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官员作风不一 管理机构纠纷大

2022年10月31日

黄伟益
产业管理顾问

 

官员作风大不同,
该如何整顿乱糟糟的管理机构?

国内所有分层建筑物皆归个别地方议会的建筑总监所管辖,然而鉴于各别建筑总监对法律的诠释有别,甚至是处事作风不同,有时不只解决不了分层楼宇的管理权纠纷,反而为整个事端添乱。

尽管2013年分层管理法令给予建筑总监很大的执法权,但同一条法令,在不同的地方议会却可能有不同的诠释结果,进而可能引发更多新的纠纷。

该法令规定,所有共管机构或管理机构必须由最少3人或最多14人组成。

若因为某些委员辞职,导致剩下的委员不足3人,在这个情况下,这个委员会就会被视为不合法,或相等于自动解散。

然而,当我针对这个问题咨询某位建筑总监时,官员的答复却是这个委员会还存在,只是他们没有法定人数召开会议而已。

建筑总监甚至主张由他们当中选出一人来召开特大。若原本只有4位委员,而当中有两人辞职,建筑总监指只能通过特大选出两位新的业主来填补,而原本的两位委员还可继续出任委员。这简直是完全无视法令的各项规定。

无视法令条款

我向这些官员反映,指这是完全不可理喻的。

我还告诉他们,根据我曾接触的其他地方议会建筑总监,一旦委员不足3人时,建筑总监会立即拉队到这个分层建筑,在社区范围内张贴通告,要求业主提名适当的人选,让建筑总监委员来召开特大。

虽然我尝试举出这些例子来说服这些官员,但他们依然大言不惭地告诉你,其他地方议会的建筑总监可以有不同的做法,但该地方政府建筑总监将会按照他们一向来的做法,让剩下来的委员当中一人来召开特大,并依然所悬空的位子选出所限定的人数来填补。

该名建筑总监完全无视2013年分层管理法令第2附表第2(4)条款的规定,让业主能通过所召开的特大,并根据特大所决定的委员人数,全面推选出新的班底来领导共管机构或管理机构。

房政部须插手

若共管机构或管理机构完全按照建筑总监“错误的指示”召开特大,即使这个特大顺利召开并选出新的领导班底,一旦有业主不满而入禀分层管理仲裁庭或法庭挑战,到时候整个特大岂非要做废?并须重新召开特大,再选出新的领导班底?

看来,负责协调各地方议会建筑总监运作的房屋及地方政府部,有必要重新检视个别地方议会建筑总监部门官员的素质,否则这些素质参差不齐的官员,最终只会让各种管理纠纷火上添油,进而形成一发不可收拾的局面。

检控能力受质疑

除了梳邦再也市政厅之外,很少听见其他地方议会的建筑总监,会积极针对触犯或违反2013年分层管理法令者采取行动,很多时候甚至连开罚单的勇气都没有。

地方议会不对付违令者原因

(1) 公务员的陋习或个人习性,不敢轻易得罪有权有势的人

(2) 不懂检控程序,甚至连开档调查的程序也不懂

(3) 没有专业的训练,或对相关法律的掌握不足

(4) 政治干预或来自上头的压力,尤其是针对某某发展商的个案

结果有发展商或管理委员没有按时召开常年大会、没有按时将账目送交审计司、担任管理委员超出限期却不愿主动下台,甚至针对分层管理仲裁庭所作的裁决,完全不当一回事。

反观梳邦再也市政厅建筑总监,不只主动提控所有不遵守分层管理仲裁庭的个案,还将那些违背指示不召开常年大会的管理委员控上庭。他们不只要面对罚款,甚至可能随时被判坐牢,这才能达到以儆效尤的效果。

签查封令 一再推塘

我曾在去年5月向某地方政府建筑总监申请查封令(Warrant of Attachment),寻求对付两个拖欠管理费不清还的业主。

然而,时至今日,这两个查封令一直签不下来,而官员一直以各种借口来推搪。

除了针对拖欠管理费业主入禀仲裁庭,管理层的另一个管道就是向建筑总监申请,由建筑总监签发查封令,让你可以针对拖欠管理费的业主,查封其单位内的流动财产,或是在同一个州属内可以查获的流动财产。

这类查封令无疑相当有效,甚至比通过入禀分层管理仲裁庭或法庭更加省时、省钱又省力。不过,上述建筑总监却以各种属于政治考量的借口,拖延发出查封令让共管机构或管理机构去对付相关业主。

我所碰到的另一个情况,则是当我向另一个地方政府的建筑总监申请查封令,官员竟告知,他们从来没有处理过这类申请,也不知道要如何处理我们所提出的申请。

由此可见,许多地方议会建筑总监部门的官员,确实面对相当严重能力不足的问题。

或许,经历这次全国大选后所选出,并受委为房屋及地方政府部长的新人选,有必要认真看待这方面的问题,并采取严厉的态度去全面整顿才行了。

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公寓账目管理 一大难事?

2022年08月29日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

物业管理得当,
账目要分明!

财务管理是整个产业管理最重要的一环。若管理得当,管理层则将如鱼得水,能够徜徉自在;否则,管理层就如一条“咸鱼”,随时会被业主追究。

当共管机构或管理机构所管理的资金一旦高达50万令吉,甚至是超过100万令吉时,却可能引来有心人觊觎,进而策动抹黑管理层等行动。

这就令产业经理处于两难的局面。身为产业管理经理,一方面,我们想为管理委员会储备更多所需资金,有时甚至要想办法跟欠债的业主讨回钱,另一方面却极不愿意看到本身所管理的物业,出现业主跟管理委员会关系紧绷的局面,甚至让产业经理难以持平地应对大局。

不管怎样,产业经理除了协助管理委员会解决业主的各项投诉,以及确保各项维修工作到位之外,若能把整盘账目处理妥当,势必让整个产业管理取得画龙点睛之效。

一般有相当规模、资源及管理架构完善的产业管理公司,肯定聘有本身的会计人员协助管理层处理他们的账目。

一些管理委员会或会选择将账目管理外包给会计楼处理,或是另聘会计书记来负责这类工作。

最糟糕的情况,就是那些没有委任产业管理公司协助打理,没有将会计工作外包,而全部职员都是自行聘请的共管机构或管理机构,原以为这种管理模式将能够为管理委员会节省更多开销,但最终经常看到的局面,却可能是有人徇私牟利。

徇私牟利见惯不怪

这种情况我们经常见惯不怪。然而,最痛苦的还是,当有关资金因有人徇私舞弊而“不翼而飞”后,整盘账目又要如何做出来呢?在各种相关文件不完整的情况下,产业经理又要如何把整盘账目弄得相对完整,这绝对是一件相当吃力不讨好的工作。

在审计工作方面,所有审计报告在这个财政年度各项分类账(Ledgers)的期初余额(Opening Balance),都是要承自上个财政年度的期末余额(Closing Balance)。

举个例子,若管理层在2019至2020年的账目因许多文件缺失,还未经过审计,我们绝不能跳过这两年的账目,要求审计司直接审计2021年的账目,这根本是行不通的。

若非得到建筑总监特别允准,让管理委员会能够跳过某个年度的账目,直接以2018年的期末余额用作2021年的期初余额,否则再怎样烂的账目最终还是要送交审计司,而审计司在无法核对许多重要文件或记录的情况下,只好在这份审计报告打下“Qualified Account”的字眼。

在会计学里,您不要以为看到有“Qualified”的字眼,就以为这个账目审计过关而高兴不已。

其实,这个“Qualified”字眼恰恰反映了您的账目不过关,让审计司无法顺利完成整个审计工作,进而保留给予这个账目任何正面评价。

审计账目未完 常年大会照开

许多共管机构或管理机构总喜欢以审计账目还未完成,尽量拖延召开常年大会的时间。

然而,即使在审计账目未能完成的情况下,常年大会仍必须按照法律规定,每年且必须从上个常年大会的日期算起,在未超过15个月的情况下召开。

当然,管理委员会就必须在常年大会上交待,为何无法准时完成账目的审计工作?即使没有审计账目,管理层也无须将未经过审计的管理账目在常年大会上提呈。

毕竟,任何未经过审计的账目都是不能在常年大会提呈或寻求通过的。

若这些账目在常年大会过后始完成审计,管理委员会可以选择另行召开特别大会来提呈,或者等到下一次召开常年大会时才提呈,这完全要看业主的整体意愿来作判断。

对于任何完成审计的账目,若提呈至常年大会时不被业主所接纳,大会则可以要求另行展开法务审计(Forensic Audit)。

当然,法务审计肯定要涉及更高的专业收费,其次则是许多审计司未必愿意接手这方面的工作。

另一个可行的管道,则是通过援引2013年分层管理法令第26(2)条文或是第62(2)条文,针对共管机构或是管理机构的账目,要求建筑总监委任审计司介入展开法务审计。

若建筑总监不肯,任何人可以通过入禀分层管理仲裁庭,将建筑总监列为答辩人,并要求仲裁庭作相关谕令。

须至少有2银行户头

根据2013年分层管理法令的规定,每个共管机构或管理机构必须开设至少两个银行户头,其一用以存入业主们所缴付的管理费,其二则用作储备金户头。

在这个法令诞生之前,国内许多银行通常都不允许共管机构或管理机构,在同一间银行开设超过一个来往户头。不过,这个问题如今早已解决,而国内银行如今都解除了这个限制。

若您的共管机构或管理机构还未开设第二个户头,作为储备金户头,则应该立即去开设这个户头。

一旦这个储备金户头开设之后,管理层必须将所收到的储备金存入这个户头,甚至把当中一部分储备金转为定期存款,以赚取更高的定存利息。

由于法律早有这方面规定,若您的共管机构或管理机构未开设这个储备金户头,则可能会面对一些审计司不愿接手完成您的账目审计工作。

在账目无法如期完成审计的情况下,管理委员会就可能会被业主兴师问罪,甚至面对被业主拉下台的风险。

其实,2013年分层管理法令有规定,任何共管机构或管理机构若未能如期审计账目,可能会被提控甚至被判罚款不超过25万令吉、不超过3年监禁或两者兼施。

虽然目前还未有任何共管机构或管理机构在这个情况下被对付,但还是要奉劝各位勿以身试法,以免让自己成为全国首例。

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管理委员辞职不交接将受罚!

2022年06月20日

张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com
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管理委员集体一跑了之?
当心吃牢饭!

共管楼宇管理委员如果集体辞职,是否还需背负法律责任?

某个共管楼宇联合管理机构的管理委员,在该楼宇成立管理机构第一次管理机构年会举办的数天前集体呈辞,导致刚透过票选上任的委员面对交接困难。

而全体辞职的管理委员(联合管理机构)则宣称他们已经离职,所以无需出席交接会议,也没有责任完成交接动作。真的是辞职就一了百了?

其实不是,因根据2013年分层管理法令第27(2)条文,联合管理机构需在管理机构第一次年会举行后的3个月内解散,并在不超过一个月的期限内:

(a)把联合管理机构所登记的所有管理账户资金,在扣除了须支付的楼宇维修与保养开销后,余额须悉数转入管理机构的管理账户和偿债基金账户;

(b)把以下的文件转交给管理机构:

(i))其它任何的法律条规;

(ii)管理账户与偿债基金账号的已审计账户,或是如果有关账户都还未完成审计,则移交未审计账户;

(iii)联合管理机构的所有资产与债务;

(iv)在2013年分层管理法令第15(3)条文下,发展商交付给联合管理机构的文件;

(v)该建筑物或需分拆为个别单位的土地或共用资产,维护与管理的所有文件记录。

如果依据2013年分层管理法令第(2)(b)(ii)条文移交未经审计的账目,那么,联合管理机构需在自管理机构第一次年会举行当天算起不超过3个月内,将联合管理机构的经审计账目移交给管理机构。

如果联合管理机构未能遵守2013年分层管理法令的第(2)或(3)条文,联合管理机构的每一位管理委员就触犯法律了,一经定罪,将面对不超过25万令吉的罚款,或不超过3年的牢狱之灾,或两者兼施。

虽然职务因辞职而告一个段落,但细心阅读2013年分层管理法令,法律上的责任唯有完成交接,才算完事。

笔者呼吁管理委员勿意气用事,要做个有担当的管理委员,好好地完成权力交接,把法律明文规定的的交接程序完成,才算功德圆满,不然全体委员将面对法律制裁。

科普物业管理常识:

何时需成立管理机构?

每栋楼宇一旦有超过25%单位的业主完成地契注册,该楼宇的管理法人(Corporate Body)就会从联合管理机构(Joint Management Body,简称JMB)自动升级为管理机构(Management Corporation,简称MC),这时发展该共管楼宇的发展商就完成使命,接下来就得按照2013年分层管理法令中的第58条文,召集向土地局完成转名手续的单位业主召开第一次管理机构的年会,遴选代表管理机构的管理层,即管理委员,然后把楼宇的管理权全权交托给与新设立的管理机构。

管理3阶段

共管楼宇在不同的阶段的合法管理单位,可分成3阶段,并由法人团体管理:

第一阶段:发展商管理期Developer Management Period

第二阶段:联合管理机构管理期Joint Management Body Management Period

第三阶段:管理机构管理期 Management Corporation Management Period

管理期限

  • 发展商管理期(Developer Management Period)

是从发展项目的第一个单位领钥匙当天开始计算,为期不超过13个月,发展商需举办联合管理机构第一届年度大会,并由一位发展商代表与最少3位及最多不超过14位单位业主,组成联合管理机构。

  • 联合管理机构管理期(Joint Management Body Management Period)

是从联合管理机构第一届年会举办日开始计算,不超过15个月内都是联合管理机构管理期,这期间管理委员的组合一样,是由一位发展商代表与最少3位及最多不超过14位单位业主组成。

  • 管理机构管理期(Management Corporation Management Period)

是当该楼宇的个别单位买家完成地契注册。当该楼宇25%单位业主完成地契登记后,由发展商主导举办管理机构第一届年度大会。可竞选管理机构管理委员的业主,需完成分层地契认领手续才能参与竞选,而发展商则完成了使命,并解除该楼宇的管理责任。

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雪549廉价组屋没人管

2021年12月2日

拒绝开会成立共管机构?
发展商会遭罚款或监禁!

共管产业通常都设有由业主组成的机构或委员会,来负责管理和维护这个大家同住的家园。

但是在雪州,有高达549座廉价组屋,竟然没有成立共管机构(JMB),完全处于“没人管、没人维护“的状态,损害住户利益。

而这一切的罪魁祸首,就是不愿意召开常年大会成立JMB的发展商,还有抱持悲观想法而不愿出力的业主!

在2013年分层管理法(Strata Management Act 2013)中规定,只要是分层地契的住宅建筑,都必须要循序成立JMB和管理机构(MC)。

所谓的分层地契(Strata Title),大部分都是高楼住宅,如组屋、公寓等;如今也有越来越多的围篱社区属于分层地契,也同样须遵守分层管理法。

根据法令,当发展商把这些共管产业移交给买家后,1年内必须召开首次常年大会,协助成立JMB,这属于一个临时机构,由发展商代表和业主组成。

同时,在首次常年大会上,必须选举处管理委员会。在业主拿到分层地契后,就能成立MC。而JMB就会自动解散。

组屋太老旧不用成立JMB

但据雪州行政议员黄思汉所说,雪州这些廉价组屋的情况,部分是因为发展商拒绝召开首次常年大会。

他在雪州议会上的问答环节中回应万挠州议员蔡伟杰时指出,除了发展商,还有大部分的业主觉得廉价组屋过于老旧,因此拒绝成立JMB。

对于如何解决这项问题,黄思汉指出,根据法令,若发展商拒绝召开会议协助成立JMB,那将罚款25万令吉或监禁不超过3年,或两者兼施。

州政府助修复和委任管理公司

而对于业主自己不愿成立JMB的组屋,州政府计划修复这些组屋,并为他们选出管理公司,来帮忙管理和维修事宜。

除了这两大因素,一些组屋中,少过25%的屋主完成分割地契,所以没办法循序成立MC,州政府已经着手探讨解决方案,初步建议通过房贷方式分割分层地契,由银行拨出相关费用来解决。

八打灵市最多

黄思汉指出,在549个廉价组屋中,八打灵市政厅辖区占最多,有189个;加影市议会119个排行第二,巴生市议会102个排第三。

安邦再也市议会84个、莎阿南市政厅28个、士拉央市议会14个、梳邦再也市政厅6个、雪邦市议会4个及瓜拉雪兰莪市议会3个。

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泳池缺陷 发展商要担责

2021年09月27日

林国强律师
林国强律师事务所资深合伙人

 

公寓游泳池有缺陷,
谁该承担责任?

案例背景

在最近的 Dua Residency Management Corporation V. Edisi Utama Sdn Bhd & Anor 一案中,吉隆坡高等法庭命令发展商支付192万5000令吉予公寓管理机构,以修复游泳池的缺陷。

案例重点

1.原告是Dua Residency公寓的管理机构。

2.第一和第二被告是参与房地产开发的私人有限公司。

3.原告以公寓内存在着潜在缺陷 (latent defect)为由,对发展商和物业管理人提起诉讼。

4.诉状内提出公寓内现存的多种缺陷;原告的案件主要依据原告委托的顾问和检查员的报告。

5.原告声称,第一被告(发展商)未能确保公寓游泳池采用的防水系统,可以有效地防止泳池进水,进而违反其对原告的义务。

6.原告对发展商提出两项诉讼因由,即违反合约和违反法定义务。

案例裁决简要

1.法庭考虑的关键在于发展商一直持续的参与公寓的维护和管理,尽管不是单独参与。

2.很明显的另一点是,发展商所开发的公寓本身存在着缺陷,就如原告在此所投诉一般,因此不单纯是经济上的损失。

3.基于此种情况下,法官认为此处的特殊事实具有足够的接近性 (sufficient proximity),因此认定发展商对原告负有义务以确保公寓以正确并良好的手工建造,正如买卖合约中所规定的规范和批准的计划,是公正合理的。

4.就此,发展商辩称原告的申索不合时宜(time-barred),因为早在2010 年,联合管理机构(JMB) 的管理委员会就已发现泳池和露天平台的缺陷,当时在花盆和泳池下检测到漏水, 并提交诉讼的延误,是由作为原告前身的 JMB 管理委员会造成的。

5.针对这点,原告坚持认为,泳池缺陷是于2015年查看了T-Corp Engineers 2015 年度报告后才发现的,而发展商则争论说,泳池自2010年就已经存着缺陷,而且已检测到漏水迹象。

6.法官接受原告的论点,即存在着漏水症状,但这不是造成缺陷的原因,除非当时已彻底调查,以确定原因。泳池的缺陷可能是由无数原因导致,例如由于结构混凝土出现裂缝,导致水渗入泳池底板,或由于防水系统不足或与泳池无关的其他来源,而使底板被渗透。T-Corp Engineer 2015年报告得到的结论是,泳池下方和周围的泳池甲板区域,通过混凝土板,存在着直接性渗水(direct leakage & seepage)。

7.在上述情况下,法官因此认定,泳池缺陷是原告于2015年12月通过合理的努力才发现的。由于该诉讼是于2017年10月提交,这是远在法律时效期届满之前所提出的诉讼,所以此诉讼是合时宜的。

8.此建筑合约并没阐明防水系统承包商所提供的保修期,法官认为,该高档公寓的防水运作应持续10年。 然而事实上,只在首3年左右有防水功效,因为于2010年就已发现漏水。

结论
合约须阐明保修期

1.根据法院的判决,在建筑合约并没阐明防水系统承包商所提供的保修期情况下,发展商在开发高档公寓泳池的防水事故方面须承担更大的法律义务。防水系统只在首3年见效,明显不够好,并可能会引起法律责任上的问题。

2.建议发展商在委任其防水系统承包商时,需清楚地阐明并厘清,防水系统保修的期限。

3.建议管理机构发现漏水的情况后,需尽快委托顾问和检查员,以彻底调查以确定原因,并在法律时效期内对相关人士提出诉讼。

Categories问诊室

居委会有权占用停车位?

2021年08月11日

物管专家:张惟越
物业管理人
佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com

 

问:

张先生,您好!

你好,我正居住的组屋居民协会突然保留了5个访客泊车位给居委主席和要员。

请问这合理吗?我们是否有权利投诉?如果可以,该如何投诉?

Kevin


答:

Kevin,您好!

根2013年分层管理法,确实授权管理机构通过年会投票的方式,进行共用设备的功能修改。

条件是,管理机构在年会前的至少30天发出会议通知书,通知业主该提案,随后在年会上获得2/3法定投票人的认同/支持票数即可。

所以,请您向管理处确认,被保留的访客停车位是否获得法定投票人的票数支持。 如果没有,那委员会涉及越权行事,请向市议会的建筑委员反应,并要求还原,如果委员不理会,请向分层管理仲裁庭征求判决。

你也有关于房地产的问题?不管是融资、法律、物管、装修、验屋……都欢迎你电邮到prop@eNanyang.my,由驻站专家为你解答。
Categories意见

管理层有权动用储备金

2021年06月27日

黄伟益
产业管理顾问

到底动用储备金(Sinking Fund),
是否需要召开大会通过呢?
这是一个许多人都答不上来的问题。

过去几十年来,根据许多人的认知,不管是共管机构或是管理机构,若管理委员要动用储备金,用以提升某个大型项目的话,就需要通过召开常年大会或特别大会来接纳之。

事实上,根据2013年分层管理法令,根本没有规定共管机构或管理机构须召开大会,始能动用储备金。这个法令第24或第51条文有规定,储备金只能作为资本开销(Capital Expenditure),其中包括:

1)粉刷或重新粉刷属于共管产业的建筑物或其他结构;

2)购置流动产业作为共管产业用途;

3)更新或更换共管产业范围内的任何装置,以及拥有权归管理层的流动产业;

4)提升或装修共管产业;以及

5)管理层认为适当的其他资本开销。

只要管理层所要推动的大型项目符合上述条件,即使没有召开常年大会或特别大会取得业主所认同,照理管理层有权动用储备金作为这类开销。

即使是之前适用于共管机构运作的2007年建筑物与共管产业(维修与管理)法令,或是之前适用于管理机构运作的1985年分层地契法令,同样没有规定管理层须召开大会始能动用储备金。

那么,许多管理层这些年来特地召开大会,取得业主授权始动用储备金作为资本开销,岂不是个美丽的误会?我曾针对此事询问建筑总监部门官员的意见,他们同样给予我们不置可否的答复。

如果有越来越多的人,因为了解2013年分层管理法令没有这个限制,而大幅动用储备金,那又该怎么办呢?

许多楼宇业主辛辛苦苦累积起来的储备金,岂不是更快速被管理层耗尽?这些都是很实际的疑虑,然而负责制订法律的房屋及地方政府部又不觉得有此需要,我们又能怎样呢?

面对这种情况,业主其实可以通过常年大会,提呈并通过动议规定管理层每一项开销(不管是动用维修户头或储备金户头的存款)皆不得超过10万令吉。任何超过10万令吉的开销,必须通过召开大会并取得业主同意,始能进行。

禁随意分拆项目

此外,这类动议亦须规定管理层不能将某项超过10万令吉开销的项目,分拆为数个项目让每一项开销皆不超过10万令吉。这是为了避免管理层杪捷径,以便在绕过所有业主的情况下,轻易动用维修户头或是储备金户头的存款。

通过大会限定管理层每个项目的开销不得超过10万令吉,看来乃是一个更加可取的做法。这是因为通过这类限制,我们可以同一时间限制管理层,不管是从维修户头、储备金户头或是定期存款,皆不可随意动用超过10万令吉作为开销。

管理层不能因为维修户头有足够的钱,即使在没有召开大会的情况下,即可动用维修户头超过10万令吉作为开销。

这是否有法外立法的问题吗?由于2013年分层管理法令只规定维修户头及储备金可作为开销的项目,没有牵涉管理层可动用款额的任何规定,因此通过大会所接项的提案来限制管理层的权限,这应该不会有太大的争议!

拨储备金粉刷要三思

若管理层基于维修户头有足够的钱,而不要动用储备金作为重新粉刷建筑物用途的开销,这能否允许呢?其实这是一个见仁见智的问题。

根据2013年分层管理法令规定,维修户头只能充作日常或定期维修项目的开销,这包括局部性粉刷建筑物之用途。至于粉刷或重新粉刷整栋楼宇的费用,则必须通过储备金户头来支付。

相关法令的条文有强调“Shall be used solely for”,意即管理费不能用储备金作用局部性粉刷建筑物用途的开销,而维修户头则不能用来支付重新粉刷整栋楼宇之开销。

不过,这个法令有其偏颇之处。若是发展商没有遵守上述规定,则会面对刑事提控的下场。一旦罪名成立,将面对不超过3年监禁、罚款不超过25万令吉或两者兼施。

反之,若共管机构或管理机构没有遵守上述规定,则没有阐明管理层所会面对的法律后果。在这种情况下,只有留待个别业主针对管理层自行采取行动啦!

要求管理层开2户头

迄今为止,还有不少楼宇的共管机构或管理机构,没有根据法律规定开设两个户头,其一作为维修户头(Maintenance Account),其二则作为储备金户头(Sinking Fund Account)。

2013年分层管理法令有规定,不管是发展商、共管机构、管理机构,或是发展商以管理机构名义所管理的分层建筑,皆须各别开设两个户头作为上述目的。

管理层通过维修户头所收到的管理费,就必须将储备金的份额转入储备金户头。有些管理层会要求业主将管理费及储备金,分别汇入两个户头。但是,大多数管理层只用单一户头来操作,并在每个月或每两个月,才将维修户头内所收到的储备金,转入储备金户头。

如果您本身的共管机构或管理机构迄今还没有开设两个银行户头,就应该要求管理层快点这样做。

如果没有这样做,你可能会因为不符法律规定,而面对没有审计司愿意接手稽查全年账目的困境。

国内银行今天都会允许管理层,在同一个银行开设两个以共管机构或管理机构为名的来往户头。

至于哪一个户头作为维修户头或储备金户头,则交由管理层自行来决定。

一旦确定后,管理层只需对外公布维修户头的号码,让业主通过银行转账或汇钱来缴付管理费。

至于如何把储备金从维修户头转入储备金户头,这就交由管理层自行决定了。你可以每个月或是每两个月,甚至是每3个月,才一次性根据实际所收到的储备金款额,将整笔钱转入储备金户头。

一旦储备金户头累积不少的钱,管理层可以选择把其中3万或5万令吉转为定期存款,协肋管理层赚取可观的定期存款利息,这乃是可行的做法。

当然,在会计账目或是审计报告上所显示的储备金款额,乃是根据管理层所发出的会计发票总额来显示。

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附加管理条例阻公寓变民宿

2021年03月15日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

联邦法院最近针对Innab Salib及另3造,就Verve Suites Mont’ Kiara管理机构起诉公寓业主非法经营民宿而上诉的个案所作的判决,无疑对国内许多高楼管理层及业主带来及时雨,势将有效阻遏更多业主将自身产业转为民宿或爱彼迎(Airbnb)来赚钱的情况。

联邦法院的上诉判决,有效解开了高楼业主及管理层向来所面对的两大疑惑:其一乃地契所列明的土地用途,是否能受到共管机构或管理机构所制订的附加管理条例(Additional By-Laws)来限制?

其二乃民宿业主所惯称的短期出租活动(Short-Term Rental),从土地法角度来看,到底是属于租约(Tenancy),还是准证(Licence)罢了?

根据判决,即使Verve Suites Mont’ Kiara之地契,有清楚列明其地段可建设商用大楼,且只是作为服务型公寓及商用单位而已。这些经营民宿的业主争论,管理层所制订的附加管理条例,不能用来否定他们可以经营民宿的权利。

何谓附加管理条例?这就是我们向来所熟悉的House Rules(内部管理条例),即用来规范每个业主在分层建筑内所可以做,以及不可以做的各项事情。

但随着2015年分层管理(维修与管理)条例于2015年6月2日(槟州是6月12日)开始生效之后,其第三附表所列明的管理条例(By-Laws),乃是所有管理层须采纳的。

By-Laws跟House Rules有何不同?其实,国内所有地方政府所制订的法律,都是称为By-Laws或所谓的Undang-Undang Kecil,即在有限范围的某个地域所实行的法律。若是槟岛市政厅所制订的法律,就只能在槟岛范围内实施。至于某座高楼所采用的By-Laws,就只能在有关高楼范围内实行。

由于2015年分层管理(维修与管理)条例,乃通过时任城市和谐、房屋及地方政府部长在宪报颁布,其自然具有地方性法律的地位。随着管理条例推出后,所有之前由发展商所制订的House Rules,就须丢入垃圾桶了。

政府条例不能修改

除了一律采纳联邦政府所制订的管理条例之外,共管机构或管理机构可通过发出21天的大会通告,通过召开常年大会或特大来采纳附加管理条例。

所谓的附加管理条例,就是除了政府所制订的管理条例之外,管理层可以针对其未尽善之处,增订其他可适用的管理条例。不过,政府所制订的管理条例,则不能被修改或删减。

管理层有权增订附加条例

虽然Verve Suites Mont’ Kiara管理机构于2017年3月25日召开特大,通过名为House Rule No. 3的附加管理条例来限制民宿运作,包括可对业主处以每天200令吉罚款,但其所通过的House Rule其实具有附加管理条例的地位。

这个附加管理条例当时获得96票赞成及4票反对而通过。

由于这个附加管理条例乃援引2013年分层管理法令第70条文制订、提呈及通过,加上1965年国家土地法典第225条文,允许有关土地租赁可使用的条件,能被其他法律所阻碍或限制。在这种情况下,管理层有权通过增订附加管理条例,来阻止或限制业主的民宿生意运作。

短期出租不属租约形式

针对短期出租活动属于租约还是准证,联邦法院根据民宿经营者所采用的Airbnb合约条款作诠释,指证这些短期出租活动只是给予住客享有入住的准证,而不是属于租约形式。

这个入住准证并未让住客享有独自占有产业空间(Exclusive Possession)的权利。

即使国家土地法典第223(2)条文允许口头形式的租约,而第224(a)条文亦允许每周更新的租约,不过,在上述案例中,民宿业者无法提出更多有利证据,来佐证这些住客享有独自占有产业空间的权利。在这种情况下,联邦法院只好判定这些民宿业者败诉,并须支付堂费予管理机构。

联邦法院另一项有趣的判决,乃是管理层针对任何违反管理条例的业主,每一次只能处以最高200令吉的罚款,而非每一天处以200令吉的罚款。若有民宿业者将某单位转作民宿租予住客3天,管理层只能处以最高200令吉罚款,而不是3天共600令吉罚款。

须长期监控或取缔

既然联邦法院作出这项对管理层利好的裁决之后,管理层又要如何对这个问题对症下药呢?即使有联邦法院所做的决定,这不代表非法民宿业者就会在一夜之间消失,而长期的监控或取缔行动还是有必要的。

首先,当然是要先针对个别的分层建筑,增订适用于管制非法民宿活动的附加管理条例,同时赋权管理层或保安人员能采取有效的执法行动,来对付或取缔非法的民宿活动。

这些新增订的附加管理条例,须符合2013年分层管理法令第70(2)条文所划出的范畴,同时须尊重或保障业主、租户及访客所应享有的基本权利。

最重要的是,除非相关活动干扰或影响到其他邻居的居住安宁,否则管理层没有太大的权力来干预每个单位内所发生的任何事情。

即使有了附加管理条例,管理层最多只能采取事后罚款行动。若民宿业者对这些罚款视若无睹,并继续我行我素,管理层看来有必要考虑另外两种方案,其一是通过入禀法庭申请禁令,全面禁止整座大楼的任何单位转作非法民宿。

其二则是通过配合各别地区的县市议会,通过跟地方政府的执照部门配合,对这些非法业者或单位业主采取执法行动,包括对他们开罚单,或将他们直接提控上庭。

每个地方政府都有制订管制生意或贸易活动操作的法律,他们可以这项法律来对违法的业者或业主采取行动。一旦罪名成立,他们将面对罚款、监禁或两者兼施。

若相关地方政府不愿采取执法行动,管理层或其他业主可考虑通过入禀法庭,对这些地方政府所做的决定申请司法检讨。通过司法检讨的程序,我们可寻求高庭检讨地方政府没有执行其法定权力的决定,进而逼使地方政府必须尽快出手,以还给其他业主一片宁静的居住空间。

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解散共管机构设管委会

2021年03月14日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

所有高楼建筑物一般上都会经历由发展商管理,然后由发展商成立共管机构来接管,乃至分层地契发出并有25%购屋者转名后,再由发展商召开首次大会选出管理委员会来接管。

除非发展商在包空交屋时,能同时把分层地契移交给购屋者,否则,任何楼宇还是要经历通过成立共管机构来管理的这个阶段。

根据2013年分层管理法令第17条文,发展商从包空交屋日期算起,须于12个月内召开首次大会成立共管机构,并推选由3至14人所组成的共管委员会。

若发展商没有按时召开大会成立共管机构,建筑总监可将发展商提控上庭;一旦罪名成立,发展商将面对不超过25万令吉罚款,或不超过3年监禁,或两者兼施。

转移资产与债务

一旦管理机构召开首次大会后,共管机构将在大会日期算起的3个月自动解散。这是2013年分层管理法令第27(1)条文之规定,绝不能用任何方法,甚至是召开共管机构大会并通过任何形式的动议来延缓其解散日期。

与此同时,共管机构须在大会召开日期算起的一个月内,将维修户头及储备金户头内的所有存款,还有共管机构所有资产与债务转移至管理机构;所谓的资产,当然包括业主还未缴付的管理费欠款,债务则包括共管机构所面对的法庭诉讼案。

若面对共管机构不愿意将资产转移给管理机构,新的管理委员会有权援引2013年分层管理法令第28条文,即所谓的财产转移令,指示银行将共管机构户头内所有存款交托予管理机构。

鲜少发展商主动交权

同样的,发展商须在25%购屋者(以面积单位总额计算)将分层地契转移至个别业者名下之后,在一个月时间内召开管理机构首次大会,让业主推选新的管理委员会。

查询须付费

要如何确知有25%购屋者将分层地契转移至个别名下呢?一般人可以通过到县土地局或州土地与矿物局查询分层地契来确定,不过,其费用每次介于150至200令吉之间。

这个费用绝不是一般人愿意承担的。

第二个方法则是通过建筑总监,让其部门直接跟县土地局或州土地与矿物局查询,这就可以让查询者免付相关费用。

为何要这样做呢?这是因为许多发展商绝不会主动,在25%购屋者将分层地契转移至个别名下后,即在一个月内召开管理机构首次大会。

若发展商还是以管理机构之名义来管理,一旦管理机构选出其新一批管理委员之后,发展商就要把管理权交给这批人;自此以后,发展商就跟整个楼宇的管理权不再有任何瓜葛。

减少对簿公堂

若此前乃由共管机构来管理,即使发展商无法完全垄断整个管理权,但发展商仍是共管委员会之当然委员;一旦管理机构接管之后,发展商则可能连本身在管理委员会一席之地亦将失去。

那么,发展商留在共管委员会有什么好处呢?这当然胥视楼宇的情况而定。

若发展商所发展的楼盘,仍有许多发展商还未解决的问题,就有需要管理层跟发展商共商并寻找解决方案,进而减少双方经常要对簿公堂的情况。

25%分层地契转名须设管委会

当分层地契发出之时,就是管理机构成立之时。

若任何楼宇既已成立管理机构,就不能同时成立共管机构。

在这种情况下,发展商就无须在包空交屋日期算起一年内,召开首次大会成立共管机构;相反的,发展商可以直接以管理机构名义来管理楼宇,直至有25%购屋者将分层地契转至各自名下,然后在一个月时间内召开管理机构首次大会,并推选管理委员会来接管。

除非首25%购屋者能够在更快时间内将分层地契转至各自名下,否则,发展商就可能享有超过一年,甚至是数年时间以管理机构名义来管理。这种情况将让发展商更加肆无忌惮地榨制购屋者。

购屋者投诉无门

尽管2013年分层管理法令第47至55条文对发展商,以管理机构名义来管理楼宇有诸多规定,但发展商在这时期所作任何决定不受购屋者约束,购屋者即使面对问题亦可能面对投诉无门的困境。

当发展商以管理机构名义来管理时,他就享有一切所授予管理机构的权力,包括可以针对购屋者入禀分层管理仲裁庭,甚至可以申请查封令来查封拖欠管理费业主之流动物产。

要如何解决发展商借由管理机构一人独大的情况?购屋者就须通过更多人将分层地契转移至各别名下,从而确保发展商更快召开管理机构首次大会,进而更早结束发展商插手管理权的情况。

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依面积单位计管理费

2021年03月13日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

我最近在处理一宗入禀分层管理仲裁庭,关于某管理机构向其公寓原任发展商,追讨对方所拥有某个单位的案件时,面对相当棘手的问题。

尽管这个属于原任发展商的业主没有提出要求,但负责聆审案件的分层管理仲裁庭庭主,却基于管理机构未根据2013年分层管理法令之规定,从2015年6月1日(槟州则是2015年6月12日)开始,依据每个单位之面积单位(Share Unit)来计算各别业主所需缴付的管理费,导致我在最后一分钟不得不要求撤回这个案件。

若我没有主动撤回此案,或对方不让我撤回此案,仲裁庭庭主将因2013年分层管理法令的限制,不让我所代表的管理机构有权取得对方从2015年6月12日起至管理机构开始改以面积单位计算管理费的这段期间,所欠的管理费数额。

若扣除利息不算,单是这名业主在这段期间,即从2015年6月12日至2017年4月30日所拖欠的管理费、储备金,加上地税及保险费,总额为7040令吉70仙,同时期所累积的利息是4600令吉47仙;若管理机构无法取回这笔欠款,这个业主则平白省下1万1641令吉17仙。

这个原发展商业主所拥有的单位,其面积为1712平方尺,若以每方尺16仙计算,每月管理费为274令吉;从2017年5月起,这个拥有161个面积单位的产业,其管理费则以每个面积单位2令吉20仙计算,则每月须缴付管理费354令吉20仙。

当然,管理层有权在任何时候通过召开常年大会或特别大会来制订新收费率,不过,从2013年分层管理法令生效的日期算起,不管是发展商、共管机构(JMB)或管理机构(MC),一律须以面积单位来计算各别业主所缴之管理费。

管理机构须改变结算方式

我们看回2013年分层管理法令,当中针对管理层须以面积单位计算各别业主所缴付管理费之各项条文如下:

(a)第12(3)条文:针对发展商管理时期(即未成立共管机构或管理机构之前);

(b)第25(3)条文:针对共管机构管理时期;

(c)第52(2)条文:针对发展商以管理机构名义来管理之时期;

(d)第60(3)(b)条文:针对管理机构管理时期;以及

(e)第68(2)条文:针对管理分机构(Sub-MC)管理时期

这些条文皆很清楚阐明,所有管理单位皆须以面积单位,来计算各别业主所须缴付的管理费;至于储备金,则一律是管理费之10%而定。举个例子,若每月管理费为100令吉,储备金则是10令吉,总额为110令吉。

我尝试提出不同的论点,包括指这些负责管理分层建筑的单位,即使他们因法律规定而须改以面积单位来计算各别业主所缴付之管理费,他们仍须等到下一次常年大会或特大,通过提呈新的动议来改换这个计算方式。

我亦争论只要管理层所收取的费用,在2015年6月1日(槟州是2015年6月12日)之前所召开的常年大会或特大获得通过,这个收费率不应在新的法令实施之后立即受到影响,而须改变其结算方式。

无论如何,我们所提出的这些论点,未必能获得仲裁庭庭主所认同。

为了避免影响管理层今后所要追收的管理费,我劝请所有共管机构或管理机构,立即着手改变其结算管理费的方程式,并以面积单位来重新制订各别业主所须缴付的管理费及储备金。

不能另收地税保险费

2013年分层管理法令还有另一规定,即管理层只能收取月费(Charges)及储备金(Sinking Fund),而不能另行收取地税及保险费等。

即使管理层耗5000令吉为整座楼宇购买保险,管理层绝不能将之除以200个单位,然后向每个单位收取25令吉的保费;同样的,若这个楼宇的每年地税为2000令吉,管理层绝不能直接除以200个单位,并向每名业主收取10令吉之地税。

根据法庭之前所作的诸多判例,不管是共管机构或是管理机构,若他们要收取任何费用,就须通过召开常年大会或特大来批准有关收费率;管理层无权根据他们所承担的开销,直接向每名业主收取各别的费用。

至于2013年分层管理法令规定管理层只能收取月费及储备金,管理层则有必要将地税、保费等其他开销,纳入其财务预算案,然后以此结算每名业主所须缴付的月费。

当您跟发展商购屋并签署买卖合约时,有关合约将附录一份由发展商所制订的常年预算案;同样的,发展商在召开共管机构或管理机构首次大会时,或共管机构或管理机构每当要调整或提高管理费时,亦需在大会当天提呈并寻求通过常年预算案。

这份常年预算案将列出管理层在未来12个月内,所需承担的维修与管理开销,这个总额将除以整座楼宇的面积单位总数并除以12个月,以此结算每个面积单位之常月管理费。

随后,管理费再以这个平均收费率,乘以各别业主之面积单位,以此来结算每名业主所需缴付的管理费及储备金。对于那些还未有分层地契之楼宇,则可能无需以面积单位来结算各别业主须缴付之管理费及储备金。