财务报表的准确性和合规性。
审计过程中要检查是否有跨物业的误差，确保费用的分摊和账务处理符合会计标准和管理规定。
8.信息技术支持
使用财务管理软件或系统来自动化数据收集、处理和报表生成，提高财务工作的效率与准确性。
系统应具备多物业管理、财务数据合并、报表模板定制等功能。
9.税务处理与申报
对不同物业的税务处理进行统一规范，确保税务申报遵守相关税法。
对跨物业的税务问题，如增值税、物业税等，进行统一处理。
通过上述步骤，共管楼宇的财务报表可以实现统一化处理，帮助管理层更有效地掌握财务状况，增强透明度，并向业主和监管机构提供准确的财务信息。
最后，把统一化的财务报表规格，提呈为决议案，在年会投票表决通过并成为每一届管理委员需遵守的统一规格，以确保资讯无误差地传承下去。