2021年06月27日
黄伟益
产业管理顾问
到底动用储备金(Sinking Fund)，
是否需要召开大会通过呢？
这是一个许多人都答不上来的问题。
过去几十年来，根据许多人的认知，不管是共管机构或是管理机构，若管理委员要动用储备金，用以提升某个大型项目的话，就需要通过召开常年大会或特别大会来接纳之。
事实上，根据2013年分层管理法令，根本没有规定共管机构或管理机构须召开大会，始能动用储备金。这个法令第24或第51条文有规定，储备金只能作为资本开销（Capital Expenditure），其中包括：
1)粉刷或重新粉刷属于共管产业的建筑物或其他结构；
2)购置流动产业作为共管产业用途；
3)更新或更换共管产业范围内的任何装置，以及拥有权归管理层的流动产业；
4)提升或装修共管产业；以及
5)管理层认为适当的其他资本开销。
只要管理层所要推动的大型项目符合上述条件，即使没有召开常年大会或特别大会取得业主所认同，照理管理层有权动用储备金作为这类开销。
即使是之前适用于共管机构运作的2007年建筑物与共管产业（维修与管理）法令，或是之前适用于管理机构运作的1985年分层地契法令，同样没有规定管理层须召开大会始能动用储备金。
那么，许多管理层这些年来特地召开大会，取得业主授权始动用储备金作为资本开销，岂不是个美丽的误会？我曾针对此事询问建筑总监部门官员的意见，他们同样给予我们不置可否的答复。
如果有越来越多的人，因为了解2013年分层管理法令没有这个限制，而大幅动用储备金，那又该怎么办呢？
许多楼宇业主辛辛苦苦累积起来的储备金，岂不是更快速被管理层耗尽？这些都是很实际的疑虑，然而负责制订法律的房屋及地方政府部又不觉得有此需要，我们又能怎样呢？
面对这种情况，业主其实可以通过常年大会，提呈并通过动议规定管理层每一项开销（不管是动用维修户头或储备金户头的存款）皆不得超过10万令吉。任何超过10万令吉的开销，必须通过召开大会并取得业主同意，始能进行。
禁随意分拆项目
此外，这类动议亦须规定管理层不能将某项超过10万令吉开销的项目，分拆为数个项目让每一项开销皆不超过10万令吉。这是为了避免管理层杪捷径，以便在绕过所有业主的情况下，轻易动用维修户头或是储备金户头的存款。
通过大会限定管理层每个项目的开销不得超过10万令吉，看来乃是一个更加可取的做法。这是因为通过这类限制，我们可以同一时间限制管理层，不管是从维修户头、储备金户头或是定期存款，皆不可随意动用超过10万令吉作为开销。
管理层不能因为维修户头有足够的钱，即使在没有召开大会的情况下，即可动用维修户头超过10万令吉作为开销。
这是否有法外立法的问题吗？由于2013年分层管理法令只规定维修户头及储备金可作为开销的项目，没有牵涉管理层可动用款额的任何规定，因此通过大会所接项的提案来限制管理层的权限，这应该不会有太大的争议！
拨储备金粉刷要三思
若管理层基于维修户头有足够的钱，而不要动用储备金作为重新粉刷建筑物用途的开销，这能否允许呢？其实这是一个见仁见智的问题。
根据2013年分层管理法令规定，维修户头只能充作日常或定期维修项目的开销，这包括局部性粉刷建筑物之用途。至于粉刷或重新粉刷整栋楼宇的费用，则必须通过储备金户头来支付。
相关法令的条文有强调“Shall be used solely for”，意即管理费不能用储备金作用局部性粉刷建筑物用途的开销，而维修户头则不能用来支付重新粉刷整栋楼宇之开销。
不过，这个法令有其偏颇之处。若是发展商没有遵守上述规定，则会面对刑事提控的下场。一旦罪名成立，将面对不超过3年监禁、罚款不超过25万令吉或两者兼施。
反之，若共管机构或管理机构没有遵守上述规定，则没有阐明管理层所会面对的法律后果。在这种情况下，只有留待个别业主针对管理层自行采取行动啦！
要求管理层开2户头
迄今为止，还有不少楼宇的共管机构或管理机构，没有根据法律规定开设两个户头，其一作为维修户头(Maintenance Account)，其二则作为储备金户头(Sinking Fund Account)。
2013年分层管理法令有规定，不管是发展商、共管机构、管理机构，或是发展商以管理机构名义所管理的分层建筑，皆须各别开设两个户头作为上述目的。
管理层通过维修户头所收到的管理费，就必须将储备金的份额转入储备金户头。有些管理层会要求业主将管理费及储备金，分别汇入两个户头。但是，大多数管理层只用单一户头来操作，并在每个月或每两个月，才将维修户头内所收到的储备金，转入储备金户头。
如果您本身的共管机构或管理机构迄今还没有开设两个银行户头，就应该要求管理层快点这样做。
如果没有这样做，你可能会因为不符法律规定，而面对没有审计司愿意接手稽查全年账目的困境。
国内银行今天都会允许管理层，在同一个银行开设两个以共管机构或管理机构为名的来往户头。
至于哪一个户头作为维修户头或储备金户头，则交由管理层自行来决定。
一旦确定后，管理层只需对外公布维修户头的号码，让业主通过银行转账或汇钱来缴付管理费。
至于如何把储备金从维修户头转入储备金户头，这就交由管理层自行决定了。你可以每个月或是每两个月，甚至是每3个月，才一次性根据实际所收到的储备金款额，将整笔钱转入储备金户头。
一旦储备金户头累积不少的钱，管理层可以选择把其中3万或5万令吉转为定期存款，协肋管理层赚取可观的定期存款利息，这乃是可行的做法。
当然，在会计账目或是审计报告上所显示的储备金款额，乃是根据管理层所发出的会计发票总额来显示。