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2021年06月27日

黄伟益
产业管理顾问

到底动用储备金(Sinking Fund),
是否需要召开大会通过呢?
这是一个许多人都答不上来的问题。

过去几十年来,根据许多人的认知,不管是共管机构或是管理机构,若管理委员要动用储备金,用以提升某个大型项目的话,就需要通过召开常年大会或特别大会来接纳之。

事实上,根据2013年分层管理法令,根本没有规定共管机构或管理机构须召开大会,始能动用储备金。这个法令第24或第51条文有规定,储备金只能作为资本开销(Capital Expenditure),其中包括:

1)粉刷或重新粉刷属于共管产业的建筑物或其他结构;

2)购置流动产业作为共管产业用途;

3)更新或更换共管产业范围内的任何装置,以及拥有权归管理层的流动产业;

4)提升或装修共管产业;以及

5)管理层认为适当的其他资本开销。

只要管理层所要推动的大型项目符合上述条件,即使没有召开常年大会或特别大会取得业主所认同,照理管理层有权动用储备金作为这类开销。

即使是之前适用于共管机构运作的2007年建筑物与共管产业(维修与管理)法令,或是之前适用于管理机构运作的1985年分层地契法令,同样没有规定管理层须召开大会始能动用储备金。

那么,许多管理层这些年来特地召开大会,取得业主授权始动用储备金作为资本开销,岂不是个美丽的误会?我曾针对此事询问建筑总监部门官员的意见,他们同样给予我们不置可否的答复。

如果有越来越多的人,因为了解2013年分层管理法令没有这个限制,而大幅动用储备金,那又该怎么办呢?

许多楼宇业主辛辛苦苦累积起来的储备金,岂不是更快速被管理层耗尽?这些都是很实际的疑虑,然而负责制订法律的房屋及地方政府部又不觉得有此需要,我们又能怎样呢?

面对这种情况,业主其实可以通过常年大会,提呈并通过动议规定管理层每一项开销(不管是动用维修户头或储备金户头的存款)皆不得超过10万令吉。任何超过10万令吉的开销,必须通过召开大会并取得业主同意,始能进行。

禁随意分拆项目

此外,这类动议亦须规定管理层不能将某项超过10万令吉开销的项目,分拆为数个项目让每一项开销皆不超过10万令吉。这是为了避免管理层杪捷径,以便在绕过所有业主的情况下,轻易动用维修户头或是储备金户头的存款。

通过大会限定管理层每个项目的开销不得超过10万令吉,看来乃是一个更加可取的做法。这是因为通过这类限制,我们可以同一时间限制管理层,不管是从维修户头、储备金户头或是定期存款,皆不可随意动用超过10万令吉作为开销。

管理层不能因为维修户头有足够的钱,即使在没有召开大会的情况下,即可动用维修户头超过10万令吉作为开销。

这是否有法外立法的问题吗?由于2013年分层管理法令只规定维修户头及储备金可作为开销的项目,没有牵涉管理层可动用款额的任何规定,因此通过大会所接项的提案来限制管理层的权限,这应该不会有太大的争议!

拨储备金粉刷要三思

若管理层基于维修户头有足够的钱,而不要动用储备金作为重新粉刷建筑物用途的开销,这能否允许呢?其实这是一个见仁见智的问题。

根据2013年分层管理法令规定,维修户头只能充作日常或定期维修项目的开销,这包括局部性粉刷建筑物之用途。至于粉刷或重新粉刷整栋楼宇的费用,则必须通过储备金户头来支付。

相关法令的条文有强调“Shall be used solely for”,意即管理费不能用储备金作用局部性粉刷建筑物用途的开销,而维修户头则不能用来支付重新粉刷整栋楼宇之开销。

不过,这个法令有其偏颇之处。若是发展商没有遵守上述规定,则会面对刑事提控的下场。一旦罪名成立,将面对不超过3年监禁、罚款不超过25万令吉或两者兼施。

反之,若共管机构或管理机构没有遵守上述规定,则没有阐明管理层所会面对的法律后果。在这种情况下,只有留待个别业主针对管理层自行采取行动啦!

要求管理层开2户头

迄今为止,还有不少楼宇的共管机构或管理机构,没有根据法律规定开设两个户头,其一作为维修户头(Maintenance Account),其二则作为储备金户头(Sinking Fund Account)。

2013年分层管理法令有规定,不管是发展商、共管机构、管理机构,或是发展商以管理机构名义所管理的分层建筑,皆须各别开设两个户头作为上述目的。

管理层通过维修户头所收到的管理费,就必须将储备金的份额转入储备金户头。有些管理层会要求业主将管理费及储备金,分别汇入两个户头。但是,大多数管理层只用单一户头来操作,并在每个月或每两个月,才将维修户头内所收到的储备金,转入储备金户头。

如果您本身的共管机构或管理机构迄今还没有开设两个银行户头,就应该要求管理层快点这样做。

如果没有这样做,你可能会因为不符法律规定,而面对没有审计司愿意接手稽查全年账目的困境。

国内银行今天都会允许管理层,在同一个银行开设两个以共管机构或管理机构为名的来往户头。

至于哪一个户头作为维修户头或储备金户头,则交由管理层自行来决定。

一旦确定后,管理层只需对外公布维修户头的号码,让业主通过银行转账或汇钱来缴付管理费。

至于如何把储备金从维修户头转入储备金户头,这就交由管理层自行决定了。你可以每个月或是每两个月,甚至是每3个月,才一次性根据实际所收到的储备金款额,将整笔钱转入储备金户头。

一旦储备金户头累积不少的钱,管理层可以选择把其中3万或5万令吉转为定期存款,协肋管理层赚取可观的定期存款利息,这乃是可行的做法。

当然,在会计账目或是审计报告上所显示的储备金款额,乃是根据管理层所发出的会计发票总额来显示。