黄伟益
产业管理顾问

官员作风大不同，
该如何整顿乱糟糟的管理机构？

国内所有分层建筑物皆归个别地方议会的建筑总监所管辖，然而鉴于各别建筑总监对法律的诠释有别，甚至是处事作风不同，有时不只解决不了分层楼宇的管理权纠纷，反而为整个事端添乱。

尽管2013年分层管理法令给予建筑总监很大的执法权，但同一条法令，在不同的地方议会却可能有不同的诠释结果，进而可能引发更多新的纠纷。

该法令规定，所有共管机构或管理机构必须由最少3人或最多14人组成。

若因为某些委员辞职，导致剩下的委员不足3人，在这个情况下，这个委员会就会被视为不合法，或相等于自动解散。

然而，当我针对这个问题咨询某位建筑总监时，官员的答复却是这个委员会还存在，只是他们没有法定人数召开会议而已。

建筑总监甚至主张由他们当中选出一人来召开特大。若原本只有4位委员，而当中有两人辞职，建筑总监指只能通过特大选出两位新的业主来填补，而原本的两位委员还可继续出任委员。这简直是完全无视法令的各项规定。

无视法令条款

我向这些官员反映，指这是完全不可理喻的。

我还告诉他们，根据我曾接触的其他地方议会建筑总监，一旦委员不足3人时，建筑总监会立即拉队到这个分层建筑，在社区范围内张贴通告，要求业主提名适当的人选，让建筑总监委员来召开特大。

虽然我尝试举出这些例子来说服这些官员，但他们依然大言不惭地告诉你，其他地方议会的建筑总监可以有不同的做法，但该地方政府建筑总监将会按照他们一向来的做法，让剩下来的委员当中一人来召开特大，并依然所悬空的位子选出所限定的人数来填补。

该名建筑总监完全无视2013年分层管理法令第2附表第2(4)条款的规定，让业主能通过所召开的特大，并根据特大所决定的委员人数，全面推选出新的班底来领导共管机构或管理机构。

房政部须插手

若共管机构或管理机构完全按照建筑总监“错误的指示”召开特大，即使这个特大顺利召开并选出新的领导班底，一旦有业主不满而入禀分层管理仲裁庭或法庭挑战，到时候整个特大岂非要做废？并须重新召开特大，再选出新的领导班底？

看来，负责协调各地方议会建筑总监运作的房屋及地方政府部，有必要重新检视个别地方议会建筑总监部门官员的素质，否则这些素质参差不齐的官员，最终只会让各种管理纠纷火上添油，进而形成一发不可收拾的局面。

检控能力受质疑

除了梳邦再也市政厅之外，很少听见其他地方议会的建筑总监，会积极针对触犯或违反2013年分层管理法令者采取行动，很多时候甚至连开罚单的勇气都没有。

地方议会不对付违令者原因

(1) 公务员的陋习或个人习性，不敢轻易得罪有权有势的人

(2) 不懂检控程序，甚至连开档调查的程序也不懂

(3) 没有专业的训练，或对相关法律的掌握不足

(4) 政治干预或来自上头的压力，尤其是针对某某发展商的个案

结果有发展商或管理委员没有按时召开常年大会、没有按时将账目送交审计司、担任管理委员超出限期却不愿主动下台，甚至针对分层管理仲裁庭所作的裁决，完全不当一回事。

反观梳邦再也市政厅建筑总监，不只主动提控所有不遵守分层管理仲裁庭的个案，还将那些违背指示不召开常年大会的管理委员控上庭。他们不只要面对罚款，甚至可能随时被判坐牢，这才能达到以儆效尤的效果。

签查封令 一再推塘

我曾在去年5月向某地方政府建筑总监申请查封令（Warrant of Attachment），寻求对付两个拖欠管理费不清还的业主。

然而，时至今日，这两个查封令一直签不下来，而官员一直以各种借口来推搪。

除了针对拖欠管理费业主入禀仲裁庭，管理层的另一个管道就是向建筑总监申请，由建筑总监签发查封令，让你可以针对拖欠管理费的业主，查封其单位内的流动财产，或是在同一个州属内可以查获的流动财产。

这类查封令无疑相当有效，甚至比通过入禀分层管理仲裁庭或法庭更加省时、省钱又省力。不过，上述建筑总监却以各种属于政治考量的借口，拖延发出查封令让共管机构或管理机构去对付相关业主。

我所碰到的另一个情况，则是当我向另一个地方政府的建筑总监申请查封令，官员竟告知，他们从来没有处理过这类申请，也不知道要如何处理我们所提出的申请。

由此可见，许多地方议会建筑总监部门的官员，确实面对相当严重能力不足的问题。

或许，经历这次全国大选后所选出，并受委为房屋及地方政府部长的新人选，有必要认真看待这方面的问题，并采取严厉的态度去全面整顿才行了。

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黄伟益
产业管理顾问

物业管理得当，
账目要分明！

财务管理是整个产业管理最重要的一环。若管理得当，管理层则将如鱼得水，能够徜徉自在；否则，管理层就如一条“咸鱼”，随时会被业主追究。

当共管机构或管理机构所管理的资金一旦高达50万令吉，甚至是超过100万令吉时，却可能引来有心人觊觎，进而策动抹黑管理层等行动。

这就令产业经理处于两难的局面。身为产业管理经理，一方面，我们想为管理委员会储备更多所需资金，有时甚至要想办法跟欠债的业主讨回钱，另一方面却极不愿意看到本身所管理的物业，出现业主跟管理委员会关系紧绷的局面，甚至让产业经理难以持平地应对大局。

不管怎样，产业经理除了协助管理委员会解决业主的各项投诉，以及确保各项维修工作到位之外，若能把整盘账目处理妥当，势必让整个产业管理取得画龙点睛之效。

一般有相当规模、资源及管理架构完善的产业管理公司，肯定聘有本身的会计人员协助管理层处理他们的账目。

一些管理委员会或会选择将账目管理外包给会计楼处理，或是另聘会计书记来负责这类工作。

最糟糕的情况，就是那些没有委任产业管理公司协助打理，没有将会计工作外包，而全部职员都是自行聘请的共管机构或管理机构，原以为这种管理模式将能够为管理委员会节省更多开销，但最终经常看到的局面，却可能是有人徇私牟利。

徇私牟利见惯不怪

这种情况我们经常见惯不怪。然而，最痛苦的还是，当有关资金因有人徇私舞弊而“不翼而飞”后，整盘账目又要如何做出来呢？在各种相关文件不完整的情况下，产业经理又要如何把整盘账目弄得相对完整，这绝对是一件相当吃力不讨好的工作。

在审计工作方面，所有审计报告在这个财政年度各项分类账（Ledgers）的期初余额（Opening Balance），都是要承自上个财政年度的期末余额（Closing Balance）。

举个例子，若管理层在2019至2020年的账目因许多文件缺失，还未经过审计，我们绝不能跳过这两年的账目，要求审计司直接审计2021年的账目，这根本是行不通的。

若非得到建筑总监特别允准，让管理委员会能够跳过某个年度的账目，直接以2018年的期末余额用作2021年的期初余额，否则再怎样烂的账目最终还是要送交审计司，而审计司在无法核对许多重要文件或记录的情况下，只好在这份审计报告打下“Qualified Account”的字眼。

在会计学里，您不要以为看到有“Qualified”的字眼，就以为这个账目审计过关而高兴不已。

其实，这个“Qualified”字眼恰恰反映了您的账目不过关，让审计司无法顺利完成整个审计工作，进而保留给予这个账目任何正面评价。

审计账目未完 常年大会照开

许多共管机构或管理机构总喜欢以审计账目还未完成，尽量拖延召开常年大会的时间。

然而，即使在审计账目未能完成的情况下，常年大会仍必须按照法律规定，每年且必须从上个常年大会的日期算起，在未超过15个月的情况下召开。

当然，管理委员会就必须在常年大会上交待，为何无法准时完成账目的审计工作？即使没有审计账目，管理层也无须将未经过审计的管理账目在常年大会上提呈。

毕竟，任何未经过审计的账目都是不能在常年大会提呈或寻求通过的。

若这些账目在常年大会过后始完成审计，管理委员会可以选择另行召开特别大会来提呈，或者等到下一次召开常年大会时才提呈，这完全要看业主的整体意愿来作判断。

对于任何完成审计的账目，若提呈至常年大会时不被业主所接纳，大会则可以要求另行展开法务审计（Forensic Audit）。

当然，法务审计肯定要涉及更高的专业收费，其次则是许多审计司未必愿意接手这方面的工作。

另一个可行的管道，则是通过援引2013年分层管理法令第26（2）条文或是第62（2）条文，针对共管机构或是管理机构的账目，要求建筑总监委任审计司介入展开法务审计。

若建筑总监不肯，任何人可以通过入禀分层管理仲裁庭，将建筑总监列为答辩人，并要求仲裁庭作相关谕令。

须至少有2银行户头

根据2013年分层管理法令的规定，每个共管机构或管理机构必须开设至少两个银行户头，其一用以存入业主们所缴付的管理费，其二则用作储备金户头。

在这个法令诞生之前，国内许多银行通常都不允许共管机构或管理机构，在同一间银行开设超过一个来往户头。不过，这个问题如今早已解决，而国内银行如今都解除了这个限制。

若您的共管机构或管理机构还未开设第二个户头，作为储备金户头，则应该立即去开设这个户头。

一旦这个储备金户头开设之后，管理层必须将所收到的储备金存入这个户头，甚至把当中一部分储备金转为定期存款，以赚取更高的定存利息。

由于法律早有这方面规定，若您的共管机构或管理机构未开设这个储备金户头，则可能会面对一些审计司不愿接手完成您的账目审计工作。

在账目无法如期完成审计的情况下，管理委员会就可能会被业主兴师问罪，甚至面对被业主拉下台的风险。

其实，2013年分层管理法令有规定，任何共管机构或管理机构若未能如期审计账目，可能会被提控甚至被判罚款不超过25万令吉、不超过3年监禁或两者兼施。

虽然目前还未有任何共管机构或管理机构在这个情况下被对付，但还是要奉劝各位勿以身试法，以免让自己成为全国首例。

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