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大小事都理 管理层患上大头症

2023年10月29日

黄伟益
产业管理顾问

 

管理层存在的意义
就是要促进和睦

许多身为管理委员的业主,或是从事楼宇管理业务的人士,往往会不自觉地患上大头症,经常以为他们就是整个楼盘的太上皇,一切发生在其内的大小事情,总需交由管理层说了才算!

事实上,2013年分层管理法令清楚阐明,不管是共管机构(JMB)或是管理机构(MC),你的权力只能涵盖共管产业(Common Property),而不涉及在个别单位内所发生的事情。

除非在个别单位内所发生的事情,对毗邻的业主构成影响或干扰,例如业主在晚上11时过后仍大声播放音乐,或是业主在其单位内展开装修工作,影响了整个楼宇的结构性安全,否则管理层无权插手个别单位内所发生的任何事情。

到底我们需要大而有为的管理层,事事皆以管理层说了就算?还是我们需要小而无为的管理层,凡事皆放任业主来主导?

以德服人更重要

其实,我们只需要管理层中规中矩,而其采取的一切行动,只需要以2013年分层管理法令,以及其他相关条例作为依规,以德服人则是更重要的管理哲学。

我们必须清楚了解,管理层存在的意义,就是要促进整个社群内每一个人和睦共处,并确保每一个人守规矩,让每一个人的私生活不受影响或干扰。

尽管管理法规赋予管理层所需的执法权,但这不代表管理层不论大小事情,只要犯规皆一律开罚200令吉。罚款固然重要,但是适当的惩戒与教育工作,还是不可或缺的。

管理层可以依据个别情况所需,针对初犯者给予适当警告,或者对他们开以更低的罚款。法令只限制管理层针对个别犯规行为,不得开以超过200令吉罚款,但从不限制管理层酌情开以更低的罚款。

此外,管理层很喜欢限制一个单位内可住多少人。事实上,这样的人数限制是与现行法律有所抵触,而法律也不曾授权让管理层可以限制单位内所住人数,更不曾授权管理层可以针对此事展开任何执法行动。

再来,有些管理层甚至尝试要干预居民所展开的膜拜行动,禁止在住家走廊外以化宝炉来烧金纸,甚至还限制家属不得在亲人去世后,先把遗体送回家,这些难免会引发更多不必要的冲突,造成整个社群难以和谐共处。

面对这诸多情况,管理层总不能永远以法律作为一己行动的“尚方宝剑”,迳自对任何他们所不能接受的事情一律予以拒绝,或以开罚作为最后的行动标准。

反之,我们须尝试以合法、合理、合情作为衡量诸事的角度,给所有涉及单位提供一个更加可行,且能让他们和平共容的管理方案。这看来才是整个楼宇管理至高至上的管理哲学!

管理层始终没有权力禁止个人享用其产权。

管理层无权干预租赁活动

到底管理层能否通过管理法规,来限制每个单位能居住的人数?

或,管理层能否限制短期出租之类的民宿活动,甚至是阻止某单位出租作为员工宿舍等?

事实上,2013年分层管理法令不曾赋权管理层,来干预任何跟租赁有关的活动。

身为业主,他们享有联邦宪法所赋予的权力,来决定以何种方式来出租本身的产业,这是管理层没有权力介入的事情。

根据1976年地方政府法令第78条文,任何人若允许屋子住得太拥挤,进而影响或危害其他人的健康,若被判罪名成立,将面对不超过2千令吉罚款,或不超过6个月监禁,或两者兼施。

净剩空间决定拥挤

至于太拥挤又要如何定义呢?根据同一法令第79条文,这须视一间屋子内的净剩空间有多少来决定。一名10岁以上的人是以350立方尺来计算其体积,而2名10岁以下孩童则当作一名成人来计算。

举例说,当一个面积800平方尺的单位,在扣掉家俱及其他所占据空间的物体之后,净剩空间剩下300平方尺。若我们以每个人7尺高度来计算,每个人可以占据的面积平均为50平方尺,那么再以300平方尺来除以每个人所占的50平方尺来计算,这个屋子大概只能居住6个成人。

如果这间屋子的家具不多,净剩空间则有500平方尺,那么这个屋子却可以居住10个成人。所以嘛,既然1976年地方政府法令都没有对个别单位可入住的人数“一刀切”,管理层哪来这样大的权利,来限制个别单位的入住人数呢?

更何况,1976年地方政府法令只授权地方议会官员展开执法,而且这类情况只能通过提控才能让法庭来定刑。这个法令不曾赋予管理层来执法,而任何管理层即使其管理法规有这类限制,而管理层迳算以此作为依据并采取行动,则有可能被对方以违法或违宪来反起诉。

同样地,短期租赁亦不属于管理层可以执法的范畴。在槟州,市政厅可以采取执法行动来限制短期租凭,乃因地方政府制定了相关法规,让市政厅有权采取执法行动。这就是所谓的法源依据(Source of Power)。

然而,国内其他地方的县市议会,却没有通过修法来赋权地方议会有权针对短期租凭采取行动,甚至连发出执照给短期租赁的基本权力都没有。如果管理法认为自己能享有比地方议会更大的执法权力,则分分钟有业主会反过来对管理层反起诉。

有权阻车入公寓
不能阻业主回家

我们知道若某业主拖欠管理费,若对方在这个楼盘又没有本身注册在分层地契名下的停车位,管理层有权限制让其汽车入内停放,但我们始能不得阻止这个人返回自身住家。

毕竟,这些停车位都是属于管理层的共管产业,管理层有权决定让谁来享用这些便利。

若对方在楼盘内拥有注册在分层地契名下的停车位,管理层顶多取消让其汽车通行的门禁卡,进而要求对方要先登注才可驶入,但管理层始终没有权力来禁止这个人享用其产权。

不管怎样,当管理层允许某个拖欠管理费的业主驶入之后,再以对方拖欠管理费为由,对其汽车的轮胎上锁,然后再收取200令吉罚款才来开锁,这完全是本末倒置的做法。然而,这确确实实在八打灵再也的某座公寓真实上演了。

针对一个拖欠管理费的业主,若对方没有本身注册在分层地契名下的停车位,管理层可以不让对方驶入,也可以禁止对方使用这个楼盘内所提供的各种设施或其他便利。

其次,法律授权管理层针对迟缴付管理费的业主征收利息,但是管理层这边厢又去对这些人的汽车轮胎上锁,然后又征收罚款,这根本就是法律上绝对不能允许的双重惩罚,分分钟还会面对业主的反起诉行动,让管理层最后赔了夫人又折兵呀!

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分层管理法灰色地带的无奈

2023年10月15日

张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
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如何投票都是大业主说了算

小单位业主不满意联合管理机构不透明的运营方针,虽民怨沸腾,却面对个别单位虽然数量多,却因持有的单位面积少于大业主的尴尬困境,无奈无法获得共管楼宇的管理权,典型的大业主控场,小业主如砧板上的鱼和肉。

按照 2013年分层管理法令第二章节第17条文:常年大会决议事项的方式,

(1) 任何需要年会决定的事项,均应以举手方式决定“除非业主或其代理人要求以投票方式表决”。

这句法律条文所表达的意思就是,一旦有合格投票人(Qualify Voter ) 要求以持有的单位面积比重来投票,持有大量单位或超大面积的大业主,将很容易获得投票表决控场权。

如果是以举手投票的方式进行表决,大业主将无法善用其比重优势。

还有,2013年分层管理法令第22条文中的(f)与(g) 。

(f) 在任何年会上,包括第一次年会,为了确定法定人数,发展商应被视为一个个体(一个人),无论有关发展项目内尚未出售的地块数量如何; 以及

虽然法令表示在年会时,发展商只可委任一个人来代表所有所拥有的未出售单位,来限制发展商委任许多代表(proxy)来控场,但条文(g)却授予发展商所有单位的投票权。

(g)在任何年会上,包括第一次年会上,为了确定投票权,发展商对于发展项目内尚未出售的地块,应拥有与该股买家拥有同等的投票权。

白话的解释就是,发展商可按照第二章节中第17条文的规定,按照持有的总面积来投票。

共管楼宇的年会变成了发展商或大业主的聚会。

人数多却无法拿控场权
个案:

如果年会现场出席者有100人(合格投票者),99人个别持有一个单位(假设面积是1000方尺),而发展商的代表(虽然只是一个人)却拥有100个面积1000方尺的单位。这等于发展商的一个人就是全场的简单多数票(Simple Majority),当回佣进入投票表决环节时,虽然99位个别单位一人一票投了反对,发展商却可按照一人100个单位面积的比例来推翻,并获得简单多数票,通过该议案。(*注:这是合法合规的哦)

如果,一座拥有 3134 个大大小小之个别单位的高密度综合发展项目(SoHo + 套房 + 零售单位 + 私有化的停车场)。当零售店铺的业主与停车场业主的单位面积,就占了全场个别单位综合近六成的总面积。

年会所有的决议案,如何投票都是大业主说了算。

小业主固然不同意,但法律授予业主的投票表决权,明文条例就是这样,虽然小业主强烈表示不公平,但别忘了,大业主也得清了管理费才换来投票表决权的,这样的个案如何判定公平呢?

综合型发展计划,虽然提供了许多功能上的方便,同时也因为“民居+商用”的需求个不相同而出现管理委员“意见不一致”的僵局。

所以,2013年分层管理法令第二章节中第17条文,授予合格投票人(Qualify Voter) 要求以持有的面积比重来投票的权利,让持有大量单位或超大面积的大业主,将很容易获得投票表决控场权。

个人单位代表无参选资格
另一个法律的灰色区域!

分层管理法确实表示,如果个别单位是私人有限公司(法人)持有,它可以委任代表( Proxy )出席年会。代表有限公司的人(Proxy)在分层管理法的架构下,除了拥有投票权,还拥有可竞选管理委员的权力。

这权力“有别”于个人持有的单位,如果您是以私人名义持有共管楼宇的单位,因无法出席年会所以委任代表,他/她只能有投票表决权,并无竞选管理委员的权力。

结果,造成钻法律漏洞,当发展商除了发展的公司持有未出售单位外,通常都会把某些的单位转让给集团持有的公司(非发展商公司),这样就可确保掌控年会的法定人数(Quorum),透过私人有限公司所持有单位的投票权,委托了给法人代表,即合法的Proxy( Company Representative),然后再把朋党(Friendly Parties)单位的投票权委任给集团雇员出席年会是完全合法合规的行为。

通过这样安排:

1)发展商就可以派一位代表(Proxy ) ,代表发展商的所有未出售单位;

2)委任多位公司代表( Company Representative);因每家私人有限公司都可个别委任公司代表,并拥有该单位的投票权和竞选管理委员权;

3)把控所有朋党持有单位的投票权, 透过代表(Proxy),虽无竞选管理委员权,但可以提供控场的表决权。

就这样个别单位业主,一人一票的情况,却因大家互不相识难以凝聚力量抗战,共管楼宇的年会变成了发展商或大业主的聚会。全程控场。业主发狂也无用,因一切按照律法章程推行合法、合规。

笔者呼吁地方政府发展部关注这类的无奈困境,不公平的公平,民怨沸腾但却因法令的限制无能为力。

Categories趋势

坚决反对组屋重建 发展商没辙

2023年05月28日

管理机构态度坚决,
完全没商量余地

重建计划将引起人口密度暴增和交通拥堵问题,组屋业主坚决反对。

大城堡斯里恩达花园廉价组屋重建计划引起居民强烈不满,并拒绝与发展商进行沟通。吉隆坡市政局给发展商2周限期,以争取75%组屋业主同意,达到提呈重建计划书的门槛。

行动党士布爹区国会议员郭素沁助理蓝诗琳透露,郭素沁早前带领大城堡斯里恩达花园睦邻计划委员会、组屋管理机构及大城堡居民协会代表到吉隆坡市政局大厦,与联邦直辖区局总监、吉隆坡市长、吉隆坡市政局相关部门及发展商代表开会,尽管发展商取得延长期限的同意,惟睦邻计划委员会及组屋管理机构依然坚持反对的立场。

她说,发展商曾尝试要求与睦邻计划委员会及组屋管理机构见面,但后者态度坚决,完全没有商量的余地。

发展商仅取得72%业主的同意,所以向当局申请延长期限。

发展商表明会赔偿一栋57层楼高、共689个单位的公寓给居民,惟双方都无法达成共识,导致会面陷入僵局。

斯里恩达花园组屋占地10.3英亩,有12座5层楼,共689个单位,部分居民自接获吉隆坡市政局的通知,指发展商有意重建该区后,一直强烈反对有关计划,以致目前仅获72%业主同意。

根据发展商的计划,将兴建超过3600个公寓单位的大型商业住宅区,同时拨出2.21英亩地段重建1座57层楼高、涵盖停车场、基设、空中设施及689个单位的高楼住宅,以屋换屋的方式补偿给该组屋原有的689名业主。

联邦直辖区局及吉隆坡市政局要求发展商在2022年4月至2023年4月期间,取得75%的业主同意,才可将组屋重建计划书提交给相关单位。惟发展商仅取得72%业主的同意,所以向当局申请延长期限。

Categories问诊室

拿钥匙8个月 共管机构仍无踪影

2023年05月17日

物管专家:张惟越
物业管理人
佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com

 

问:

您好,我们公寓从去年8月交屋到现在,公寓管理机构还未成立,发展商通知我们并不会成立JMB而是必须直接等超过30%屋主完成MOT后成立MC,理由是根据Strata Management Act 1985 Chapter 3,我看不懂里面的条例说明。

目前的管理问题很多,包括公共空间油漆脱落、电梯维护问题、Access Card由于管理通过向发展商Supplier提供的100张新的白卡有问题导致遗失旧卡的屋主无法申请新卡(管理层给的理由是Supplier要求额外收费才愿意调整白卡频率)等等。

最近还有屋主提出我们缴交管理费用的银行户口属于发展商,而且管理机构一直无法公布管理开支账目,多次询问都被拖着,几个月了。最近有屋主提出向COB寻求协助,COB好像给了一些建议。

2年缺陷保修期很快要过了,公寓公共空间的缺陷却没有follow up,发展商成立的管理机构也对我们爱理不理,什么都拖,请问我们可以如何处理?

JH


JH 谢谢你的提问,

提问(1) 的答案

根据2013 年分层管理法令,第17条第(1)文的明文规定,发展商必须在交楼日算起(英文 Vacant Possession)不超过12个月以内,召开第一届的常年大会以建立JMB ,并且把公寓的管理工作交接给JMB,否则被视为发展商犯罪。

但是,该条文中的第5(a)附属条文,却是这样表示:

如果土地局的Strata Book 已开启后,发展商还无成了联合管理机构(JMB),哪举办年会成立联合管理机构(JMB)以无需要了。

发展商需要举办年会成立管理机构(Management Corporation),但是,成立管理机构的另一个先前条件则是,需要25% 的单位业主完成分层地契的认领 (Strata Perfection) 您需要先确认,Strata Book 是否开启了?

如果您发现发展商没有按时召开第一届大会:

1)您可以写信举报给建筑物委员会(COB)投诉,COB 会任命人召开第一届的常年大会,该大会一切费用由发展商支付。

2)业主也可以通过分层仲裁庭提起诉讼, 通过分层仲裁庭庭諭强制开第一届的常年大会,并成立共管机构。

而,召开管理机构年会的的先前条件就是至少 25% 的业主(不包括土地的原业主和开发商)完成分层地契的认领,并登记在Strata Roll 里。

提问(2) 的答案

缺陷的课题与日常管理的难题,需要安排与管理单位对话,如果管理单位还是发展商,就要求与发展商的客服对话。

如果遇到逃避责任的发展商,您可直接向仲裁庭立案庭审

提问(3) 的答案

根据2013 年分层管理法令,第14条第(1)(a)文的明文规定,发展商需要完成会计审计评估,如无就等于抵触法令,可面对不超过马币250千的罚款,或不超过3年的牢狱之灾,或两者兼施。

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Categories问诊室

如何鼓励业主出席AGM?

2023年03月8日

物管专家:张惟越
物业管理人
佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com

 

问:

张先生,您好!

可否分享经验,您所管理的共管楼宇,是如何鼓励业主出席AGM?我居住的公寓,业主们都不太出席AGM,我住了6年,每次都是小猫三两只,想反馈或投诉什么事项,都没人理。

Cherrie


答:

Cherrie,您好!

这是好问题,目前没有特别好的方案,但是在楼宇的显眼处上布条后,在提供餐点却是有改善出席率。

其实,业主应该参与一年举行一次的AGM,这可以让业主更了解公寓的情况。有问题或不满可以当场提出,并寻找解决方案。

通过参与AGM也可以了解管理层的素质。

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大会7天前呈动议 不受理?

2023年01月30日

黄伟益
产业管理顾问

 

大会7天前提动议,
下一次会议才能讨论,意义何在?

共管机构或管理机构每次召开大会时,若有业主在大会7天前,通过书面方式提呈动议要求纳入大会议程讨论,管理委员会究竟该如何处理?

根据2013年分层管理法令第2附表第13(2)条文,一旦接获这个书面动议,管理委员会就须将这个动议纳入“下一次”大会的议程,并将这个动议通告张贴在布告板上。

这里最具争议性的部分,就是何谓下一次大会?有人说这并非指即将召开的常年大会或特大,而是下一个还未订明日期,还不知何时要召开的常年大会或特大。这可能是指一年后才要召开的常年大会。如果是这样,为何要在此时此刻允许业主提出这样的动议呢?

这样的主张甚至还有律师附和,辩称由于大会7天前才提呈动议,基于未有足够时间将动议内容发予所有业主,而来不及让这个动议纳入即将召开的大会来提呈,进而让所有业主对之作表决。

这样的看法也许没错,但若这样的动议须拖到下一次大会才纳入议程,其实根本就没有必要规定在大会7天前要提呈。如果要等到下一次召开的大会才能提呈,就没有必要规定管理委员会须将此动议纳入大会议程,而且还要张贴在布告板上示众。

规定没必要存在

若这样的动议只能等到下一次大会才提呈,这意味着管理委员会召开下一次大会时,就可以直接将动议内容纳入大会通告,并将这个通告寄给所有业主。所谓大会7天前要提呈动议的规定,根本就没有必要存在了。

所以说,任何人若基于法令书面所使用的字眼,而强行把这样的动议延至下一个连日期都还未有着落的大会来处理,这只能显示管理委员会害怕面对业主所提呈的动议,完全违反了民主的真正意义。

按照一般常理,若业主在大会7天前所提呈的动议,只能拖到下一次大会才能纳入议程来讨论,试问有谁会在这个时候提呈这类的动议?更何况,有些动议内容可能是有时效性的,可能再过几个月后就变得英雄无用武之地了。

举个例子,若业主动议要通过大会采取法律行动,对付发展商或撤换某位管理委员,这样的动议有必要即时获得处理,否则再拖上几个月就没有实际意义了。当然,也有一些业主可能趁机动议要通过对管理委员会投以不信任动议,这是否合乎法律,则是见仁见智的问题了。

敢于面对公然对质

照我看来,业主在大会召开7天前所提呈的动议,都必须通过即将召开的大会来提呈,而不是延至下一次大会才来提呈。作为管理委员,你必须敢于面对业主的公然对质,否则你就失去了作为管理委员的正当性。

此外,任何由业主所提呈的动议,管理委员会无权作任何修饰,或拒绝任何当中的动议。所有动议须按照原有内容来提呈,并交由业主决定是否采纳。

规定或让有心人利用
反制业主影响决策方向

任何动议必须在大会7天前通过书面提出的规定,往往让有心人利用来反制其他业主,让他们在大会提出任何临时动议,来影响整个大会的决策方向。

我们在参与大会的过程,偶尔有需要根据现场的民意取向,提出修正动议或替代动议。举个例子,大会有个提案要求通过针对任何乱抛垃圾者,每次开罚200令吉。

这个时候,若有业主临时动议,提出将提案修正为每次开罚不超过100令吉,这就是所谓的修正动议。

若有另一名业主临时动议,提出所有喂食鸽子的行为不属于乱丢垃圾,而不能对这类行为开罚,这就是所谓的替代动议。

像这样的修正动议或替代动议,其实是应该被允许的。负责主持大会的业主或是从旁协助的律师,不应一律以这类动议没有在大会7天前通过书面提出,而断然拒绝。

一旦有替代动议,议长须让在场业主针对替代动议先作表决,随后才针对修正动议作表决。当修正动议被通过,大会就没有必要针对原本所提呈的动议作表决。不过,当修正动议不获得通过,大会就必须回到原来之动议去作表决。

这样的议会常规,对许多社团组织都是非常熟悉不过的运作。然而,为何这对高楼所设立的共管机构或管理机构,却变成像是个“洪水猛兽”?这是我百思不得其解的问题之一,最终看来只能诠释为一些人尽信法律,却不懂得善用法律的心态在作怪吧!

制订附加管理法规
须予21天大会通告

任何共管机构或管理机构要制订附加管理法规,就必须给予21天的大会通告,始能在常年大会或特别大会提呈,并寻求不少过75%在场的业主通过来立法。

有些业主争论,他们能否通过在大会召开7天前,提呈书面动议来制订附加管理法规?对我而言,制订附加管理法规是一套严谨的工作,绝不是一般业主可以胜任的。

就以国会为例,任何国会议员可以提呈私人动议,要求国会辩论并作表决。然而,类似的动议通过之后,只能够改变政府的政策,却无法改变政府所制订的法令。

就像内阁早前通过废除强制性死刑,只要政府一天不通过国会提呈法案,将强制性死刑的相关法律条文拿掉,法官始终无权不判毒贩或杀人贩死刑。

虽然国会的议会常规允许任何议员,包括在野党议员提呈私人法案,但私人法案还胥视政府本身的立场。如果政府所持的立场是否定的,这个私人法案始终无法登上大雅之堂,成为被国会通过并落实的法令。

这就解释了伊党主席哈迪阿旺个人所提呈的1965年回教法庭法令修正法案,为何到今天始终无法在国会三读通过成为真正的法律。

若业主要提呈动议,禁止民宿运作,即使这个动议获得大会通过,这始终无法自动变成高楼的管理法规,让管理层即刻推行相关措施来禁止民宿运作。

反之,管理层有必要根据这个大会的决定,然后详细地制订管理法规,再将之提呈下一次召开的大会来采纳。

否则,管理层若只是根据大会所通过的动议,就即刻禁止民宿运作并开罚,这根本就是滥权之举,而所采取的行动更可能会面对司法挑战。

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分层地契有地住宅可否打通?

2023年01月13日

法律专家:张玮真律师
VALERIE CHONG & CO
vc@valeriechong.com

 

问:

张律师,您好!

我和我弟弟购买了分层地契的有地住宅(Strata Landed House)。根据法令,分层地契住宅无法改变外观,但我们想要把两间屋子打通,变成一个大家庭一起住,那这过程势必会有外观上的变化,请问我该怎么做呢?

Tan


答:

Tan, 您好!

根据2013年分层管理法令, 在没有取得管理机构和当地机构的批准之前,屋主不可任意对房子进行更改或油漆, 包括外墙、 窗户、 阳台和大门等等。

而且,更不允许展开将更改建筑外观的活动,包括弄坏公共设施和破坏建筑构造的装修。

如果在未能获得批准的情况下装修,管理机构有权向法庭或者分层管理仲裁庭起诉业主。

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官员作风不一 管理机构纠纷大

2022年10月31日

黄伟益
产业管理顾问

 

官员作风大不同,
该如何整顿乱糟糟的管理机构?

国内所有分层建筑物皆归个别地方议会的建筑总监所管辖,然而鉴于各别建筑总监对法律的诠释有别,甚至是处事作风不同,有时不只解决不了分层楼宇的管理权纠纷,反而为整个事端添乱。

尽管2013年分层管理法令给予建筑总监很大的执法权,但同一条法令,在不同的地方议会却可能有不同的诠释结果,进而可能引发更多新的纠纷。

该法令规定,所有共管机构或管理机构必须由最少3人或最多14人组成。

若因为某些委员辞职,导致剩下的委员不足3人,在这个情况下,这个委员会就会被视为不合法,或相等于自动解散。

然而,当我针对这个问题咨询某位建筑总监时,官员的答复却是这个委员会还存在,只是他们没有法定人数召开会议而已。

建筑总监甚至主张由他们当中选出一人来召开特大。若原本只有4位委员,而当中有两人辞职,建筑总监指只能通过特大选出两位新的业主来填补,而原本的两位委员还可继续出任委员。这简直是完全无视法令的各项规定。

无视法令条款

我向这些官员反映,指这是完全不可理喻的。

我还告诉他们,根据我曾接触的其他地方议会建筑总监,一旦委员不足3人时,建筑总监会立即拉队到这个分层建筑,在社区范围内张贴通告,要求业主提名适当的人选,让建筑总监委员来召开特大。

虽然我尝试举出这些例子来说服这些官员,但他们依然大言不惭地告诉你,其他地方议会的建筑总监可以有不同的做法,但该地方政府建筑总监将会按照他们一向来的做法,让剩下来的委员当中一人来召开特大,并依然所悬空的位子选出所限定的人数来填补。

该名建筑总监完全无视2013年分层管理法令第2附表第2(4)条款的规定,让业主能通过所召开的特大,并根据特大所决定的委员人数,全面推选出新的班底来领导共管机构或管理机构。

房政部须插手

若共管机构或管理机构完全按照建筑总监“错误的指示”召开特大,即使这个特大顺利召开并选出新的领导班底,一旦有业主不满而入禀分层管理仲裁庭或法庭挑战,到时候整个特大岂非要做废?并须重新召开特大,再选出新的领导班底?

看来,负责协调各地方议会建筑总监运作的房屋及地方政府部,有必要重新检视个别地方议会建筑总监部门官员的素质,否则这些素质参差不齐的官员,最终只会让各种管理纠纷火上添油,进而形成一发不可收拾的局面。

检控能力受质疑

除了梳邦再也市政厅之外,很少听见其他地方议会的建筑总监,会积极针对触犯或违反2013年分层管理法令者采取行动,很多时候甚至连开罚单的勇气都没有。

地方议会不对付违令者原因

(1) 公务员的陋习或个人习性,不敢轻易得罪有权有势的人

(2) 不懂检控程序,甚至连开档调查的程序也不懂

(3) 没有专业的训练,或对相关法律的掌握不足

(4) 政治干预或来自上头的压力,尤其是针对某某发展商的个案

结果有发展商或管理委员没有按时召开常年大会、没有按时将账目送交审计司、担任管理委员超出限期却不愿主动下台,甚至针对分层管理仲裁庭所作的裁决,完全不当一回事。

反观梳邦再也市政厅建筑总监,不只主动提控所有不遵守分层管理仲裁庭的个案,还将那些违背指示不召开常年大会的管理委员控上庭。他们不只要面对罚款,甚至可能随时被判坐牢,这才能达到以儆效尤的效果。

签查封令 一再推塘

我曾在去年5月向某地方政府建筑总监申请查封令(Warrant of Attachment),寻求对付两个拖欠管理费不清还的业主。

然而,时至今日,这两个查封令一直签不下来,而官员一直以各种借口来推搪。

除了针对拖欠管理费业主入禀仲裁庭,管理层的另一个管道就是向建筑总监申请,由建筑总监签发查封令,让你可以针对拖欠管理费的业主,查封其单位内的流动财产,或是在同一个州属内可以查获的流动财产。

这类查封令无疑相当有效,甚至比通过入禀分层管理仲裁庭或法庭更加省时、省钱又省力。不过,上述建筑总监却以各种属于政治考量的借口,拖延发出查封令让共管机构或管理机构去对付相关业主。

我所碰到的另一个情况,则是当我向另一个地方政府的建筑总监申请查封令,官员竟告知,他们从来没有处理过这类申请,也不知道要如何处理我们所提出的申请。

由此可见,许多地方议会建筑总监部门的官员,确实面对相当严重能力不足的问题。

或许,经历这次全国大选后所选出,并受委为房屋及地方政府部长的新人选,有必要认真看待这方面的问题,并采取严厉的态度去全面整顿才行了。

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公寓账目管理 一大难事?

2022年08月29日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

物业管理得当,
账目要分明!

财务管理是整个产业管理最重要的一环。若管理得当,管理层则将如鱼得水,能够徜徉自在;否则,管理层就如一条“咸鱼”,随时会被业主追究。

当共管机构或管理机构所管理的资金一旦高达50万令吉,甚至是超过100万令吉时,却可能引来有心人觊觎,进而策动抹黑管理层等行动。

这就令产业经理处于两难的局面。身为产业管理经理,一方面,我们想为管理委员会储备更多所需资金,有时甚至要想办法跟欠债的业主讨回钱,另一方面却极不愿意看到本身所管理的物业,出现业主跟管理委员会关系紧绷的局面,甚至让产业经理难以持平地应对大局。

不管怎样,产业经理除了协助管理委员会解决业主的各项投诉,以及确保各项维修工作到位之外,若能把整盘账目处理妥当,势必让整个产业管理取得画龙点睛之效。

一般有相当规模、资源及管理架构完善的产业管理公司,肯定聘有本身的会计人员协助管理层处理他们的账目。

一些管理委员会或会选择将账目管理外包给会计楼处理,或是另聘会计书记来负责这类工作。

最糟糕的情况,就是那些没有委任产业管理公司协助打理,没有将会计工作外包,而全部职员都是自行聘请的共管机构或管理机构,原以为这种管理模式将能够为管理委员会节省更多开销,但最终经常看到的局面,却可能是有人徇私牟利。

徇私牟利见惯不怪

这种情况我们经常见惯不怪。然而,最痛苦的还是,当有关资金因有人徇私舞弊而“不翼而飞”后,整盘账目又要如何做出来呢?在各种相关文件不完整的情况下,产业经理又要如何把整盘账目弄得相对完整,这绝对是一件相当吃力不讨好的工作。

在审计工作方面,所有审计报告在这个财政年度各项分类账(Ledgers)的期初余额(Opening Balance),都是要承自上个财政年度的期末余额(Closing Balance)。

举个例子,若管理层在2019至2020年的账目因许多文件缺失,还未经过审计,我们绝不能跳过这两年的账目,要求审计司直接审计2021年的账目,这根本是行不通的。

若非得到建筑总监特别允准,让管理委员会能够跳过某个年度的账目,直接以2018年的期末余额用作2021年的期初余额,否则再怎样烂的账目最终还是要送交审计司,而审计司在无法核对许多重要文件或记录的情况下,只好在这份审计报告打下“Qualified Account”的字眼。

在会计学里,您不要以为看到有“Qualified”的字眼,就以为这个账目审计过关而高兴不已。

其实,这个“Qualified”字眼恰恰反映了您的账目不过关,让审计司无法顺利完成整个审计工作,进而保留给予这个账目任何正面评价。

审计账目未完 常年大会照开

许多共管机构或管理机构总喜欢以审计账目还未完成,尽量拖延召开常年大会的时间。

然而,即使在审计账目未能完成的情况下,常年大会仍必须按照法律规定,每年且必须从上个常年大会的日期算起,在未超过15个月的情况下召开。

当然,管理委员会就必须在常年大会上交待,为何无法准时完成账目的审计工作?即使没有审计账目,管理层也无须将未经过审计的管理账目在常年大会上提呈。

毕竟,任何未经过审计的账目都是不能在常年大会提呈或寻求通过的。

若这些账目在常年大会过后始完成审计,管理委员会可以选择另行召开特别大会来提呈,或者等到下一次召开常年大会时才提呈,这完全要看业主的整体意愿来作判断。

对于任何完成审计的账目,若提呈至常年大会时不被业主所接纳,大会则可以要求另行展开法务审计(Forensic Audit)。

当然,法务审计肯定要涉及更高的专业收费,其次则是许多审计司未必愿意接手这方面的工作。

另一个可行的管道,则是通过援引2013年分层管理法令第26(2)条文或是第62(2)条文,针对共管机构或是管理机构的账目,要求建筑总监委任审计司介入展开法务审计。

若建筑总监不肯,任何人可以通过入禀分层管理仲裁庭,将建筑总监列为答辩人,并要求仲裁庭作相关谕令。

须至少有2银行户头

根据2013年分层管理法令的规定,每个共管机构或管理机构必须开设至少两个银行户头,其一用以存入业主们所缴付的管理费,其二则用作储备金户头。

在这个法令诞生之前,国内许多银行通常都不允许共管机构或管理机构,在同一间银行开设超过一个来往户头。不过,这个问题如今早已解决,而国内银行如今都解除了这个限制。

若您的共管机构或管理机构还未开设第二个户头,作为储备金户头,则应该立即去开设这个户头。

一旦这个储备金户头开设之后,管理层必须将所收到的储备金存入这个户头,甚至把当中一部分储备金转为定期存款,以赚取更高的定存利息。

由于法律早有这方面规定,若您的共管机构或管理机构未开设这个储备金户头,则可能会面对一些审计司不愿接手完成您的账目审计工作。

在账目无法如期完成审计的情况下,管理委员会就可能会被业主兴师问罪,甚至面对被业主拉下台的风险。

其实,2013年分层管理法令有规定,任何共管机构或管理机构若未能如期审计账目,可能会被提控甚至被判罚款不超过25万令吉、不超过3年监禁或两者兼施。

虽然目前还未有任何共管机构或管理机构在这个情况下被对付,但还是要奉劝各位勿以身试法,以免让自己成为全国首例。

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管理委员辞职不交接将受罚!

2022年06月20日

张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com
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管理委员集体一跑了之?
当心吃牢饭!

共管楼宇管理委员如果集体辞职,是否还需背负法律责任?

某个共管楼宇联合管理机构的管理委员,在该楼宇成立管理机构第一次管理机构年会举办的数天前集体呈辞,导致刚透过票选上任的委员面对交接困难。

而全体辞职的管理委员(联合管理机构)则宣称他们已经离职,所以无需出席交接会议,也没有责任完成交接动作。真的是辞职就一了百了?

其实不是,因根据2013年分层管理法令第27(2)条文,联合管理机构需在管理机构第一次年会举行后的3个月内解散,并在不超过一个月的期限内:

(a)把联合管理机构所登记的所有管理账户资金,在扣除了须支付的楼宇维修与保养开销后,余额须悉数转入管理机构的管理账户和偿债基金账户;

(b)把以下的文件转交给管理机构:

(i))其它任何的法律条规;

(ii)管理账户与偿债基金账号的已审计账户,或是如果有关账户都还未完成审计,则移交未审计账户;

(iii)联合管理机构的所有资产与债务;

(iv)在2013年分层管理法令第15(3)条文下,发展商交付给联合管理机构的文件;

(v)该建筑物或需分拆为个别单位的土地或共用资产,维护与管理的所有文件记录。

如果依据2013年分层管理法令第(2)(b)(ii)条文移交未经审计的账目,那么,联合管理机构需在自管理机构第一次年会举行当天算起不超过3个月内,将联合管理机构的经审计账目移交给管理机构。

如果联合管理机构未能遵守2013年分层管理法令的第(2)或(3)条文,联合管理机构的每一位管理委员就触犯法律了,一经定罪,将面对不超过25万令吉的罚款,或不超过3年的牢狱之灾,或两者兼施。

虽然职务因辞职而告一个段落,但细心阅读2013年分层管理法令,法律上的责任唯有完成交接,才算完事。

笔者呼吁管理委员勿意气用事,要做个有担当的管理委员,好好地完成权力交接,把法律明文规定的的交接程序完成,才算功德圆满,不然全体委员将面对法律制裁。

科普物业管理常识:

何时需成立管理机构?

每栋楼宇一旦有超过25%单位的业主完成地契注册,该楼宇的管理法人(Corporate Body)就会从联合管理机构(Joint Management Body,简称JMB)自动升级为管理机构(Management Corporation,简称MC),这时发展该共管楼宇的发展商就完成使命,接下来就得按照2013年分层管理法令中的第58条文,召集向土地局完成转名手续的单位业主召开第一次管理机构的年会,遴选代表管理机构的管理层,即管理委员,然后把楼宇的管理权全权交托给与新设立的管理机构。

管理3阶段

共管楼宇在不同的阶段的合法管理单位,可分成3阶段,并由法人团体管理:

第一阶段:发展商管理期Developer Management Period

第二阶段:联合管理机构管理期Joint Management Body Management Period

第三阶段:管理机构管理期 Management Corporation Management Period

管理期限

  • 发展商管理期(Developer Management Period)

是从发展项目的第一个单位领钥匙当天开始计算,为期不超过13个月,发展商需举办联合管理机构第一届年度大会,并由一位发展商代表与最少3位及最多不超过14位单位业主,组成联合管理机构。

  • 联合管理机构管理期(Joint Management Body Management Period)

是从联合管理机构第一届年会举办日开始计算,不超过15个月内都是联合管理机构管理期,这期间管理委员的组合一样,是由一位发展商代表与最少3位及最多不超过14位单位业主组成。

  • 管理机构管理期(Management Corporation Management Period)

是当该楼宇的个别单位买家完成地契注册。当该楼宇25%单位业主完成地契登记后,由发展商主导举办管理机构第一届年度大会。可竞选管理机构管理委员的业主,需完成分层地契认领手续才能参与竞选,而发展商则完成了使命,并解除该楼宇的管理责任。

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