张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
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新委员最怕
资金还未到位而有心无力
共管楼宇的管理问题其实属罄竹难书，笔者踏入了管委那么多年，发现新任管理委员容易犯下的思维盲点之一，就是“欲速则不达”。
因对旧管理委员的不满，召集业主出席年会推翻旧管理层，推选新委员上任后，对新任委员授予过高的期望，换来的只有失望。
共管楼宇的物业管理最难办的事，其实不是对楼宇机械设备设施的维修与维护工程，而是如何让已经心寒的业主，再次“遵守”和履行缴付管理费的业主责任，并开始支付管理费。
楼宇出现“脱管状态”，最常见的难题就是因为账目不清，钱何去何从无法解释清楚，导致业主们不敢缴管理费，引起流动资金短缺，服务商纷纷退场，导致维修维护不到位，加上债主们（服务商）的追债行动，让好不容易推翻了颓废委员的新任委员们，个个都没了谈判的底气，故不是做不到，而是资金还未到位，有心无力。
面对这样的烂摊子， 改善须得一步一脚印， 笔者建议管理委员需得按部就班的进行：
1）先对楼宇的健康状况进行检测评估；
2）在对楼宇的财务状况进行整合分析。
如果委员刚上任一来就不管，不让团队有喘气空间，这样就只能逼人选择离开，毕竟物管无奇迹 – 唯有按部就班，经营物管服务公司这几年，个人的观察如下：
楼宇的收入来自业主们的公摊支付也等于是一种非盈利收入，所以楼宇的现金流通常都是在“刚刚好”的水平线徘徊就很不错了。这也是促使共管楼宇无法采用“高金任贤”的管理方案，委员们通常都是尽量以合理的价位换取合理的服务水平。（注：此说法不适合用在高级公寓）
当酬劳不是特别吸引人，很自然的，一等一的人才不会把物业管理当作求职第一选择，很多时候，物业管理是他们心中的“备胎”而已。
1）物管企业的雇员，某个情况下流动率偏高，毕竟水往低处流，人往高处爬，是自然不过的事。
2）当资源是有限时，凡事都得先评估“先后急缓”的顺序排列。虽然无法一次性预测未来，但怎么都得心里有个谱吧。
事情分轻重缓急
再次提醒大家，物管所面对的事情无非4大类：
第一种是“很急很重要”；
第二种是“很急但不重要”；
第三种是“不急但很重要”；
第四种是“不急也不重要”。
如果是你的话，每天先做哪一件事情呢？只要你头脑清醒，思绪正常，这个问题难选吗？一点都不会，对吗？
但为何，在现实生活中就是选不好呢？因为多数人的选择都是“救火”而不是“防火”，救火就如同“扬汤止沸”，结果当然是徒劳无功！关键在于，有几个人有“釜底抽薪”的毅力呢？
别忘了，物业管理人只是管家而已，我们不是当家，要釜底抽薪止沸，管理委员本身必须先做好。我们必须点出管理委员们的盲点，为他们照亮“开阔敞亮的大陆”，还要做到处事圆滑，懂得衡量世故标准，更需要和他们“讲钱”。
在资源和人力也有限的时候，“按部就班”才是最合情合理的选择，而非匆忙又盲目的救火。忙救火是治标不治本的管理方案，它只能让你暂时感觉良好，而无法从根本改善源头。
共管楼宇多年来的烂摊子，要改善须得一步一脚印。（示意图）
按部就班效率最高
据我观察，那些能把事情做好的人，总是优先选择把有限的资源放在重要但不紧急的事物，同时也以预防为主要管理精神的人。
提醒管理委员一句重要的话：“最高效率就是按部就班”。因为按部就班，我们才能做到以下几点：
1）事情逐渐改善，楼宇的故障频率就一定逐渐减少，甚至改善到几乎零故障；
2）财务状况逐渐稳健，有了现金流，就拿资源换取服务商合理的服务水平；
3）减少虚耗和极少浪费时间，资金也应用在有绩效的方面；
4）管理层能看清大局和整个局势的变化，有时间沉淀思考，以应对万变的情况；
5）物业管理人可以看到希望，也可预定结果，让我们可以运筹帷幄，观大局、平乱局、定天下。
关键在于如何“教育、执行、监督、调整”
A）如何教育：
1）管理委员；2）居民或住户；3）服务商 ；
B）如何执行：
1）委员如何相互配合；
2）居民/住户如何配合；
3）服务商如何配合？
C）时时监督：
委员、居民和服务商要形成三角关系，互相监督和鞭策，各司其职、互利互惠，方能共赢。
D）调整修改：
天底下没有最好的方案，一直等最好的方案就是原地踏步、停滞不前，所以必须“边做边学、边错边改”。
但物管事务的本质就是“高重复性”，几乎每天都在重复着一样的工作，日复一日，很容易失去激情和干劲，故在工作岗位上需要的“自律”，不能是外在设定。
养成自律自觉惯性
我们需要的是来自“内在的动力”，最好是那种“懵懵懂懂”，无意识的惯性。
这样的自律才是最重要且有绩效的。当我们把大目标细分成小小的旅程碑，并以定时、定量、分配，重复的一次又一次去执行，而非在外来的要求和压力下才这么做，这就是内在和自觉性的惯性行为。
90天期限是建立习惯的门槛，能重复90天，挺过就渐渐变成习惯。就算没有外来的压力，也能自动自发的组织运作。不定时的监督检查，是审核的一种，让在职人员知道他不是“无王管”的，那些屡屡做错不改的，就不是我们需要的人了，管理者要懂得“放生，放手”让大自然的自然定律去教育他/她吧。
最后，改善需要时间，按部就班的克服一件又一件的难题，就能改善楼宇的现况。
