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管委会3职务 任期满需交棒

2021年11月29日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

无论愿不愿意,
3职务2年任期届满须退位

随着一些地方议会的建筑总监,开始严厉看待2013年分层管理法令第二附表,针对所有管理委员会主席、秘书及财政任期不得连续超过两年之规定,我们有必要转身看回自身的管理委员会,是否有遵守这一点?

如果一位主席、秘书或财政是于2019年12月1日接任,那么他确实有必要于今年11月30日,即2年任期届满过后,自行卸下主席、秘书或财政一职。如果他不愿意在两年任期届满后卸下此职,建筑总监可以通过法令所赋予的权限,解除对方所担任的主席、秘书或财政一职。

不过,即使解除这个人所担任的主席、秘书或财政一职,此人所担任的管理委员资格确实不受影响。毕竟,法令只是规定一个人不得连续超过3届委员,即使这个主席、秘书或财政因为任期连续超过两年而半途下车,他始终还是民选出来的管理委员。

可向建筑总监举报

针对有主席、秘书或财政任期超过两年,而管理委员会则不当一回事,任何业主可以通过向建筑总监举报,要求建筑总监来解除他们所担任的3大要职。另外一个管道,则是通过入禀分层管理仲裁庭来审理此事。

无论是管理委员会、建筑总监或分层管理仲裁庭,他们只有纠正主席、秘书或财政任期的权限,而不能把担任主席、秘书或财政超过两年者直接撵出管理委员会。若您要一次过解除这个人所担任的管理委员一职,则只有通过召开特大来寻求通过。

违法个案不能被提控

由于这类在2013年分层管理法令第2附表底下违法的个案不能被提控,也不能通过法庭审讯来定罪,因此管理委员会绝对不能援引第2附表第3(1)(e)(iii)条款,来悬空这些人所担任的管理委员职务。

因此,若有任何管理委员会或产业经理,因为本身所管理高楼的主席、秘书或财政任期超过两年,判定他们违法而一举将他们的管理委员职务解除,这将引发更严重的滥权嫌疑,甚至搞到其他人都要被逼吃官司!

没人选情况下
主席可退任副主席接手

2013年分层管理法令只是规定主席、秘书或财政一职不得连续超过两年,却没有对其他职务包括副主席、副秘书或副财政(若管理委员会有委任这类职务)有同样的规定,这其实给整个管理委员会有更大的调整空间,以避免当中有人因任期超过两年而被逼拉下位。

即使法令规定须委任管理委员其中3人分别担任主席、秘书及财政,但我曾目睹有一些管理委员会面对没有人愿意担任主席、秘书或财政的情况,导致有一些职务被逼要悬空。

没人要上位或需重选

即使面对建筑总监来函质问,我同样复函告诉建筑总监,确实没有“霸王硬上弓”,硬要他们上位,而导致更多人辞职,最后搞到整个管理委员会操作不了,而必须召开大会来重新改选一番。

其实,如果原本担任主席者因任期超过两年,而不能继续担任此职,他其实可以选择暂时退下或转任副主席。我们可以只委任副主席,而让主席职务悬空,而管理委员会所有会议还是可以交由副主席,在没有主席人选的情况下来继续主持。

由于每一届管理委员会任期通常为15个月,因此任何人在第2次担任主席、秘书或财政时,肯定会面对任期连续超过两年的问题。

与其面对管理委员会主席半途被请下车的窘况,我认为担任主席、秘书或财政者最好在完成第一届任期后,暂时退下担任管理委员或转任法令所未规定的其他职务,然后在第3届再重新回来当主席、秘书或财政,这岂不是更好的安排吗?

只要懂得善用这种符合组织管理的运作方法,即使当权派只有区区5至6个人,他们其实只要能够互相协调,就可以连续任职即使超过3届亦不受影响。

管委会延迟开大会
委员任期无限延长

另一种常见的情况,就是管理委员会经常以各种藉口延迟召开常年大会,让原任管理委员无限期延长他们的任期。

尽管2013年分层管理法令第2附表第2(6)条款,有规定每位管理委员只能连续担任3届,但法令却没有清楚何谓一届任期?若当中有任期超过15个月,甚至从上次大会算起30个月后才召开大会,这是否还算是一届之任期?

建筑总监需加强效率

这个就是法令所未阐明之处,往往就让一些管理委员会有机可趁,将他们每15个月须召开的常年大会无限期挪后,以便让自己的任期可以无限度延长,进而享受权力所带来的各种利益或优势。

面对这种情况,许多地方议会的建筑总监往往没有采取最积极的行动。若接到任何业主投诉,建筑总监只是一般例行公事地发出通告,要求管理委员会在两个星期或一个月内答复他们准备怎样做。

若管理委员会没有在指定的时间答复,建筑总监又再以同样的通告发出第一次提醒,过后又再发第二次提醒通告,结果整个过程又再被拖慢了数个月。如果再加上疫情肆虐及行动管制令等理由,许多管理委员会就这样把常年大会拖慢了一两年之久。

面对建筑总监相对缓慢且没有效率的行动,一些业主就选择入禀分层管理仲裁庭,要仲裁庭勒令管理委员会在指定时间内召开大会及改选。

如今,分层管理仲裁庭又因为过去行动管制令导致许多案件被拖延而堆积成山,这无疑会让许多管理委员更加有机可趁,看来建筑总监有必要加强这方面的效率了。

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管委会小心侵犯住户隐私

2021年08月30日

黄伟益
产业管理顾问

在管理高楼的过程中,
有3组概念乃是所有发展商、
高楼管理委员会或产业经理,
不得不时时提醒自己不得轻易逾越的最后防线。

3组概念即产业拥有权(Proprietory Rights)、个人隐私权(Privacy Rights)及个人资料(Personal Data)可受保护的程度。若发展商或管理层没有坚守这3道防线,我们就很容易侵犯到业主在这方面的权利,进而引发许多不必要的法律诉讼,甚至有者还可能构成侵占他人产权及诽谤等案件。轻者可能只以赔偿了事,严重的话甚至可能要面对罚款或坐牢。

我们先谈谈业主对本身的产业拥有权。针对有发出分层地契的高楼,分层图测将会清楚显示,高楼的哪一个部分属于各别业主所拥有的单位(Parcels)、附属单位(Accessory Parcels)及共管产业(Common Properties)。

基本上,所有的单位乃属于个人住宅或商业单位的内部面积,这是管理层绝对不能擅自闯入的范围。至于其界线在哪里?若是属于有发出分层地契的建筑物,就可直接参考分层图测(Strata Plan);反之,若是属于没有发出分层地契者,则以各别业主与发展商所签署的买卖合约为准。

何谓附属单位呢?通常,发展商会将停车位、各别单位的阳台(若没有被纳入各单位范围内)、广场内某个有商业价值的区块、某些可作为广告用途的梁柱等,纳入分层图测作为附属单位。

附属单位分两种

附属单位有分为两种,第一种是属于封闭式的区块,外人没有办法走进去的空间;第二种则属于没有四面围墙,就像停车位这样,外人即使路过也不会构成法律问题。当然,若您将车辆或私人货物直接放在其停车位上,还是会构成侵占他人产权的问题。

对于一些高楼的停车位,若所有的停车位没有被纳为附属单位,管理层就有权根据公平分配的原则,即通常以每个单位一个停车位的原则,将这些停车位分配给每一户人家使用。除非某些单位的面积比其他人来得大,而且业主当初也以更高购价取得这个单位,否则管理层不能分配超过一个停车位给某些业主。

我曾经处理某个案,这个高楼的所有停车位都属于共管产业,管理层针对某些没有缴付管理费的业主,禁止业主将车辆驶入停放。结果,这个业主入禀法庭起诉管理机构,最终法庭判这个业主败诉。

反过来说,若这个高楼的停车位不属于共管产业,管理层是否有权禁止欠费的业主驶入呢?当然,2015年分层管理(维修与管理)条例第3附表可授权管理层这样做,但条件是没有人可以阻止这些业主安全地返回自身的单位。

根据同样的道理,管理层绝对没有权力阻止任何没有接受冠病筛检,或是没有接受疫苗注射的业主回到自身的住家。业主在这方面所享有的产权,绝不能任由管理层通过订制附加管理条例(Additional By-Laws)来否决之。

没法律阐明
管理层易侵犯个人隐私权

谈到个人隐私权,由于没有法律阐明何谓高楼管理所须重视的个人隐私权,管理层往往会无意识地侵犯到个人的隐私权。

这包括闭路电视的装设地点及镜头摄入的角度、报案书或法庭诉讼文件内容可否对外发布,还有管理层可否记录每一个业主或住户进出高楼的时间等。

需考量公共利益

当然,管理层所做的每一个决定,亦需同时考量到公共利益。我们必须让个人隐私及公共利益相互取得平衡,而不能反过来以公共利益来否决个人隐私权的重要性。

曾经有一个案,管理委员会主席针对前任管理委员处理公款的行径报案,这位前任管理委员就通过入禀法庭兴讼,指控这位管理委员会主席诽谤。

结果,这个案件从地庭审到高庭再上诉到推事庭,这位前委员皆一路输到完,而法庭的判决理由只有一个,这个报案书乃是受法律保护的文件(Privileged Document),其内容不能视作可构成诽谤。

至于拖欠管理费的业主名单,管理层绝对有权利对外发布,这包括可发出业主全名、单位号码及所拖欠的数额。由于共管机构或管理机构不属于商业单位,其不受2010年个人资料保护法令(PDPA)所规范,当然就没有所谓违反这个法令的情况产生。

尽管如此,这不代表管理层可以毫无限制发布关于业主的所有资料,当然也不可以把业主的资料偷偷卖给房产仲介公司或个人等。

关于管理层能否套取业主的指印,包括用来鉴定业主是否有权进入其所住的高楼,这是极具争论性的问题。分层管理仲裁庭曾针对槟城时代广场管理层,安装以指纹鉴定业主身分门禁一事作出裁决,指管理层以安全为由这样做绝对合法。

不过,管理层若能考虑以二元码(Binary Code)来套取指纹,然后将这个指纹转化为1及0两种数字来储存,这肯定会消除许多业主及住户的忧虑。

欲进私人单位检查
须一周前给业主通告

2015年分层管理(维修与管理)条例第62条款提到,若管理层要进入某个私人单位展开检查工作,就必须给予对方至少7天的通告。若业主不遵守这一点,业主可被提控并面对不超过5万令吉罚款,或不超过3年监禁。

不过,其第62(3)条款有提到,若面对紧急状况并有可能构成水灾,损害到其他人的性命或财物安全,管理层则无需遵守7天通告的要求,并且可以随时破门而入。

紧急状况例外

其实,这个条文只能应用在楼层之间漏水的情况,而不是让管理层可以针对所有情况,对所有无人居住单位皆破门而入的护身符。

举个例子,某座高楼其中一个无人居住的单位,其后院(属于其私人单位范围)最近长出了一棵树,这棵树若没有即时拔除,恐怕其往下生长的树根,会影响到楼下单位甚至造成漏水。

管理层当然有权针对这个情况,发出通告要业主移掉这棵树并予以修复。不过,若业主拒绝配合,除非这棵树造成楼层之间开始有漏水的情况,否则管理层无权援引2015年分层管理(维修与管理)条例第62(3)条款,直接破门进入这个单位移除这棵树或修复漏水的情况。

在这棵树还未造成漏水的情况下,看来管理层唯一可采取的管道,就是通过入禀分层管理仲裁庭,要求仲裁庭谕令业主将这棵树移除,包括予以修复或承担所有相关费用。