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产业经理无权越俎代庖

2022年08月1日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

产业经理如服务商
只为管委会提供服务?

许多高楼或分层建筑物都聘有产业经理,协助共管机构或管理机构来管理他们的物业。

然而,许多产业经理一直拿捏不准,究竟在专业守则与客户要求之间,应该把持怎样的立场?

首先,我们必须认清,若产业经理受委托为发展商、共管机构或管理机构提供服务,他们就是要为这些单位提供服务的产业管理公司。

这就好像律师、建筑师或者保险经纪,不管他们再怎样自认清高,他们总不可能违抗客户的指示或要求,按个人的旨意为所欲为。

按客户意思完成工作

总而言之,顾客永远都是对的。尽管你的角色为客户提供相关的专业意见,但若客户不采纳你的看法,而有不一样的看法,你不能就因此说这个客户是错的。毕竟,这位客户有本身不同的考量,当然他也准备去承担不同决定所可能带来的风险,甚至可能要付上更大的代价。

只要产业经理为客户提供全方位的专业意见,最终的决策就是交给客户自行来做了。即使客户做错了某个决定,导致所有管理委员或是管理层被业主炮轰,产业经理依然要顶住这些压力,进而纾缓整个局面,再来寻求更好的解决方案。

既然产业经理属于服务商之一,他们就没所谓的决策自由,一切就需按照客户的意思来完成所交托的工作。产业经理绝对无权指管理委员会任期超过15个月未召开大会,就自行接过管理权召开常年大会或特大,来推选新一批管理委员来接手。

同样的,产业经理无权针对某个管理委员因为超出法令所规定的任期限制,就直接把对方拉下马。即使法令有明文规定,但这不代表产业经理就享有超越专业伦理的特权,随时可超越委任方甚至是取代委任方,来行使法令原本赋予委任方的角色或权力。

一旦有这种情况,原本专业的产业经理就会变得不专业了。毕竟,产业经理是由发展商、共管机构或管理机构所委任的,不管你喜欢或不喜欢,你都不可能逾越甚至是取代委任方的角色。

这就是所谓产业经理必须行使受托人的责任或义务(Fiduciary Duty),就是当你为他人利益办事时,必须使自己的个人利益服务于他们的利益。你不能选择爱惜羽毛,更不能独善其身,反而要时时刻刻捍卫委任方的利益,再不然就是选择退出管理层。

扮演“看守政府”角色

在管理委员会无法正常运作的情况下,产业经理可以在过渡时期扮演“看守政府”的角色,或者扮演稳定剂的角色,直至新的管理委员会被选出来为止。法定有规定管理委员会在任何时候,必须由最少3人所组成。

若当中有人辞职、逝世、售卖产业或破产而被解除职务,导致管理委员会少过3位委员,这个管理委员会就被视为不合法而须立即终止操作。一旦出现这种情况,建筑总监将会发通告要求业主推荐适合的业主人选,让建筑总监通过委任他召开特大并选出新的管理委员会。

在这期间,产业经理就要确保一切的管理工作照样进行,所有的水电供不受影响,还有整个财务管理一切既定作业程序来处理。这个时候肯定会更加考验一个产业经理的专业能力,进而检视其如何执行本身专业守则的实际程度。

一旦新的管理委员会接手后,产业经理还是要继续稳守其本来的角色,继续以服务商的形式为管理委员会提供所需服务。

分层管理法保护产业经理

或许,产业经理会担心没有恪守本身的专业守则,而成为被业主讨伐或被追究责任的一方?

在这方面,2013年分层管理法令就为所有产业经理提供了所需要的保护层,让产业经理不需要因为发展商、共管机构或管理机构的错误决策完全负责任。这个法令不允许任何业主在未获分层管理仲裁庭准令的情况下,将产业经理带上仲裁庭。

即使这些错误决策可能是因为产业经理所造成,但是业主也只能通过入禀分层管理仲裁庭,将发展商、共管机构或管理机构带上庭。当然,发展商、共管机构或管理机构是否要撤换原有表现不善的产业经理,这就交由他们自行去决定了。

很多人一直错误认为分层管理法令所指的Managing Agent(楼管代理),就是产业经理。然而,当中最基本的分别,楼管代理乃是指由建筑总监所委任,负责去接管某个楼盘的产业经理。

至于其他非由建筑总监所委任,而只是由发展商、共管机构或管理机构所委任的产业经理,他们不能对外自称或被称呼为楼管代理。

由于楼管代理一般上是在管理委员会无法再操作的情况下,始被建筑总监委任来接管某个楼盘,他们一般上只需按照建筑总监的指令做决策,因而拥有很大的决策空间。为了确保楼管代理不会滥权或是乱来,业主可以随时将他们带上仲裁庭。

业主通过召开大会或特大来选出共管机构或管理机构管理委员,而产业经理只是负责执行管理委员会一切的决策。

像公务员维系行政运作

若以国家政治体系操作来看,共管机构或管理机构就像是一个国家,业主通过召开大会或特大来选出管理委员,然后再通过复选来组织内阁(选出主席、秘书及财政),而产业经理就像是公务员,负责维系整个国家的行政运作。

一旦新的政府选出来之后,所有的决策都要交回给新的管理委员会来负责,而产业经理只是负责执行管理委员会一切的决策。

在这种情况下,一个不选边站并且全程保持专业并显得中立的产业经理,绝对不会因为另一阵营的候选人当选而立即被撤换。

当然,若业主所选出来的,反而是一批投机分子,即使您这个产业经理再专业、再中立,只要你不跟他们这一批人“埋堆”,你还是会面对被人请走的命运。这就要看各别楼盘或新管理委员会的造化了。

只要是管理委员会通过召开会议,并获得大多数委员支持而通过的决策,产业经理就必须专业公正地执行这些决策。哪管你不喜欢某个产品的品牌,或是不满意某个供应商,甚至觉得这个产品的品质有问题,你都没有权力去改变这个结果。

只要你在决策过程中,给了管理委员会您的专业意见或看法,让他们在获得全面资讯的情况下做了这个决定,即使管理委员会最终拍板决定采取相反的决策,你根本没有必要耿耿于怀。

只要我们清清白白、坦坦荡荡、认认真真去做完这件事,我们就可以问心无愧了。

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完善财务管控 管委会责任最大

2022年06月27日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

每月准时交出完整账目
管委会马虎不得

会计与财务管理永远是高楼管理最重要的一环,往往也是产生最多争论及矛盾的源头。

要确保全盘账目管理妥当,除了要委任有会计能力的产业管理公司之外,更要确保这家公司安排适当的人选来负责这个工作。

由于管理委员会成员须对共管机构或管理机构的全盘账目负责,即使这盘账目可能是交由产业管理公司来处理,但其责任仍归共管机构或管理机构。因此,管委会对此马虎不得,并须时刻确保产业管理公司每月准时交出完整的账目。

当然,一些具有财务能力的共管机构或管理机构,甚至可能会把会计工作交由会计楼外包处理。

尽管如此,管理办公室每个月收到多少钱,而这些钱又是否悉数存入银行户头,管理委员会成员绝对要慎查。

管理办公室每个月收到多少钱,管理委员会成员绝对要慎查。

购专业责任弥偿险

首先,管委会须确保产业管理公司有购买所需的专业责任弥偿保险(Professional Indemnity Insurance),甚至有时可能还需附加忠诚保证保险(fidelity Guarantee)或金钱保险(Money Insurance)来应付任何可能导致金钱不见的事故。

手机程式一窥收款

其次,共管机构或管理机构可以采用一些专为高楼所开发的应用程式(APP),例如CSS、Gprop、eCommunity等,让管委会成员亦能一窥管理办公室每天所收到的管理费款额,并确保这些钱如期存入管理层的户头。

今天,通过WhatsApp应用程式之便,管理职员每天都可以报上当天所收到的款额,并在钱存入银行后,把单据拍照给管委会成员过目。

一周整理每月账目

第三,管理公司必须每月在接获银行所寄来的月结单后,在一个星期内把上一个月的全盘账目整理出来,包括资产债务平衡表(Balance Sheet)、损益表(Profit & Loss Account)、现金流结算表等全部整理出来,包括让所有业主或居民过目。

财年结束结账稽查

最终,每到财政年度结束时,管理公司还要把全年的账目结算一番,包括为所有硬体资产结算其贬值数,再把全盘无误的账目交给审计司稽查,过后再通过常年大会提呈并通过。

若某个共管机构或管理机构有跟内陆税收局开档,那么这个共管机构或管理机构还必须在每年6月30日或之前,通过委任税务代理,并根据其前一年之租金收入及利息收入来结算其所应缴付的所得税,并在截止日期前缴付须缴的税务。

审计没完成拖延大会

我们经常面对一个情况,就是一些共管机构或管理机构,没有如期在指定时间内完成审计其账目,然后以此借口一直拖迟召开常年大会,以致许多改选也不能如期进行。

产业管理公司最常用的一个借口,就是因为上个财政年度的审计工作还未完成,或者审计报告还未出炉,所以管理层需要多几个月,甚至是半年或一年的时间才能召开常年大会。

一些业主不疑有他,为了确保即将召开的常年大会将有审计报告可提呈并通过,所以只好暂时忍一忍,结果最终可能导致常年大会拖迟一年半或两年才召开。

其实,任何由共管机构或管理机构召开的常年大会,可以在没有提呈审计账目或报告的情况下举办。2013年分层管理法令也没有规定,管理层若没有如期完成账目审计工作,他们无需在大会上提呈任何未经审计之账目。

业主可施压要求召开大会

只要从上个常年大会算起的15个月一过,若未见共管机构或管理机构召开常年大会,业主可以通过施压要求召开常年大会。

至于后来才完成审计的账目,则可以通过召开特别大会来接纳,或是等到下一次召开的常年大会才来通过。

我们要紧记,管委会必须最迟每15个月就召开一次常年大会。业主千万别为了让审计报告有机会在大会提呈,而让常年大会延迟召开。

职员卷款逃怎么办?

我们有时会听到一些高楼传出管理职员卷款而逃的消息,但迄今被逮捕或被提控上庭的人又有多少?到底这些人所涉及的个案,是属于盗取他人钱财、失信,还是贪污呢?

至于应交由警方来调查,或是交由反贪污委员会来处理呢?若我们投报的单位不对,这又会否影响案件的调查结果呢?

首先,我们须对案情有具体了解及研判,若属于盗取或不诚实将他人财务占为己有的行为,我们可援引刑事法典第403条文报案,要求警方调查涉嫌者及若有证据即把后者提控上庭。

一旦罪名成立,可被判不少过6个月,或者不超过5年监禁,包括施以鞭笞,甚至可被判罚款。

对于失信案,我们则可援引刑事法典第405条文,要求警方对涉嫌者展开调查及提控上庭。一旦罪名成立,他可在刑事法典第406条文下被判不超过10年监禁,包括施以鞭笞,甚至可被判罚款。关于刑事法典第403与405条文有何具体分别,您可以向律师讨教一番。

失信与贪污两码事

很多人总喜欢将偷钱、失信与贪污混为一谈。然而,贪污跟其他案件最重要的分别,就是涉嫌者是否从整个交易中获得好处。不管是回酬或是佣金,只要当事者有参与决策的过程,并影响管委会作出对其有利的决定,让他从中获得相关的利益,这就足以构成贪污罪行。

如果只是买贵了,或是货不对办,而当事者又没有从中得到好处,则不能构成贪污罪。

因此,除了要有良好的财务管理之外,管委会须建构完善的决策流程及标准作业程序,包括公开招标等,我们才能让管理层所收到的每一分钱,不会因为任何疏漏而流失。

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蒲种公寓没开年会 罚RM2K

2022年06月1日

不开年会是犯法且会被罚款,
这不是“说说而已”。

近来一宗诉讼案开了国内先河,也在共管产业方面深具代表意义。

这一起诉讼案是来自于雪州梳邦再也市政厅建筑总监,援引2015年分层管理维修与管理)条例第34(2)条款,将蒲种KOI TROPIKA公寓共管机构(JMB)的8位委员,控上法庭!

原因是这8位委员,没有如期在2019年召开共管机构的常年大会(AGM)。

梳邦再也市长拿督佐哈里指出,这是国内首个市议会将共管产业委员控上法庭的案件,除了其中一位委员已经逝世,另外7位委员都在法庭上认罪,各被罚款2000令吉。

拿督佐哈里。

最高罚5万元&监禁3年

这意味着,各位共管产业的委员们,日后别“随便了事”,有关当局真的会采取法律行动!

若触犯2015年分层管理维修与管理条例第34(2)条款,可能会被罚款不超过5万令吉,或监禁不超过3年,或两者兼施。

佐哈里说:“我希望所有JMB和管理机构(MC)的委员们能够履行自身职责,按时召开年会,以免违法。年会是分层建筑业主一起讨论和解决问题的重要平台。”

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雪549廉价组屋没人管

2021年12月2日

拒绝开会成立共管机构?
发展商会遭罚款或监禁!

共管产业通常都设有由业主组成的机构或委员会,来负责管理和维护这个大家同住的家园。

但是在雪州,有高达549座廉价组屋,竟然没有成立共管机构(JMB),完全处于“没人管、没人维护“的状态,损害住户利益。

而这一切的罪魁祸首,就是不愿意召开常年大会成立JMB的发展商,还有抱持悲观想法而不愿出力的业主!

在2013年分层管理法(Strata Management Act 2013)中规定,只要是分层地契的住宅建筑,都必须要循序成立JMB和管理机构(MC)。

所谓的分层地契(Strata Title),大部分都是高楼住宅,如组屋、公寓等;如今也有越来越多的围篱社区属于分层地契,也同样须遵守分层管理法。

根据法令,当发展商把这些共管产业移交给买家后,1年内必须召开首次常年大会,协助成立JMB,这属于一个临时机构,由发展商代表和业主组成。

同时,在首次常年大会上,必须选举处管理委员会。在业主拿到分层地契后,就能成立MC。而JMB就会自动解散。

组屋太老旧不用成立JMB

但据雪州行政议员黄思汉所说,雪州这些廉价组屋的情况,部分是因为发展商拒绝召开首次常年大会。

他在雪州议会上的问答环节中回应万挠州议员蔡伟杰时指出,除了发展商,还有大部分的业主觉得廉价组屋过于老旧,因此拒绝成立JMB。

对于如何解决这项问题,黄思汉指出,根据法令,若发展商拒绝召开会议协助成立JMB,那将罚款25万令吉或监禁不超过3年,或两者兼施。

州政府助修复和委任管理公司

而对于业主自己不愿成立JMB的组屋,州政府计划修复这些组屋,并为他们选出管理公司,来帮忙管理和维修事宜。

除了这两大因素,一些组屋中,少过25%的屋主完成分割地契,所以没办法循序成立MC,州政府已经着手探讨解决方案,初步建议通过房贷方式分割分层地契,由银行拨出相关费用来解决。

八打灵市最多

黄思汉指出,在549个廉价组屋中,八打灵市政厅辖区占最多,有189个;加影市议会119个排行第二,巴生市议会102个排第三。

安邦再也市议会84个、莎阿南市政厅28个、士拉央市议会14个、梳邦再也市政厅6个、雪邦市议会4个及瓜拉雪兰莪市议会3个。

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分层管理仲裁庭解高楼纠纷

2021年09月27日

黄伟益
产业管理顾问

 

入禀仲裁庭绝对要做好万全的准备,
否则或面对以卵击石的难堪局面。

在高楼管理当中,业主和管理层、管理委员会甚至建筑总监之间,难免会有许多磨擦,甚至最终要对簿公堂。

国内最常见的公堂除了法庭、房屋仲裁庭、分层管理仲裁庭,还有针对劳资纠纷而设立的劳工法庭或工业关系法庭。

分层管理仲裁庭2015年开始审理案件以来,许多高楼管理委员会如获至宝,纷纷通过入禀仲裁庭起诉拖欠管理费的业主。由于2015年分层管理法令强制所有拖欠管理费的业主必须缴费,因此这类业主通常很难在仲裁庭取胜。

除非这些被管理层追讨所拖欠管理费的业主,能证明管理层没有按照法律的规定征收管理费,加上计算迟缴费利息的方式有误,否则管理层在追讨管理费及迟缴费利息的个案,通常都不可能败诉。

挑战管理层决定

业主通常入禀分层管理仲裁庭的个案,则包括针对楼层之间漏水的事件,针对应负责任之业主及共管机构(JMB)或管理机构(MC)入禀追究,以及管理委员会迟迟不召开常年大会之事,要求仲裁庭判管理层须在指定期限内召开大会。

其他通常由业主入禀的案件,还包括挑战管理层所做不可理喻的决定、要求撤销管理层所开的罚单、求判所召开的常年大会或特大不合法、要求撤销某管理委员当选的资格,还有就是要求重新检讨管理层所征收的管理费款额等。

收费廉宜受欢迎

另外一种比较少见的情况,就是某位管理委员被终止其管理委员的职务,而这位业主在不甘心的情况下,就会通过仲裁庭入禀来挑战管理委员会的错误程序或决定。

由于这类个案通常会向建筑总监先做投诉,在无法获得前者妥当解决的情况下,当这位被终止管理委员职务的业主入禀仲裁庭时,他通常会把建筑总监列为其一答辩人,或是传召建筑总监出庭当证人。

许多业主包括共管机构或管理机构,比较倾向于通过入禀分层管理仲裁庭来解决他们的问题,主要是因为分层管理仲裁庭的入禀费用,只是介于50至200令吉之间。相较于入禀法庭的高额费用,分层管理仲裁庭无疑是一个相对廉宜的选项。

禁律师代表出庭

不过,通过入禀分层管理仲裁庭的案件,一般上都不得交由律师代表出庭,业主本身就必须“一脚踢”来处理。至于共管机构或管理机构方面,还可交由产业经理来代表管理层出庭,难免会让业主方面备感压力。

尽管如此,分层管理仲裁庭没有阻止任何人先行取得专业人士的意见,那么业主就应该提早作好万全的准备,包括咨询律师或产业经理来取得他们专业协助,以免最终因准备不足而饮恨公堂。

若裁决严重偏差
可上诉高庭检讨

不要以为任何人在分层管理仲裁庭败诉后就自此认输,他依然可以通过在高庭上诉,寻求推翻仲裁庭所作的裁决。

首先,我们必须很清楚,高庭绝对不是分层管理仲裁庭的上诉管道。

任何人对仲裁庭所作裁决有任何不满,他可在3个月期限内通过向高庭入禀司法检讨,来尝试推翻仲裁庭的全部或其中一部分裁决。

2013的分层管理法令第121条文规定,只有当仲裁庭所作裁决出现严重偏差的情况下,我们才能通过高庭入禀司法检讨来挑战。

何谓严重偏差?其一是仲裁庭没有让双方享有公平的机会,在仲裁庭表述他们的案件或反击他们的对手;其二乃没有全面处理所有在聆讯过程所提出的课题;以及其三则是仲裁庭所颁布的书面裁决,有出现不确定性或是含糊的情况。

由于仲裁庭庭主多由资深律师来担任,他们有些时候甚至会要求诉辩双方,在聆讯后须在指定期限内提呈书面陈词,包括回应对方的书面陈词等,甚至还要你列出具体的法庭判例等,这往往就让分层管理仲裁庭变得不是一般人所能承受的平台了。

加上任何通过入禀的案件,若因为技术性问题而被庭主所驳回,若庭主没有给你机会重新入禀,你是绝对不能针对同样的个案再次入禀的。

有鉴于此,任何人若要入禀仲裁庭,绝对要做好万全的准备工作而马虎不得!

勿轻易挑战建筑总监

其实,我们亦可针对建筑总监入禀分层管理仲裁庭。我本身就曾协助业主针对芙蓉市政厅建筑总监不愿委任金源大厦业主来召开大会并成立共管机构,同时将发展商及建筑总监列为答辩人。

在这种压力之下,建筑总监最终在分层管理仲裁庭还没有做任何裁决之前,即通过委任其中一位业主召开首次大会,让金源大厦在38年后终于有了本身的共管机构。

随后,我本身亦代表共管机构针对发展商不愿把管理权交出来,而针对发展商再次入禀分层管理仲裁庭。这一次,我选择通过传召建筑总监出庭当证人,通过其证词在法庭上当众指证有关发展商所犯下的各项错误。

无法律知识如以卵击石

不过,我会劝告任何业主若没有做好心理准备,请不要轻易通过入禀分层管理仲裁庭来针对建筑总监。毕竟,建筑总监通常乃由市长或县市议会主席来担任,其背后有强大的法律团队,若业主本身没有具备相应的法律知识,则无疑会面对以卵击石的难堪局面。

通常地,若是要通过入禀分层管理仲裁庭来针对发展商,业主或是管理层则必须要有足够的能力来应对之。或许,仲裁庭庭主通常比较倾向于同情业主或管理层,但是若业主或管理层完全没有表述或抗辩的能力,他们最终还是注定吃败仗。

在巴生谷一带,我们经常会看到新任管理委员,一旦他们上任之后就会想方设法,针对前一批管理委员在任期内所作出的各项决定,通过入禀分层管理仲裁庭来挑战对方。这通常是新任管理委员会的报复心态所趋使。

不过,这种不健康的作风往往会导致许多业主不愿挺身而出担任或被推选为管理委员,而在许多人不愿意参与的情况下,亦造就了一些投机分子往往有机会霸着管理委员的位子不下来,久而久之就形成了管理层极度“鸭霸”的现象。

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房屋仲裁庭聆审无期

2021年07月26日

黄伟益
产业管理顾问

 

迟来的正义非正义!

这句英国法谚可以用来形容我国疫情当下的司法运作,包括房屋仲裁庭及分层管理仲裁庭,更因为联邦政府6月份实行的全面封锁(FMCO),还有如今还看不到尽头的国家复苏计划(第一阶段),导致许多案件堆积如山却面对聆审无期的窘境。

迟来的正义非正义!

这句英国法谚可以用来形容我国疫情当下的司法运作,包括房屋仲裁庭及分层管理仲裁庭,更因为联邦政府6月份实行的全面封锁(FMCO),还有如今还看不到尽头的国家复苏计划(第一阶段),导致许多案件堆积如山却面对聆审无期的窘境。

在这期间入禀仲裁庭的案件,除了发展商交屋货不对板、购屋者针对缺陷责任期所提出的索偿,还有楼层之间漏水问题、管理层追讨所拖欠的管理费之外,其他亦会入禀的案件还包括共管机构或管理机构未能如期召开常年大会等。

我早前有协助芙蓉金源大厦共管机构,通过入禀分层管理仲裁庭要发展商交出管理权予共管机构,仲裁庭原订6月28日要针对此案作裁决,如今则因遥无限期的国家复苏计划,一直没有办法择定开庭判决的日期。

除了仲裁庭没有开庭、服务柜台没有人办公之外,更糟的是,许多地方政府的建筑总监部门,简直把行动管控令当作他们可以不上班的借口。尽管政府宣布公务员必须20%上班,而其余80%则居家工作,但直正的实况却是把整个部门关起来,连一个人影都没有。

建议网上聆审

结果,这样的情况往往“益了”那些不奉公守法者,让备受欺压的购屋者有苦无处申诉。他们不仅无法入禀仲裁庭,他们甚至连投诉给建筑总监的机会也被剥夺。即使是吉隆坡市政厅建筑总监部门,也一直等到7月1日才逐渐小规模恢复办公。

至于仲裁庭许多等待排期的聆审,房屋及地方政府部迄今始终没有头绪,完全放任这些案件不理。其实,若房政部能善用这个时段,重新检讨其现行的法规,进而把房屋仲裁庭或分层管理仲裁庭的聆审推上网,这肯定有助于减少更多所累积的案件。

拖慢庭令执行力度

分层管理仲裁庭另一个备受诟病的问题,就是没有在最快时间协助将仲裁庭的裁决,向法庭登记以便取得庭令之效用,进而通过法庭执行这些庭令,来对付没有遵守仲裁庭裁决者。

举例来说,若共管机构或管理机构通过入禀分层管理仲裁庭,针对某位拖欠管理费之业主取得裁决要对方缴付所拖欠的1万令吉管理费。不过,仲裁庭所给予的书面裁决,必须通过仲裁庭方面协助交予法庭登记,始能取得庭令之效用。

在这种情况下,管理层可以选择通过不同的方式来执行这些庭令,这包括冻结欠款业主的银行户头,并要求银行直接从业主的户头扣出这笔钱偿还给管理层,再不然就是通过查封及拍卖令来拍卖所有被查封的流动财产等。

不过,许多由仲裁庭所发出的裁决,往往要耗超过半年甚至一年半载的时间才能够向法庭登记。如今,随着法庭亦因各种所施行的管控令而闭门,这无形中将拖慢管理层要通过法庭执行这些庭令的力度,进而让仲裁庭最终沦为无牙老虎。

应提控不遵守裁决者

此外,房政部亦需正视许多入禀仲裁庭的案件,即使败诉的一方最终未遵守仲载庭的裁决,却没有面对建筑总监开档调查并提控他们上庭的下场。根据2013年分层管理法令第123条文,任何人若不遵守仲裁庭的裁决,一旦被提控且罪名成立,将面对不超过25万令吉罚款、不超过3年监禁或两者兼施。

除了梳邦再也市政厅之外,我们目前还看不到国内其他地方议会的建筑总监,会针对不遵守仲裁庭裁决者将他们提控上庭。这看来也是房屋及地方政府部必须大刀阔斧并改革一番之处。

当局应下令全国各地方议会的建筑总监,须通过开档调查并提控所有不遵守仲裁庭裁决者,以敬效尤。

共管机构无法开线上大会

迄今为止,国内还有许多共管机构或管理机构,仍然面对无法通过网上召开常年大会的痛苦。

一来,有很多牵涉到法庭及技术性的问题,迄今始终无法获得建筑总监给予满意的解答,导致一些通过网上召开的虚拟大会,往往都是在管理层战战兢兢的情况下完成。

房屋及地方政府部长上月23日通过宪报颁布,4项针对建筑总监、发展商、共管机构或管理机构的豁免政令,让许多无法如期召开常年大会的管理层不会面对问题。

不过,这样的豁免政令不颁布还好,一颁布下来反而让人贻笑大方。

当中最经典的莫过于所颁布的宪报,允许从去年3月18日至2021年6月30日为止无法召开常年大会的发展商、共管机构或管理机构,能够免于面对法律问题,不过当局却规定这些常年大会最迟必须在2021年7月1日召开。

试想想,任何由发展商、共管机构或管理机构所召开的常年大会,管理层一般上要发出至少14天的通告给予所有购屋者,始能召开大会。

若这些宪报在6月23日颁布,而管理层则必须最迟在7月1日召开常年大会,在大会通告未足14天期限的情况下,这些常年大会岂不是要面对被判定不合法的下场?

这种种的一切,肯定会让更多投机分子一再滥用其在共管机构或管理机构的权位,进而作出戕害购屋者利益的各种决定。

Categories问诊室

仲裁庭能审自治委员会?

2021年07月23日

法律专家:陈佐彬
亿达法务办事处创办人

 

 

问:

陈律师,请帮忙!

我居住在有地住宅,我们地区自行成立了居民委员会,但当时没有登记。

不过,现在的账目有问题,内部也有分歧,请问若向仲裁庭提出诉讼,会受理吗?

叶先生,沙登


答:

仲裁庭的成立是为了解决分层地契管理,以及《2013年分层管理法令》成立的共管机构(Joint Management Body)或管理机构(Management Corporation)的案件和纠纷。

如果您的住宅不是属于分层地契而是个别地契,那么恐怕不属于仲裁庭的审判范围。

你也有关于房地产的问题?不管是融资、法律、物管、装修、验屋……都欢迎你电邮到prop@eNanyang.my,由驻站专家为你解答。
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管理层有权动用储备金

2021年06月27日

黄伟益
产业管理顾问

到底动用储备金(Sinking Fund),
是否需要召开大会通过呢?
这是一个许多人都答不上来的问题。

过去几十年来,根据许多人的认知,不管是共管机构或是管理机构,若管理委员要动用储备金,用以提升某个大型项目的话,就需要通过召开常年大会或特别大会来接纳之。

事实上,根据2013年分层管理法令,根本没有规定共管机构或管理机构须召开大会,始能动用储备金。这个法令第24或第51条文有规定,储备金只能作为资本开销(Capital Expenditure),其中包括:

1)粉刷或重新粉刷属于共管产业的建筑物或其他结构;

2)购置流动产业作为共管产业用途;

3)更新或更换共管产业范围内的任何装置,以及拥有权归管理层的流动产业;

4)提升或装修共管产业;以及

5)管理层认为适当的其他资本开销。

只要管理层所要推动的大型项目符合上述条件,即使没有召开常年大会或特别大会取得业主所认同,照理管理层有权动用储备金作为这类开销。

即使是之前适用于共管机构运作的2007年建筑物与共管产业(维修与管理)法令,或是之前适用于管理机构运作的1985年分层地契法令,同样没有规定管理层须召开大会始能动用储备金。

那么,许多管理层这些年来特地召开大会,取得业主授权始动用储备金作为资本开销,岂不是个美丽的误会?我曾针对此事询问建筑总监部门官员的意见,他们同样给予我们不置可否的答复。

如果有越来越多的人,因为了解2013年分层管理法令没有这个限制,而大幅动用储备金,那又该怎么办呢?

许多楼宇业主辛辛苦苦累积起来的储备金,岂不是更快速被管理层耗尽?这些都是很实际的疑虑,然而负责制订法律的房屋及地方政府部又不觉得有此需要,我们又能怎样呢?

面对这种情况,业主其实可以通过常年大会,提呈并通过动议规定管理层每一项开销(不管是动用维修户头或储备金户头的存款)皆不得超过10万令吉。任何超过10万令吉的开销,必须通过召开大会并取得业主同意,始能进行。

禁随意分拆项目

此外,这类动议亦须规定管理层不能将某项超过10万令吉开销的项目,分拆为数个项目让每一项开销皆不超过10万令吉。这是为了避免管理层杪捷径,以便在绕过所有业主的情况下,轻易动用维修户头或是储备金户头的存款。

通过大会限定管理层每个项目的开销不得超过10万令吉,看来乃是一个更加可取的做法。这是因为通过这类限制,我们可以同一时间限制管理层,不管是从维修户头、储备金户头或是定期存款,皆不可随意动用超过10万令吉作为开销。

管理层不能因为维修户头有足够的钱,即使在没有召开大会的情况下,即可动用维修户头超过10万令吉作为开销。

这是否有法外立法的问题吗?由于2013年分层管理法令只规定维修户头及储备金可作为开销的项目,没有牵涉管理层可动用款额的任何规定,因此通过大会所接项的提案来限制管理层的权限,这应该不会有太大的争议!

拨储备金粉刷要三思

若管理层基于维修户头有足够的钱,而不要动用储备金作为重新粉刷建筑物用途的开销,这能否允许呢?其实这是一个见仁见智的问题。

根据2013年分层管理法令规定,维修户头只能充作日常或定期维修项目的开销,这包括局部性粉刷建筑物之用途。至于粉刷或重新粉刷整栋楼宇的费用,则必须通过储备金户头来支付。

相关法令的条文有强调“Shall be used solely for”,意即管理费不能用储备金作用局部性粉刷建筑物用途的开销,而维修户头则不能用来支付重新粉刷整栋楼宇之开销。

不过,这个法令有其偏颇之处。若是发展商没有遵守上述规定,则会面对刑事提控的下场。一旦罪名成立,将面对不超过3年监禁、罚款不超过25万令吉或两者兼施。

反之,若共管机构或管理机构没有遵守上述规定,则没有阐明管理层所会面对的法律后果。在这种情况下,只有留待个别业主针对管理层自行采取行动啦!

要求管理层开2户头

迄今为止,还有不少楼宇的共管机构或管理机构,没有根据法律规定开设两个户头,其一作为维修户头(Maintenance Account),其二则作为储备金户头(Sinking Fund Account)。

2013年分层管理法令有规定,不管是发展商、共管机构、管理机构,或是发展商以管理机构名义所管理的分层建筑,皆须各别开设两个户头作为上述目的。

管理层通过维修户头所收到的管理费,就必须将储备金的份额转入储备金户头。有些管理层会要求业主将管理费及储备金,分别汇入两个户头。但是,大多数管理层只用单一户头来操作,并在每个月或每两个月,才将维修户头内所收到的储备金,转入储备金户头。

如果您本身的共管机构或管理机构迄今还没有开设两个银行户头,就应该要求管理层快点这样做。

如果没有这样做,你可能会因为不符法律规定,而面对没有审计司愿意接手稽查全年账目的困境。

国内银行今天都会允许管理层,在同一个银行开设两个以共管机构或管理机构为名的来往户头。

至于哪一个户头作为维修户头或储备金户头,则交由管理层自行来决定。

一旦确定后,管理层只需对外公布维修户头的号码,让业主通过银行转账或汇钱来缴付管理费。

至于如何把储备金从维修户头转入储备金户头,这就交由管理层自行决定了。你可以每个月或是每两个月,甚至是每3个月,才一次性根据实际所收到的储备金款额,将整笔钱转入储备金户头。

一旦储备金户头累积不少的钱,管理层可以选择把其中3万或5万令吉转为定期存款,协肋管理层赚取可观的定期存款利息,这乃是可行的做法。

当然,在会计账目或是审计报告上所显示的储备金款额,乃是根据管理层所发出的会计发票总额来显示。

Categories意见

JMB线上大会引法律争议

2021年05月31日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

随着政府重新实施行动管控令(MCO),这无疑让许多原订召开常年大会或特别大会的共管机构(JMB)或管理机构(MC),必须重新调整他们召开大会的时间表。

许多共管机构或管理机构所面对的最大问题,就是他们当中绝大多数的任期都已超过15个月,却一直苦无办法召开大会。

即使房屋及地方政府部早前所推出的标准作业程序(SOP),政府只能鼓励共管机构或管理机构召开线上大会,但线上大会始终有其技术上无法解决的问题,以及法律上无法克服之争议。

确保与会者身分

举个例子,若管理层通过线上召开大会,我们其实很难确实躲在荧幕后的投票人真正身分。一般上,许多人都会选择屏蔽,确保录像机不会摄录到其“庐山真面目”。然而,要召开类似大会,我们首先要确保这个人的真正身分,并确保他不会在半途开溜。

根据2013年分层法令规定,若业主本身无法出席,他可以授权委任另一人代表他出席这个大会,并在大会过程中投票。这个人必须全程参与,而不能假手于人来帮他投票。如果这个人选择用屏蔽方式参与大会,我们又如何确保这个人的真正身分呢?

其次,召开线上大会亦出现监督投票过程的难处。例如,当业主在这次大会决定要从10个候选人当中,推选5人担任管理委员。我们又要如何确保出席的业主或他们的授权代表,将不会有人投票超过所规定的5次呢?

如果当中有人投票超过5次,负责召开或主持大会者又能否即时通过系统探测到这个问题,并即时阻止整个情况失控,以免有人较后挑战大会合法性,进而导致整个大会沦为非法并须重新召开过。

到今天为止,我不晓得为何房政部表现得如此迟缓,在这个问题上似乎显得一筹莫展。由于2013年分层管理法令属于国会所通过立法,因此任何修订皆须回到国会去提呈,始能通过。

部长应冻结法令条文

房政部长绝对无权绕过国会,通过宪报颁布任何条例来修订2013年分层管理法令的任何条文。不过,部长有权通过在宪报颁布,中止或冻结任何法令条文暂时生效。

依我的看法,部长有必要暂时中止或冻结相关法令条文,让委员会任期即使超过15个月亦不会构成违法,以及大会即使改以线上方式召开,亦不会面对其合法性被质疑。

即使现在国会因紧急状态而无法召开,但部长仍可以通过首相劝告国家元首,通过御准紧急法令来修改2013年分层管理法令,否则许多委员将因为无法在15个月内召开大会,而被逼面对业主通过入禀法庭或分层管理仲裁庭来挑战其合法性的宭境。

SOP不能逾越法令

不久前,我代表某位业主出席Vista Kiara管理机构所召开的特别大会,另一位业主因迟到而被管理层以超过场地所限制的人数为由,拒绝让他进入会场出席大会。

面对这种情况,我就跟管理层争论,并告诉对方,政府配合MCO或有条件管控令(CMCO)所推出的防疫标准作业程序,完全是没有法律依据。由于这些标准作业程序没有通过宪报颁布,因此不能视为法律,亦不能以此来逾越2013年分层管理法令的各项规定。

我还告诉对方,既然政府所制订的SOP不是法律,如果这位业主符合资格却被拒出席大会,我们可以随后入禀法庭或分层管理仲裁庭来挑战这个大会的合法性。

于是,我就问管理层,何为大会现场所限制的人数?对方说80人。

我当时心想现场肯定有超过100人。如果管理层坚持不让这位业主出席,我们就会反过来要管理层把所有多余的人从会场赶出去。管理层眼看情况不妙,为了避免让整个情况愈演愈烈,最终答应让这位业主进入会场。

大会合法性或被挑战

这就是许多共管机构或管理机构所面对的两难问题,不管是召开线上大会还是线下大会,都会面对合法性有可能被人挑战的下场。一方面要控制人数来达到防疫效果,另一方面却担心有人被拒入场,愤而搞到大会沦为不合法。

如果这个共管机构或管理机构所管辖的高楼或分层建筑,业主之间向来都和谐共处而没有太多纠纷,其所召开的大会一般上都不会产生任何问题。但是,对于那些向来关系紧张,并随时会闹到剑拔弩张之大会,看来线下召开大会还是最好的选项。

建筑总监回答含糊

鉴于许多共管机构或管理机构因MCO无法如期召开常年大会,当管理层致函相关地方议会建筑总监并寻求将大会延期时,建筑总监往往给予似是而非、模棱两可的答案。

这是因为2013年分层管理法令,还是当前唯一有效的法律,而建筑总监绝不能在违背法律的大前提下,轻易批准大会一再延期。

毕竟,共管机构或管理机构,一般上都需要3至4个星期的筹备期,才能让常年大会或特大顺利召开。一般召开的大会需发出至少14天的通告,若管理层要提呈并通过附加管理条例,则需至少21天的通告。

若再加上准备大会通告、复印相关文件并将通告全面寄出去,则肯定要一个月的时间。我们往往会因为计划赶不上变化,导致辛辛苦苦所安排的大会,最后一分钟则因为MCO或EMCO等因素而告吹。

要如何一劳永逸解决这个问题?看来,房政部有必要将2013年分层管理法令某些条文松绑,或是中止或冻结让一些法律条文生效,并赋予建筑总监更多的斟酌权,否则这将导致业主跟管理层之间的关系更进一步恶化。

Categories意见

SOP不是管理层开大会绊脚石

2021年04月26日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

随着有条件管控令(CMCO)允许各项会议可以召开以来,加上房屋及地方政府部新推出的标准作业程序(SOP),鼓励共管机构或管理机构通过网络视讯方式召开常年大会或特别大会,所有高楼或共管建筑的管理层就没有任何借口不召开或要延后召开大会。

尽管如此,大家有必要明白,房政部所制订的标准作业程序,其实是没有法律效用的。如果管理层有足够大的空间实体召开大会,那是最好不过。即使没有足够大的空间,则可以考虑租借民众会堂或酒店的会议室来召开大会。

即使管理层有意考虑以网络视讯方式召开大会,我建议最好能够同时召开实体大会,通过两者并存的方式来克服所召开大会,日后或会被一些业主挑战其合法性之问题。

毕竟,2013年分层管理法令还是唯一的法源依据,这个法令未曾赋权管理层通过网络视讯方式来召开大会。

至于实体大会,按照房政部所发布的标准作业程序,其在场人数则不能超出会场空间的50%。

即使如此,我们依然会面对同样的问题,即管理层绝不能用标准作业程序所设下的标准,来拒绝后来者进入会场并参与大会或是投票过程。

房政部应颁布宪报

我感到相当纳闷的是,为何房政部没有认真研究如何通过立法或修法的方式,来解决许多共管机构或管理机构因管控令(MCO)实行以来,一直无法如期召开大会所面对的各种问题。

房屋及地方政府部长祖莱达应能通过颁布宪报的方式,让相关的标准作业程序提升为具有法律效用的文件,再不然则是通过宪报颁布暂时中止相关法律条文的执行效用。

还有,联邦政府还可借用落实紧急状态法令的方式,通过元首御准来颁布新的法律来克服2013年分层管理法令,完全不允许通过网络视讯或其他非实体方式来召开大会的种种限制。

房政部错过了许多重要的黄金时刻,以致许多管理层趁机不召开或不断延后召开大会,避免本身因表现不良或其他因素,而面对被其他业主拉下台的危机。

事实上,随着国家安全理事会开放让CMCO地区以不超过会场空间50%的标准,以及在复苏管控令 (RMCO)地区则不受限制地召开会议以来,其实许多高楼或分层建筑的管理层今后都没有更好的借口,无限期地延后他们所应召开的常年大会或特大。

共管机构拖延开会
业主可投诉建筑总监

我近日接到一宗来自雪兰莪州适耕庄的投诉,指某共管机构尝试各种方式来延后所应召开的大会,甚至还很莫名其妙地向建筑总监反建议把原订2020年12月召开的第5届常年大会,以及2021年12月召开的第6届常年大会,将两届常年大会订在今年12月同一时间召开。

这个共管机构上一次是在2019年12月29日,照理对方最迟必须在2021年3月28日召开大会。既然雪州当前属于CMCO状态,管理层绝对没有借口不召开常年大会,而建筑总监亦没有理由不指示共管机构必须如期召开常年大会。

官员没掌握分层管理法

按照2013年分层管理法令规定,所有共管机构或管理机构每隔15个月,必须召开下一次的常年大会。更让人感到百思不解的是,为何共管机构提交给沙白安南县议会建筑总监(即县议会主席本身)的信,竟然会获得官员批以“不阻止”(Tiada Halangan)来放行?这完全反映了县议会官员对2013年分层管理法令的低认知程度,间接助使共管委员继续滥权并视法律为无物。

同样地,我也接到另一宗来自雪兰莪州士拉央某共管机构的投诉,指共管机构在2018年11月18日召开常年大会之后,迄今没有召开下一个常年大会,而共管委员当中有数人担任委员多年,甚至超出2013年分层管理法令所限制的届数,迄今仍不肯卸职。

这个案件通过其中一个业主入禀分层管理仲裁庭,将共管机构及所有14位共管委员皆列为答辩人。希望通过分层管理仲裁庭有利裁决,能促使共管机构更快召开常年大会。

为了确保共管机构或管理机构,不再尝试用各种借口来逃脱召开常年大会的责任,业主可以选择通过向各别地方政府的建筑总监投诉,或是通过入禀分层管理仲裁庭来达到这个目的。

根据2013年分层管理法令第4附表之第一部分第4条款,任何业主可以通过入禀分层管理仲裁庭,寻求谕令共管机构或管理机构召开常年大会或特大。如果共管机构或管理机构在指定期限内未召开大会,我们还可以通过向法庭申请判每一位共管委员藐视庭令,而他们甚至要面对坐牢或罚款的下场。

拥分层地契业主才能出席大会

所有管理机构(不包括共管机构)在召开大会前,管理层必须到各州土地及矿物局(PTG)或县土地局去查询其管辖分层建筑的分层地契,始能确定个别业主是否将本身产业的分层地契转移至个别名下。

这是因为所有将分层地契转至个别名下的业主,他们才有权以业主的身分出席大会,并在大会投票或被选为管理委员。至于其他没有将分层地契转移至个别名下的业主,他们则没有资格以业主身分出席大会,包括没有投票权或被推选为管理委员的权力。

除了一些比较先进州属如吉隆坡或雪兰莪,另一些州政府迄今可能还规定若要查询整个分层建筑的分层地契,管理层必须派人到土地及矿物局办公室,并在那边坐上一整天来查询并记录每个业主的资料,甚至还规定只能用手写。

如今,随着有条件管控令一来,这些州土地及矿物局,甚至包括槟城州土地及矿物局的公务员效率,不知怎地忽然间慢上好多倍。如果管理机构要靠排队预约来查询整栋楼的分层地契,相信这只会拖慢更多管理机构召开常年大会或特大的时间。其实,通过电子土地(e-Tanah)系统,各州土地及矿物局绝对能够通过电脑按键,在最快时间内把整栋楼所有业主的分层地契资料打印出来,并交给管理层去安排召开大会的工作。

我想,在疫情肆虐的当下,为了避免让更多管理机构有借口无限期延后他们所应召开的大会,各州政府应该从这方面下手,通过行政简化的方式来加速管理层查阅整栋楼宇分层地契的工作。

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          • to understand and analyse our sales, your needs and preferences;
          • to develop, enhance, market and provide products and services to meet your needs;
          • to conduct marketing activities;
          • to direct market to you;
          • to determine how we can improve our services to you;
          • to process exchanges or product returns;
          • to process payments to you;
          • to enable you to participate in promotions and contests;
          • to investigate and resolve any service issues;
          • to keep in contact with you and better manage any business relationship we have with you;
          • to send you updates on our products, news and events, promotions and rewards, special privileges and initiatives of Nanyang Group, our partners and advertisers;
          • for debt collection purposes;
          • to respond to requests or complaints;
          • for future business opportunities and transactions;
          • for audit, compliance and risk management purposes;
          • to meet legal and regulatory requirements; or
          • for all other purposes incidental and associated with any of the above;
          collectively known as the “Purposes”.<

          Nanyang Group will treat all information we hold about you as private and confidential. In order to provide our products and/or services to you, we may need to disclose your personal information to the following third parties: –

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          2. government agencies;
          3. companies or individuals that act as our agents, contractors, service providers and/or professional advisers;
          4. any financial institution and charge or credit card issuing companies with which you have or propose to have dealings;
          5. our business associates in or outside Malaysia;
          6. to share the information with trusted business partners for the provision of their services
          7. any parties to whom you have given us your express or implied consent to disclose; or
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          This notice was updated: 5th February 2014

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