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大会7天前呈动议 不受理?

2023年01月30日

黄伟益
产业管理顾问

 

大会7天前提动议,
下一次会议才能讨论,意义何在?

共管机构或管理机构每次召开大会时,若有业主在大会7天前,通过书面方式提呈动议要求纳入大会议程讨论,管理委员会究竟该如何处理?

根据2013年分层管理法令第2附表第13(2)条文,一旦接获这个书面动议,管理委员会就须将这个动议纳入“下一次”大会的议程,并将这个动议通告张贴在布告板上。

这里最具争议性的部分,就是何谓下一次大会?有人说这并非指即将召开的常年大会或特大,而是下一个还未订明日期,还不知何时要召开的常年大会或特大。这可能是指一年后才要召开的常年大会。如果是这样,为何要在此时此刻允许业主提出这样的动议呢?

这样的主张甚至还有律师附和,辩称由于大会7天前才提呈动议,基于未有足够时间将动议内容发予所有业主,而来不及让这个动议纳入即将召开的大会来提呈,进而让所有业主对之作表决。

这样的看法也许没错,但若这样的动议须拖到下一次大会才纳入议程,其实根本就没有必要规定在大会7天前要提呈。如果要等到下一次召开的大会才能提呈,就没有必要规定管理委员会须将此动议纳入大会议程,而且还要张贴在布告板上示众。

规定没必要存在

若这样的动议只能等到下一次大会才提呈,这意味着管理委员会召开下一次大会时,就可以直接将动议内容纳入大会通告,并将这个通告寄给所有业主。所谓大会7天前要提呈动议的规定,根本就没有必要存在了。

所以说,任何人若基于法令书面所使用的字眼,而强行把这样的动议延至下一个连日期都还未有着落的大会来处理,这只能显示管理委员会害怕面对业主所提呈的动议,完全违反了民主的真正意义。

按照一般常理,若业主在大会7天前所提呈的动议,只能拖到下一次大会才能纳入议程来讨论,试问有谁会在这个时候提呈这类的动议?更何况,有些动议内容可能是有时效性的,可能再过几个月后就变得英雄无用武之地了。

举个例子,若业主动议要通过大会采取法律行动,对付发展商或撤换某位管理委员,这样的动议有必要即时获得处理,否则再拖上几个月就没有实际意义了。当然,也有一些业主可能趁机动议要通过对管理委员会投以不信任动议,这是否合乎法律,则是见仁见智的问题了。

敢于面对公然对质

照我看来,业主在大会召开7天前所提呈的动议,都必须通过即将召开的大会来提呈,而不是延至下一次大会才来提呈。作为管理委员,你必须敢于面对业主的公然对质,否则你就失去了作为管理委员的正当性。

此外,任何由业主所提呈的动议,管理委员会无权作任何修饰,或拒绝任何当中的动议。所有动议须按照原有内容来提呈,并交由业主决定是否采纳。

规定或让有心人利用
反制业主影响决策方向

任何动议必须在大会7天前通过书面提出的规定,往往让有心人利用来反制其他业主,让他们在大会提出任何临时动议,来影响整个大会的决策方向。

我们在参与大会的过程,偶尔有需要根据现场的民意取向,提出修正动议或替代动议。举个例子,大会有个提案要求通过针对任何乱抛垃圾者,每次开罚200令吉。

这个时候,若有业主临时动议,提出将提案修正为每次开罚不超过100令吉,这就是所谓的修正动议。

若有另一名业主临时动议,提出所有喂食鸽子的行为不属于乱丢垃圾,而不能对这类行为开罚,这就是所谓的替代动议。

像这样的修正动议或替代动议,其实是应该被允许的。负责主持大会的业主或是从旁协助的律师,不应一律以这类动议没有在大会7天前通过书面提出,而断然拒绝。

一旦有替代动议,议长须让在场业主针对替代动议先作表决,随后才针对修正动议作表决。当修正动议被通过,大会就没有必要针对原本所提呈的动议作表决。不过,当修正动议不获得通过,大会就必须回到原来之动议去作表决。

这样的议会常规,对许多社团组织都是非常熟悉不过的运作。然而,为何这对高楼所设立的共管机构或管理机构,却变成像是个“洪水猛兽”?这是我百思不得其解的问题之一,最终看来只能诠释为一些人尽信法律,却不懂得善用法律的心态在作怪吧!

制订附加管理法规
须予21天大会通告

任何共管机构或管理机构要制订附加管理法规,就必须给予21天的大会通告,始能在常年大会或特别大会提呈,并寻求不少过75%在场的业主通过来立法。

有些业主争论,他们能否通过在大会召开7天前,提呈书面动议来制订附加管理法规?对我而言,制订附加管理法规是一套严谨的工作,绝不是一般业主可以胜任的。

就以国会为例,任何国会议员可以提呈私人动议,要求国会辩论并作表决。然而,类似的动议通过之后,只能够改变政府的政策,却无法改变政府所制订的法令。

就像内阁早前通过废除强制性死刑,只要政府一天不通过国会提呈法案,将强制性死刑的相关法律条文拿掉,法官始终无权不判毒贩或杀人贩死刑。

虽然国会的议会常规允许任何议员,包括在野党议员提呈私人法案,但私人法案还胥视政府本身的立场。如果政府所持的立场是否定的,这个私人法案始终无法登上大雅之堂,成为被国会通过并落实的法令。

这就解释了伊党主席哈迪阿旺个人所提呈的1965年回教法庭法令修正法案,为何到今天始终无法在国会三读通过成为真正的法律。

若业主要提呈动议,禁止民宿运作,即使这个动议获得大会通过,这始终无法自动变成高楼的管理法规,让管理层即刻推行相关措施来禁止民宿运作。

反之,管理层有必要根据这个大会的决定,然后详细地制订管理法规,再将之提呈下一次召开的大会来采纳。

否则,管理层若只是根据大会所通过的动议,就即刻禁止民宿运作并开罚,这根本就是滥权之举,而所采取的行动更可能会面对司法挑战。

Categories问诊室

公寓停车场规划乱七八糟

2022年12月9日

物管专家:张惟越
物业管理人
佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com

 

问:

张先生,您好!

公寓所在地呈三角形,公寓楼一端窄一端宽,多层停车场内的车道规划很乱,引起很多不满。

共管机构加设了很多条形柱子的路障,强逼居户根据路线一圈一圈的转。但这些路障设了不久又被人拆了,管理处再设又再被拆。

事实上,现有路线真的很乱和不符合常理,其实只要小调整就可以改善,但管理处就是不愿听建议。

请问,要怎样才能让管理处採纳大家认为比较的方式?

Lee


答:

Lee,您好!

如果良性沟通无法达成共识,您可通过“改朝换代”竞选管理委员,有了管理权,您就拥有修正的职权了。

或是,让建筑委员会(COB)介入协调。也可以尝试向仲裁庭获取庭令。

同时,您也可向职业物业管理经理了解职权的范围,让物管经理教育委员。

你也有关于房地产的问题?不管是融资、法律、物管、装修、验屋……都欢迎你电邮到prop@eNanyang.my,由驻站专家为你解答。
Categories贴士

分层产业基金费用 很重要!

2022年11月14日

不想付分层产业的所需费用?
先了解一下用途再说吧!

没有人喜欢被隐藏费用打击,因此了解储备基金(Sinking Fund)和维护管理费(Maintenance Fees)如何运作,是购买分层产业之前的一个良好步骤。

这些共享费用几乎影响了分层住宅中的所有居民,为确保重要的产业管理和维护,提供了重要的资金。

毕竟,如果您设计了完美的生活空间,却发现周遭的建筑物摇摇欲坠,那将是一种耻辱。

不过不用担心,事情没有那么复杂……只需支付您的费用!但先等一下,储备基金和维护费到底是多少,为什么它们对我很重要?

何谓储备基金?

储备基金的含义有点像为未来支出准备的共享资金,例如大规模维修或建筑物的主要工程。

可以把它想象成一种保护自己免受不幸遭遇打击的工具,或存起来以备不时之需的钱。

分层建筑中的居民都向该基金支付费用,以在进行重大工程时提供财务保障。因此,所有居民都为这些基金捐款是很重要的。

也许你不想为一些重要的建筑物维修花大钱,却发现大厅里43号单位的那个人没有钱支付维修或维护管理费!

什么是维护管理费?

维护管理费用于产业周围的日常维修和保养。它涵盖了物业管理的要素,例如园艺、维修公共区域、安全和保持清洁。

虽然储备基金是一大笔资金,旨在为昂贵的维修提供财务保障,但维护管理费是用来支付持续产生的成本。

经营大型物业不是免费的,而且涉及的成本,往往比你预期的要高。

建筑物的安全性,可能是最明显的,但所有这些努力让你的建筑看起来很好的人,以及监督他们的管理和行政团队,都希望得到报酬。

这就是维护管理费的用途。

那么,维护管理费通常是多少钱?

提到维修和护理建筑物的维护管理费,涉及的成本取决于多个因素。

如果你购买的公寓项目有一个美丽的15英亩花园和大理石喷泉,那么可以肯定的是,若与地下室只有停车场的公寓大楼相比,你的公寓管理与维护成本更高。

人口密度也是总成本的一个重要因素。低密度的产业,除了可能更豪华和需要更高的维护需求外,还意味着分担成本的人更少,因此经济效益也较低。

高密度房产项目将由较多的居民分摊总成本,这通常会更符合经济与成本效益。

维护管理费多寡,最终是根据居民分摊成本来计算,这取决于与你的公寓相关的许多因素。

有关因素包括:

● 单位类型
● 建筑面积
● 可以使用的共享设施
● 共享的接入点

切记,良好的管理也是成本的一个因素。如果你的公寓管理团队没有及时进行物业维护,没有审查合约,或向你收取过高的费用,那么你所支付的费用很可能会高于应有的水平。

但不用担心,大多数物业管理团队都是知道该怎么做的专业人士。毕竟,这就是你要付出的代价!

储备基金的成本是多少?

储备基金与维护管理费分开存放,通常按你支付的整体服务费的百分比收取。

储备基金费用为服务费总成本的10%。这意味着,如果你的住宅是维护管理费高昂的高档产业,那么你的储备基金将会更高。

您是否须同时支付储备基金和维护管理费?

维护管理费的收取受法律约束,尤其是2013年分层管理法令。

该法令强制发展商成立管理公司,以便对产业进行适当的持续管理。

根据这项法令,应在发展项目的第一次股东大会上成立联合管理机构 (JMB),该大会须在第一个单位业主取得单位拥有权后的12个月内进行。

接着,联合管理机构将选出一个联合管理委员会(JMC),负责管理有关产业。该委员会必须由至少3人,最多不超过14人组成。

联合管理机构负起维护与管理有关建筑物的法律责任,决定向居民征收的各项收费及储备基金,以及在2013年分层管理法令下的其他所有义务。

该法令授权联合管理机构征收各项基金及负责展开维护建筑物的工作。

如果你对维护管理费有异议,该怎么办?

好消息是,你在这些管理和法律费用方面,并非没有自己的发言权。 2013年分层管理法令阐明,业主可以挑战当前的物业管理团队。以下是你有权获得的一些权利:

你有权质问联合管理机构,因为他们是在为你工作!你有权质疑他们针对建筑物的管理所作的决定。

● 查看联合管理机构的账目: 你有权要求查看联合管理机构的各个账户,以了解他们如何使用及为何使用你缴付的钱。为了满足这要求,你可能需付费不超过50令吉。

● 针对各项课题进行投票:你有权在常年大会上投票,而且必须在会议前至少14天获通知参与大会。

● 申请审查:你可以向你住处所在区域内的建筑专员,挑战并申请审查各项共同收费。

务必留意的是,如果你不支付有关费用,你将失去作为业主的各项权利。因此,如果你不想支付有争议的费用,那么你要行使权利时就可能面对一些挑战。

以下是你可能面临的局面:

● 无投票权:如果在大会召开后7天内未支付全部或部分共同费用,业主将失去投票权。

● 利息开销:法律允许物业管理机构在要求付款后14天内,对任何未清还的普通收费收取不超过每年10%的利息。

● 进入共用区域将面临限制:如果你不支付费用,进入共用区域时可能会受到限制。

● 刑事指控:根据2015年分层管理(维护与管理)法令,未能支付维护管理费用,最终可被判定为刑事犯罪行为。

不过,不要担心所有不好的东西,你必须聚焦好的一面。支付维护管理费和储备基金,有助于管理机构提供保持理想居住环境的服务。

一个干净、良好护理的公寓大楼,更适合称之为“家”,而不是墙壁上有各种可疑污渍的黑暗走廊。

因此,下次你的维护管理费到期时,尽量不要去想它会让你花钱,反而应该专注于它可以帮助的建筑物中营造正面的居住环境与氛围。

高楼住宅生活不全是惨淡的维修费和储备基金!为何不通过这些关于垂直花园和阳台花园的好主意,来点亮你的高楼住宅生活方式,这样你就可以为自己的住所建造一个避风港。也许它会帮助您摆脱那些必要的开支!

(本文获PropertyAdvisor.my网站授权摘录转载)

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官员作风不一 管理机构纠纷大

2022年10月31日

黄伟益
产业管理顾问

 

官员作风大不同,
该如何整顿乱糟糟的管理机构?

国内所有分层建筑物皆归个别地方议会的建筑总监所管辖,然而鉴于各别建筑总监对法律的诠释有别,甚至是处事作风不同,有时不只解决不了分层楼宇的管理权纠纷,反而为整个事端添乱。

尽管2013年分层管理法令给予建筑总监很大的执法权,但同一条法令,在不同的地方议会却可能有不同的诠释结果,进而可能引发更多新的纠纷。

该法令规定,所有共管机构或管理机构必须由最少3人或最多14人组成。

若因为某些委员辞职,导致剩下的委员不足3人,在这个情况下,这个委员会就会被视为不合法,或相等于自动解散。

然而,当我针对这个问题咨询某位建筑总监时,官员的答复却是这个委员会还存在,只是他们没有法定人数召开会议而已。

建筑总监甚至主张由他们当中选出一人来召开特大。若原本只有4位委员,而当中有两人辞职,建筑总监指只能通过特大选出两位新的业主来填补,而原本的两位委员还可继续出任委员。这简直是完全无视法令的各项规定。

无视法令条款

我向这些官员反映,指这是完全不可理喻的。

我还告诉他们,根据我曾接触的其他地方议会建筑总监,一旦委员不足3人时,建筑总监会立即拉队到这个分层建筑,在社区范围内张贴通告,要求业主提名适当的人选,让建筑总监委员来召开特大。

虽然我尝试举出这些例子来说服这些官员,但他们依然大言不惭地告诉你,其他地方议会的建筑总监可以有不同的做法,但该地方政府建筑总监将会按照他们一向来的做法,让剩下来的委员当中一人来召开特大,并依然所悬空的位子选出所限定的人数来填补。

该名建筑总监完全无视2013年分层管理法令第2附表第2(4)条款的规定,让业主能通过所召开的特大,并根据特大所决定的委员人数,全面推选出新的班底来领导共管机构或管理机构。

房政部须插手

若共管机构或管理机构完全按照建筑总监“错误的指示”召开特大,即使这个特大顺利召开并选出新的领导班底,一旦有业主不满而入禀分层管理仲裁庭或法庭挑战,到时候整个特大岂非要做废?并须重新召开特大,再选出新的领导班底?

看来,负责协调各地方议会建筑总监运作的房屋及地方政府部,有必要重新检视个别地方议会建筑总监部门官员的素质,否则这些素质参差不齐的官员,最终只会让各种管理纠纷火上添油,进而形成一发不可收拾的局面。

检控能力受质疑

除了梳邦再也市政厅之外,很少听见其他地方议会的建筑总监,会积极针对触犯或违反2013年分层管理法令者采取行动,很多时候甚至连开罚单的勇气都没有。

地方议会不对付违令者原因

(1) 公务员的陋习或个人习性,不敢轻易得罪有权有势的人

(2) 不懂检控程序,甚至连开档调查的程序也不懂

(3) 没有专业的训练,或对相关法律的掌握不足

(4) 政治干预或来自上头的压力,尤其是针对某某发展商的个案

结果有发展商或管理委员没有按时召开常年大会、没有按时将账目送交审计司、担任管理委员超出限期却不愿主动下台,甚至针对分层管理仲裁庭所作的裁决,完全不当一回事。

反观梳邦再也市政厅建筑总监,不只主动提控所有不遵守分层管理仲裁庭的个案,还将那些违背指示不召开常年大会的管理委员控上庭。他们不只要面对罚款,甚至可能随时被判坐牢,这才能达到以儆效尤的效果。

签查封令 一再推塘

我曾在去年5月向某地方政府建筑总监申请查封令(Warrant of Attachment),寻求对付两个拖欠管理费不清还的业主。

然而,时至今日,这两个查封令一直签不下来,而官员一直以各种借口来推搪。

除了针对拖欠管理费业主入禀仲裁庭,管理层的另一个管道就是向建筑总监申请,由建筑总监签发查封令,让你可以针对拖欠管理费的业主,查封其单位内的流动财产,或是在同一个州属内可以查获的流动财产。

这类查封令无疑相当有效,甚至比通过入禀分层管理仲裁庭或法庭更加省时、省钱又省力。不过,上述建筑总监却以各种属于政治考量的借口,拖延发出查封令让共管机构或管理机构去对付相关业主。

我所碰到的另一个情况,则是当我向另一个地方政府的建筑总监申请查封令,官员竟告知,他们从来没有处理过这类申请,也不知道要如何处理我们所提出的申请。

由此可见,许多地方议会建筑总监部门的官员,确实面对相当严重能力不足的问题。

或许,经历这次全国大选后所选出,并受委为房屋及地方政府部长的新人选,有必要认真看待这方面的问题,并采取严厉的态度去全面整顿才行了。

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公寓账目管理 一大难事?

2022年08月29日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

物业管理得当,
账目要分明!

财务管理是整个产业管理最重要的一环。若管理得当,管理层则将如鱼得水,能够徜徉自在;否则,管理层就如一条“咸鱼”,随时会被业主追究。

当共管机构或管理机构所管理的资金一旦高达50万令吉,甚至是超过100万令吉时,却可能引来有心人觊觎,进而策动抹黑管理层等行动。

这就令产业经理处于两难的局面。身为产业管理经理,一方面,我们想为管理委员会储备更多所需资金,有时甚至要想办法跟欠债的业主讨回钱,另一方面却极不愿意看到本身所管理的物业,出现业主跟管理委员会关系紧绷的局面,甚至让产业经理难以持平地应对大局。

不管怎样,产业经理除了协助管理委员会解决业主的各项投诉,以及确保各项维修工作到位之外,若能把整盘账目处理妥当,势必让整个产业管理取得画龙点睛之效。

一般有相当规模、资源及管理架构完善的产业管理公司,肯定聘有本身的会计人员协助管理层处理他们的账目。

一些管理委员会或会选择将账目管理外包给会计楼处理,或是另聘会计书记来负责这类工作。

最糟糕的情况,就是那些没有委任产业管理公司协助打理,没有将会计工作外包,而全部职员都是自行聘请的共管机构或管理机构,原以为这种管理模式将能够为管理委员会节省更多开销,但最终经常看到的局面,却可能是有人徇私牟利。

徇私牟利见惯不怪

这种情况我们经常见惯不怪。然而,最痛苦的还是,当有关资金因有人徇私舞弊而“不翼而飞”后,整盘账目又要如何做出来呢?在各种相关文件不完整的情况下,产业经理又要如何把整盘账目弄得相对完整,这绝对是一件相当吃力不讨好的工作。

在审计工作方面,所有审计报告在这个财政年度各项分类账(Ledgers)的期初余额(Opening Balance),都是要承自上个财政年度的期末余额(Closing Balance)。

举个例子,若管理层在2019至2020年的账目因许多文件缺失,还未经过审计,我们绝不能跳过这两年的账目,要求审计司直接审计2021年的账目,这根本是行不通的。

若非得到建筑总监特别允准,让管理委员会能够跳过某个年度的账目,直接以2018年的期末余额用作2021年的期初余额,否则再怎样烂的账目最终还是要送交审计司,而审计司在无法核对许多重要文件或记录的情况下,只好在这份审计报告打下“Qualified Account”的字眼。

在会计学里,您不要以为看到有“Qualified”的字眼,就以为这个账目审计过关而高兴不已。

其实,这个“Qualified”字眼恰恰反映了您的账目不过关,让审计司无法顺利完成整个审计工作,进而保留给予这个账目任何正面评价。

审计账目未完 常年大会照开

许多共管机构或管理机构总喜欢以审计账目还未完成,尽量拖延召开常年大会的时间。

然而,即使在审计账目未能完成的情况下,常年大会仍必须按照法律规定,每年且必须从上个常年大会的日期算起,在未超过15个月的情况下召开。

当然,管理委员会就必须在常年大会上交待,为何无法准时完成账目的审计工作?即使没有审计账目,管理层也无须将未经过审计的管理账目在常年大会上提呈。

毕竟,任何未经过审计的账目都是不能在常年大会提呈或寻求通过的。

若这些账目在常年大会过后始完成审计,管理委员会可以选择另行召开特别大会来提呈,或者等到下一次召开常年大会时才提呈,这完全要看业主的整体意愿来作判断。

对于任何完成审计的账目,若提呈至常年大会时不被业主所接纳,大会则可以要求另行展开法务审计(Forensic Audit)。

当然,法务审计肯定要涉及更高的专业收费,其次则是许多审计司未必愿意接手这方面的工作。

另一个可行的管道,则是通过援引2013年分层管理法令第26(2)条文或是第62(2)条文,针对共管机构或是管理机构的账目,要求建筑总监委任审计司介入展开法务审计。

若建筑总监不肯,任何人可以通过入禀分层管理仲裁庭,将建筑总监列为答辩人,并要求仲裁庭作相关谕令。

须至少有2银行户头

根据2013年分层管理法令的规定,每个共管机构或管理机构必须开设至少两个银行户头,其一用以存入业主们所缴付的管理费,其二则用作储备金户头。

在这个法令诞生之前,国内许多银行通常都不允许共管机构或管理机构,在同一间银行开设超过一个来往户头。不过,这个问题如今早已解决,而国内银行如今都解除了这个限制。

若您的共管机构或管理机构还未开设第二个户头,作为储备金户头,则应该立即去开设这个户头。

一旦这个储备金户头开设之后,管理层必须将所收到的储备金存入这个户头,甚至把当中一部分储备金转为定期存款,以赚取更高的定存利息。

由于法律早有这方面规定,若您的共管机构或管理机构未开设这个储备金户头,则可能会面对一些审计司不愿接手完成您的账目审计工作。

在账目无法如期完成审计的情况下,管理委员会就可能会被业主兴师问罪,甚至面对被业主拉下台的风险。

其实,2013年分层管理法令有规定,任何共管机构或管理机构若未能如期审计账目,可能会被提控甚至被判罚款不超过25万令吉、不超过3年监禁或两者兼施。

虽然目前还未有任何共管机构或管理机构在这个情况下被对付,但还是要奉劝各位勿以身试法,以免让自己成为全国首例。

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产业经理无权越俎代庖

2022年08月1日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

产业经理如服务商
只为管委会提供服务?

许多高楼或分层建筑物都聘有产业经理,协助共管机构或管理机构来管理他们的物业。

然而,许多产业经理一直拿捏不准,究竟在专业守则与客户要求之间,应该把持怎样的立场?

首先,我们必须认清,若产业经理受委托为发展商、共管机构或管理机构提供服务,他们就是要为这些单位提供服务的产业管理公司。

这就好像律师、建筑师或者保险经纪,不管他们再怎样自认清高,他们总不可能违抗客户的指示或要求,按个人的旨意为所欲为。

按客户意思完成工作

总而言之,顾客永远都是对的。尽管你的角色为客户提供相关的专业意见,但若客户不采纳你的看法,而有不一样的看法,你不能就因此说这个客户是错的。毕竟,这位客户有本身不同的考量,当然他也准备去承担不同决定所可能带来的风险,甚至可能要付上更大的代价。

只要产业经理为客户提供全方位的专业意见,最终的决策就是交给客户自行来做了。即使客户做错了某个决定,导致所有管理委员或是管理层被业主炮轰,产业经理依然要顶住这些压力,进而纾缓整个局面,再来寻求更好的解决方案。

既然产业经理属于服务商之一,他们就没所谓的决策自由,一切就需按照客户的意思来完成所交托的工作。产业经理绝对无权指管理委员会任期超过15个月未召开大会,就自行接过管理权召开常年大会或特大,来推选新一批管理委员来接手。

同样的,产业经理无权针对某个管理委员因为超出法令所规定的任期限制,就直接把对方拉下马。即使法令有明文规定,但这不代表产业经理就享有超越专业伦理的特权,随时可超越委任方甚至是取代委任方,来行使法令原本赋予委任方的角色或权力。

一旦有这种情况,原本专业的产业经理就会变得不专业了。毕竟,产业经理是由发展商、共管机构或管理机构所委任的,不管你喜欢或不喜欢,你都不可能逾越甚至是取代委任方的角色。

这就是所谓产业经理必须行使受托人的责任或义务(Fiduciary Duty),就是当你为他人利益办事时,必须使自己的个人利益服务于他们的利益。你不能选择爱惜羽毛,更不能独善其身,反而要时时刻刻捍卫委任方的利益,再不然就是选择退出管理层。

扮演“看守政府”角色

在管理委员会无法正常运作的情况下,产业经理可以在过渡时期扮演“看守政府”的角色,或者扮演稳定剂的角色,直至新的管理委员会被选出来为止。法定有规定管理委员会在任何时候,必须由最少3人所组成。

若当中有人辞职、逝世、售卖产业或破产而被解除职务,导致管理委员会少过3位委员,这个管理委员会就被视为不合法而须立即终止操作。一旦出现这种情况,建筑总监将会发通告要求业主推荐适合的业主人选,让建筑总监通过委任他召开特大并选出新的管理委员会。

在这期间,产业经理就要确保一切的管理工作照样进行,所有的水电供不受影响,还有整个财务管理一切既定作业程序来处理。这个时候肯定会更加考验一个产业经理的专业能力,进而检视其如何执行本身专业守则的实际程度。

一旦新的管理委员会接手后,产业经理还是要继续稳守其本来的角色,继续以服务商的形式为管理委员会提供所需服务。

分层管理法保护产业经理

或许,产业经理会担心没有恪守本身的专业守则,而成为被业主讨伐或被追究责任的一方?

在这方面,2013年分层管理法令就为所有产业经理提供了所需要的保护层,让产业经理不需要因为发展商、共管机构或管理机构的错误决策完全负责任。这个法令不允许任何业主在未获分层管理仲裁庭准令的情况下,将产业经理带上仲裁庭。

即使这些错误决策可能是因为产业经理所造成,但是业主也只能通过入禀分层管理仲裁庭,将发展商、共管机构或管理机构带上庭。当然,发展商、共管机构或管理机构是否要撤换原有表现不善的产业经理,这就交由他们自行去决定了。

很多人一直错误认为分层管理法令所指的Managing Agent(楼管代理),就是产业经理。然而,当中最基本的分别,楼管代理乃是指由建筑总监所委任,负责去接管某个楼盘的产业经理。

至于其他非由建筑总监所委任,而只是由发展商、共管机构或管理机构所委任的产业经理,他们不能对外自称或被称呼为楼管代理。

由于楼管代理一般上是在管理委员会无法再操作的情况下,始被建筑总监委任来接管某个楼盘,他们一般上只需按照建筑总监的指令做决策,因而拥有很大的决策空间。为了确保楼管代理不会滥权或是乱来,业主可以随时将他们带上仲裁庭。

业主通过召开大会或特大来选出共管机构或管理机构管理委员,而产业经理只是负责执行管理委员会一切的决策。

像公务员维系行政运作

若以国家政治体系操作来看,共管机构或管理机构就像是一个国家,业主通过召开大会或特大来选出管理委员,然后再通过复选来组织内阁(选出主席、秘书及财政),而产业经理就像是公务员,负责维系整个国家的行政运作。

一旦新的政府选出来之后,所有的决策都要交回给新的管理委员会来负责,而产业经理只是负责执行管理委员会一切的决策。

在这种情况下,一个不选边站并且全程保持专业并显得中立的产业经理,绝对不会因为另一阵营的候选人当选而立即被撤换。

当然,若业主所选出来的,反而是一批投机分子,即使您这个产业经理再专业、再中立,只要你不跟他们这一批人“埋堆”,你还是会面对被人请走的命运。这就要看各别楼盘或新管理委员会的造化了。

只要是管理委员会通过召开会议,并获得大多数委员支持而通过的决策,产业经理就必须专业公正地执行这些决策。哪管你不喜欢某个产品的品牌,或是不满意某个供应商,甚至觉得这个产品的品质有问题,你都没有权力去改变这个结果。

只要你在决策过程中,给了管理委员会您的专业意见或看法,让他们在获得全面资讯的情况下做了这个决定,即使管理委员会最终拍板决定采取相反的决策,你根本没有必要耿耿于怀。

只要我们清清白白、坦坦荡荡、认认真真去做完这件事,我们就可以问心无愧了。

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完善财务管控 管委会责任最大

2022年06月27日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

每月准时交出完整账目
管委会马虎不得

会计与财务管理永远是高楼管理最重要的一环,往往也是产生最多争论及矛盾的源头。

要确保全盘账目管理妥当,除了要委任有会计能力的产业管理公司之外,更要确保这家公司安排适当的人选来负责这个工作。

由于管理委员会成员须对共管机构或管理机构的全盘账目负责,即使这盘账目可能是交由产业管理公司来处理,但其责任仍归共管机构或管理机构。因此,管委会对此马虎不得,并须时刻确保产业管理公司每月准时交出完整的账目。

当然,一些具有财务能力的共管机构或管理机构,甚至可能会把会计工作交由会计楼外包处理。

尽管如此,管理办公室每个月收到多少钱,而这些钱又是否悉数存入银行户头,管理委员会成员绝对要慎查。

管理办公室每个月收到多少钱,管理委员会成员绝对要慎查。

购专业责任弥偿险

首先,管委会须确保产业管理公司有购买所需的专业责任弥偿保险(Professional Indemnity Insurance),甚至有时可能还需附加忠诚保证保险(fidelity Guarantee)或金钱保险(Money Insurance)来应付任何可能导致金钱不见的事故。

手机程式一窥收款

其次,共管机构或管理机构可以采用一些专为高楼所开发的应用程式(APP),例如CSS、Gprop、eCommunity等,让管委会成员亦能一窥管理办公室每天所收到的管理费款额,并确保这些钱如期存入管理层的户头。

今天,通过WhatsApp应用程式之便,管理职员每天都可以报上当天所收到的款额,并在钱存入银行后,把单据拍照给管委会成员过目。

一周整理每月账目

第三,管理公司必须每月在接获银行所寄来的月结单后,在一个星期内把上一个月的全盘账目整理出来,包括资产债务平衡表(Balance Sheet)、损益表(Profit & Loss Account)、现金流结算表等全部整理出来,包括让所有业主或居民过目。

财年结束结账稽查

最终,每到财政年度结束时,管理公司还要把全年的账目结算一番,包括为所有硬体资产结算其贬值数,再把全盘无误的账目交给审计司稽查,过后再通过常年大会提呈并通过。

若某个共管机构或管理机构有跟内陆税收局开档,那么这个共管机构或管理机构还必须在每年6月30日或之前,通过委任税务代理,并根据其前一年之租金收入及利息收入来结算其所应缴付的所得税,并在截止日期前缴付须缴的税务。

审计没完成拖延大会

我们经常面对一个情况,就是一些共管机构或管理机构,没有如期在指定时间内完成审计其账目,然后以此借口一直拖迟召开常年大会,以致许多改选也不能如期进行。

产业管理公司最常用的一个借口,就是因为上个财政年度的审计工作还未完成,或者审计报告还未出炉,所以管理层需要多几个月,甚至是半年或一年的时间才能召开常年大会。

一些业主不疑有他,为了确保即将召开的常年大会将有审计报告可提呈并通过,所以只好暂时忍一忍,结果最终可能导致常年大会拖迟一年半或两年才召开。

其实,任何由共管机构或管理机构召开的常年大会,可以在没有提呈审计账目或报告的情况下举办。2013年分层管理法令也没有规定,管理层若没有如期完成账目审计工作,他们无需在大会上提呈任何未经审计之账目。

业主可施压要求召开大会

只要从上个常年大会算起的15个月一过,若未见共管机构或管理机构召开常年大会,业主可以通过施压要求召开常年大会。

至于后来才完成审计的账目,则可以通过召开特别大会来接纳,或是等到下一次召开的常年大会才来通过。

我们要紧记,管委会必须最迟每15个月就召开一次常年大会。业主千万别为了让审计报告有机会在大会提呈,而让常年大会延迟召开。

职员卷款逃怎么办?

我们有时会听到一些高楼传出管理职员卷款而逃的消息,但迄今被逮捕或被提控上庭的人又有多少?到底这些人所涉及的个案,是属于盗取他人钱财、失信,还是贪污呢?

至于应交由警方来调查,或是交由反贪污委员会来处理呢?若我们投报的单位不对,这又会否影响案件的调查结果呢?

首先,我们须对案情有具体了解及研判,若属于盗取或不诚实将他人财务占为己有的行为,我们可援引刑事法典第403条文报案,要求警方调查涉嫌者及若有证据即把后者提控上庭。

一旦罪名成立,可被判不少过6个月,或者不超过5年监禁,包括施以鞭笞,甚至可被判罚款。

对于失信案,我们则可援引刑事法典第405条文,要求警方对涉嫌者展开调查及提控上庭。一旦罪名成立,他可在刑事法典第406条文下被判不超过10年监禁,包括施以鞭笞,甚至可被判罚款。关于刑事法典第403与405条文有何具体分别,您可以向律师讨教一番。

失信与贪污两码事

很多人总喜欢将偷钱、失信与贪污混为一谈。然而,贪污跟其他案件最重要的分别,就是涉嫌者是否从整个交易中获得好处。不管是回酬或是佣金,只要当事者有参与决策的过程,并影响管委会作出对其有利的决定,让他从中获得相关的利益,这就足以构成贪污罪行。

如果只是买贵了,或是货不对办,而当事者又没有从中得到好处,则不能构成贪污罪。

因此,除了要有良好的财务管理之外,管委会须建构完善的决策流程及标准作业程序,包括公开招标等,我们才能让管理层所收到的每一分钱,不会因为任何疏漏而流失。

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蒲种公寓没开年会 罚RM2K

2022年06月1日

不开年会是犯法且会被罚款,
这不是“说说而已”。

近来一宗诉讼案开了国内先河,也在共管产业方面深具代表意义。

这一起诉讼案是来自于雪州梳邦再也市政厅建筑总监,援引2015年分层管理维修与管理)条例第34(2)条款,将蒲种KOI TROPIKA公寓共管机构(JMB)的8位委员,控上法庭!

原因是这8位委员,没有如期在2019年召开共管机构的常年大会(AGM)。

梳邦再也市长拿督佐哈里指出,这是国内首个市议会将共管产业委员控上法庭的案件,除了其中一位委员已经逝世,另外7位委员都在法庭上认罪,各被罚款2000令吉。

拿督佐哈里。

最高罚5万元&监禁3年

这意味着,各位共管产业的委员们,日后别“随便了事”,有关当局真的会采取法律行动!

若触犯2015年分层管理维修与管理条例第34(2)条款,可能会被罚款不超过5万令吉,或监禁不超过3年,或两者兼施。

佐哈里说:“我希望所有JMB和管理机构(MC)的委员们能够履行自身职责,按时召开年会,以免违法。年会是分层建筑业主一起讨论和解决问题的重要平台。”

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雪549廉价组屋没人管

2021年12月2日

拒绝开会成立共管机构?
发展商会遭罚款或监禁!

共管产业通常都设有由业主组成的机构或委员会,来负责管理和维护这个大家同住的家园。

但是在雪州,有高达549座廉价组屋,竟然没有成立共管机构(JMB),完全处于“没人管、没人维护“的状态,损害住户利益。

而这一切的罪魁祸首,就是不愿意召开常年大会成立JMB的发展商,还有抱持悲观想法而不愿出力的业主!

在2013年分层管理法(Strata Management Act 2013)中规定,只要是分层地契的住宅建筑,都必须要循序成立JMB和管理机构(MC)。

所谓的分层地契(Strata Title),大部分都是高楼住宅,如组屋、公寓等;如今也有越来越多的围篱社区属于分层地契,也同样须遵守分层管理法。

根据法令,当发展商把这些共管产业移交给买家后,1年内必须召开首次常年大会,协助成立JMB,这属于一个临时机构,由发展商代表和业主组成。

同时,在首次常年大会上,必须选举处管理委员会。在业主拿到分层地契后,就能成立MC。而JMB就会自动解散。

组屋太老旧不用成立JMB

但据雪州行政议员黄思汉所说,雪州这些廉价组屋的情况,部分是因为发展商拒绝召开首次常年大会。

他在雪州议会上的问答环节中回应万挠州议员蔡伟杰时指出,除了发展商,还有大部分的业主觉得廉价组屋过于老旧,因此拒绝成立JMB。

对于如何解决这项问题,黄思汉指出,根据法令,若发展商拒绝召开会议协助成立JMB,那将罚款25万令吉或监禁不超过3年,或两者兼施。

州政府助修复和委任管理公司

而对于业主自己不愿成立JMB的组屋,州政府计划修复这些组屋,并为他们选出管理公司,来帮忙管理和维修事宜。

除了这两大因素,一些组屋中,少过25%的屋主完成分割地契,所以没办法循序成立MC,州政府已经着手探讨解决方案,初步建议通过房贷方式分割分层地契,由银行拨出相关费用来解决。

八打灵市最多

黄思汉指出,在549个廉价组屋中,八打灵市政厅辖区占最多,有189个;加影市议会119个排行第二,巴生市议会102个排第三。

安邦再也市议会84个、莎阿南市政厅28个、士拉央市议会14个、梳邦再也市政厅6个、雪邦市议会4个及瓜拉雪兰莪市议会3个。

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分层管理仲裁庭解高楼纠纷

2021年09月27日

黄伟益
产业管理顾问

 

入禀仲裁庭绝对要做好万全的准备,
否则或面对以卵击石的难堪局面。

在高楼管理当中,业主和管理层、管理委员会甚至建筑总监之间,难免会有许多磨擦,甚至最终要对簿公堂。

国内最常见的公堂除了法庭、房屋仲裁庭、分层管理仲裁庭,还有针对劳资纠纷而设立的劳工法庭或工业关系法庭。

分层管理仲裁庭2015年开始审理案件以来,许多高楼管理委员会如获至宝,纷纷通过入禀仲裁庭起诉拖欠管理费的业主。由于2015年分层管理法令强制所有拖欠管理费的业主必须缴费,因此这类业主通常很难在仲裁庭取胜。

除非这些被管理层追讨所拖欠管理费的业主,能证明管理层没有按照法律的规定征收管理费,加上计算迟缴费利息的方式有误,否则管理层在追讨管理费及迟缴费利息的个案,通常都不可能败诉。

挑战管理层决定

业主通常入禀分层管理仲裁庭的个案,则包括针对楼层之间漏水的事件,针对应负责任之业主及共管机构(JMB)或管理机构(MC)入禀追究,以及管理委员会迟迟不召开常年大会之事,要求仲裁庭判管理层须在指定期限内召开大会。

其他通常由业主入禀的案件,还包括挑战管理层所做不可理喻的决定、要求撤销管理层所开的罚单、求判所召开的常年大会或特大不合法、要求撤销某管理委员当选的资格,还有就是要求重新检讨管理层所征收的管理费款额等。

收费廉宜受欢迎

另外一种比较少见的情况,就是某位管理委员被终止其管理委员的职务,而这位业主在不甘心的情况下,就会通过仲裁庭入禀来挑战管理委员会的错误程序或决定。

由于这类个案通常会向建筑总监先做投诉,在无法获得前者妥当解决的情况下,当这位被终止管理委员职务的业主入禀仲裁庭时,他通常会把建筑总监列为其一答辩人,或是传召建筑总监出庭当证人。

许多业主包括共管机构或管理机构,比较倾向于通过入禀分层管理仲裁庭来解决他们的问题,主要是因为分层管理仲裁庭的入禀费用,只是介于50至200令吉之间。相较于入禀法庭的高额费用,分层管理仲裁庭无疑是一个相对廉宜的选项。

禁律师代表出庭

不过,通过入禀分层管理仲裁庭的案件,一般上都不得交由律师代表出庭,业主本身就必须“一脚踢”来处理。至于共管机构或管理机构方面,还可交由产业经理来代表管理层出庭,难免会让业主方面备感压力。

尽管如此,分层管理仲裁庭没有阻止任何人先行取得专业人士的意见,那么业主就应该提早作好万全的准备,包括咨询律师或产业经理来取得他们专业协助,以免最终因准备不足而饮恨公堂。

若裁决严重偏差
可上诉高庭检讨

不要以为任何人在分层管理仲裁庭败诉后就自此认输,他依然可以通过在高庭上诉,寻求推翻仲裁庭所作的裁决。

首先,我们必须很清楚,高庭绝对不是分层管理仲裁庭的上诉管道。

任何人对仲裁庭所作裁决有任何不满,他可在3个月期限内通过向高庭入禀司法检讨,来尝试推翻仲裁庭的全部或其中一部分裁决。

2013的分层管理法令第121条文规定,只有当仲裁庭所作裁决出现严重偏差的情况下,我们才能通过高庭入禀司法检讨来挑战。

何谓严重偏差?其一是仲裁庭没有让双方享有公平的机会,在仲裁庭表述他们的案件或反击他们的对手;其二乃没有全面处理所有在聆讯过程所提出的课题;以及其三则是仲裁庭所颁布的书面裁决,有出现不确定性或是含糊的情况。

由于仲裁庭庭主多由资深律师来担任,他们有些时候甚至会要求诉辩双方,在聆讯后须在指定期限内提呈书面陈词,包括回应对方的书面陈词等,甚至还要你列出具体的法庭判例等,这往往就让分层管理仲裁庭变得不是一般人所能承受的平台了。

加上任何通过入禀的案件,若因为技术性问题而被庭主所驳回,若庭主没有给你机会重新入禀,你是绝对不能针对同样的个案再次入禀的。

有鉴于此,任何人若要入禀仲裁庭,绝对要做好万全的准备工作而马虎不得!

勿轻易挑战建筑总监

其实,我们亦可针对建筑总监入禀分层管理仲裁庭。我本身就曾协助业主针对芙蓉市政厅建筑总监不愿委任金源大厦业主来召开大会并成立共管机构,同时将发展商及建筑总监列为答辩人。

在这种压力之下,建筑总监最终在分层管理仲裁庭还没有做任何裁决之前,即通过委任其中一位业主召开首次大会,让金源大厦在38年后终于有了本身的共管机构。

随后,我本身亦代表共管机构针对发展商不愿把管理权交出来,而针对发展商再次入禀分层管理仲裁庭。这一次,我选择通过传召建筑总监出庭当证人,通过其证词在法庭上当众指证有关发展商所犯下的各项错误。

无法律知识如以卵击石

不过,我会劝告任何业主若没有做好心理准备,请不要轻易通过入禀分层管理仲裁庭来针对建筑总监。毕竟,建筑总监通常乃由市长或县市议会主席来担任,其背后有强大的法律团队,若业主本身没有具备相应的法律知识,则无疑会面对以卵击石的难堪局面。

通常地,若是要通过入禀分层管理仲裁庭来针对发展商,业主或是管理层则必须要有足够的能力来应对之。或许,仲裁庭庭主通常比较倾向于同情业主或管理层,但是若业主或管理层完全没有表述或抗辩的能力,他们最终还是注定吃败仗。

在巴生谷一带,我们经常会看到新任管理委员,一旦他们上任之后就会想方设法,针对前一批管理委员在任期内所作出的各项决定,通过入禀分层管理仲裁庭来挑战对方。这通常是新任管理委员会的报复心态所趋使。

不过,这种不健康的作风往往会导致许多业主不愿挺身而出担任或被推选为管理委员,而在许多人不愿意参与的情况下,亦造就了一些投机分子往往有机会霸着管理委员的位子不下来,久而久之就形成了管理层极度“鸭霸”的现象。