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分层地契 还要等多久?

2022年09月26日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

发展商走捷径获批准信,
从而不必如期移交分层地契?

我国于2012年修订1985年分层地契法令,主旨是要确保国内发展商在包空交屋给购屋者时,能同时将分层地契连同发展商签名的表格14A(分层地契转名表格)交予购屋者,进而保障购屋者的权益。

这个新修订的法令是于2015年6月1日生效。然而,经过这么多年后,有许多新完成的项目,仍无法在包空交屋时,把分层地契弄好交给购屋者。

由于发展商要获取房屋管控官(Housing Controller)发出的延期交出分层地契批准信并非难事,这导致不少发展商在没有如期把分层地契交给购屋者时走捷径,获取房屋管控官的批准信,从而不必如期移交分层地契。

即使随着联邦法院确认,房屋及地方政府部长不能授权房屋管控官发出这类延期交屋的信,但对于一些与当局关系良好的发展商,要获取延期交屋的信也肯定不难。

2.5%款额影响不大

虽然2015年通过宪报颁布并修订的1989年房屋发展(管制与执照)条例H附表有规定,只有发展商在包空交屋的当儿,将分层地契原件连同发展商签名的表格14A交给购屋者时,他们才可以从发展商HDA控制户头申领高至95%的购屋款额。否则发展商顶多只能申领高至92.5%的购屋款额。

不过,对于许多大型发展商来说,这当中的2.5%款额确实对他们整体的财务影响不大。只要发展商证明他们已向相关的政府单位申请分层地契,这个2.5%款额即可从HDA控制户头,转入发展商的律师楼户头来托管。

政府2012年提呈1985年分层地契法令修正案到国会寻求通过时,当中一些修订包括规定发展商在售屋之前,必须从土地局取得单位面积方程式的证明书(SiFUS),然后向建筑总监提交这份证明书,始能开始售卖其所推展的发展计划。

当局亦规定发展商须在完成楼顶建筑之前,向土地测量及地图局(JUPEM)取得所提议之分层图测证明书(CPSP),并在完成顶楼建筑后3个月内,向土地局提呈分割建筑物作为分层地契之申请。

任何发展商若违反上述规定,可面对不少过1万令吉,或不超过10万令吉罚款,以及不超过3年监禁。若发展商在罪成后依然违法,则将面对每天介于于100令吉至1000令吉的罚款。

共管楼宇分层地契改革路遥遥。

当局须严厉执法

同样的,对于那些在这个法令修正案于2015年生效前建竣的分层建筑物,法令有规定发展商须于2015年6月1日算起3个月内申请CPSP,包括申请分层地契,但许多分层建筑物的业主还是面对“只闻楼梯响,不见人下来”的窘境。

这就得回到各州政府或土地局的执法决心,否则再多针对分层地契法令的修订,若当局没有严厉执法,就难以取得所要的执法效果。

即使一些发展商面临清盘,土地局依然可以要求原地主(若跟发展商属于不同人或公司)或清盘师(或是政府所设的报穷局)遵守法令,并尽快协助购屋者申请分层地契。

冻结令无碍申请分层地契

许多楼宇无法申请分层地契,主要是面对土地用途不符或分割问题、建筑图测不符、发展商清盘,而原地主不愿主动提出分层地契之申请,甚至是地契抵押给银行等问题。

有些时候,发展商甚至会以个别购屋者在主地契上所注册的冻结令(Caveat)作为借口,要求购屋者移除他们所注册的冻结令,否则就不为他们申请分层地契。

事实上,根据1985年分层地契法令第9(2)条文,除了抵押令(Charge)或留置权(Lien)外,冻结令根本不会影响分层地契的申请工作。

面对土地用途不符或分割问题,业主首先当然需寻求州政府或联邦直辖区土地与矿物局协助,其中包括转换土地用途、将两个或超过两个地段合并为一,包括要缴付额外的土地用途转换或合并费用。

若面对建筑物占用政府地或他人土地问题,其一就是向申请拥有这个政府地,或向私人地主收购其地段,再不然就是要求州政府协助征地等。若是有一些地段(作为水沟、河道、小贩中心或是宗教场所保留地)要切割出来并转移给州政府,则必须尽快完成。

总而言之,关于土地或地契相关的任何问题,州政府都可利用其权限来解决这类问题。若有一些建筑物不符入住准证,或出现非法扩建等问题,则可以自行拆除或寻求地方政府执法,再不然就是申请庭令来拆除。

至于主地契上所注册的抵押令,则须要求负责注册抵押令的银行移除,或是要求银行给予通融,让土地局先移除这些抵押令,并在分层地契发出后再注册回到个别单位的分层地契上,才能解决许多建筑物建竣数十年仍未获取分层地契的问题。

当然,最终的问题还是个别楼宇的管理委员,会否采取主动来解决这些问题,包括安排所需要的一切经费。否则,这些问题即使再耗上另一个10年或20年,始终无法取得最圆满的解决方案。

发展商走法律空隙
图继续掌控管理权

发展商为购屋者申请分层地契,无疑是一件好事,但一些发展商却利用该法律空间,继续主宰或控制分层建筑物的管理权,让业主无法早日选出代表本身权益的管理层,当然也不能召开大会成立共管机构(JMB)。

根据1985年分层地契法令第17(3)条文,一旦发出分层地契时,这个分层建筑物之管理机构(MC)即宣告成立。不过,管理机构则须等到当中25%的分层地契转名之后,发展商或原地主才须在一个月内召开首次大会,让所有分层地契割名之业主投选出他们所要的管理委员。

购屋者利益被侵蚀

由于购屋者的心态有别,当中包括一些购屋者不想在短期内再缴付多一次的印花税,使得这个分层地契转名的过程变得相当延缓,有者甚至要耗上两年甚至5年,才达到有25%分层地契转名的门槛。

在这个过渡期内,发展商得以继续主宰整个楼宇的管理权,而2013年分层管理理法令亦赋予发展商,能以管理机构的名义开设银行户头来收费,包括委任本身的职员或第三方服务供应商来管理整座楼宇。

配合新修订的法令,土地局一旦发出分层地契时,就会跟着发出管理机构的证书给发展商。在这种情况下,发展商就能以管理机构的成立证书,以管理机构名义,通过开设银行户头来鸠收管理费。

虽然美其名是交由管理机构来管理,但实质上这个管理机构只由发展商主导,而且在作决策时往往无须征询任何人的意见,导致许多购屋者的利益就变相被侵蚀。

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公寓账目管理 一大难事?

2022年08月29日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

物业管理得当,
账目要分明!

财务管理是整个产业管理最重要的一环。若管理得当,管理层则将如鱼得水,能够徜徉自在;否则,管理层就如一条“咸鱼”,随时会被业主追究。

当共管机构或管理机构所管理的资金一旦高达50万令吉,甚至是超过100万令吉时,却可能引来有心人觊觎,进而策动抹黑管理层等行动。

这就令产业经理处于两难的局面。身为产业管理经理,一方面,我们想为管理委员会储备更多所需资金,有时甚至要想办法跟欠债的业主讨回钱,另一方面却极不愿意看到本身所管理的物业,出现业主跟管理委员会关系紧绷的局面,甚至让产业经理难以持平地应对大局。

不管怎样,产业经理除了协助管理委员会解决业主的各项投诉,以及确保各项维修工作到位之外,若能把整盘账目处理妥当,势必让整个产业管理取得画龙点睛之效。

一般有相当规模、资源及管理架构完善的产业管理公司,肯定聘有本身的会计人员协助管理层处理他们的账目。

一些管理委员会或会选择将账目管理外包给会计楼处理,或是另聘会计书记来负责这类工作。

最糟糕的情况,就是那些没有委任产业管理公司协助打理,没有将会计工作外包,而全部职员都是自行聘请的共管机构或管理机构,原以为这种管理模式将能够为管理委员会节省更多开销,但最终经常看到的局面,却可能是有人徇私牟利。

徇私牟利见惯不怪

这种情况我们经常见惯不怪。然而,最痛苦的还是,当有关资金因有人徇私舞弊而“不翼而飞”后,整盘账目又要如何做出来呢?在各种相关文件不完整的情况下,产业经理又要如何把整盘账目弄得相对完整,这绝对是一件相当吃力不讨好的工作。

在审计工作方面,所有审计报告在这个财政年度各项分类账(Ledgers)的期初余额(Opening Balance),都是要承自上个财政年度的期末余额(Closing Balance)。

举个例子,若管理层在2019至2020年的账目因许多文件缺失,还未经过审计,我们绝不能跳过这两年的账目,要求审计司直接审计2021年的账目,这根本是行不通的。

若非得到建筑总监特别允准,让管理委员会能够跳过某个年度的账目,直接以2018年的期末余额用作2021年的期初余额,否则再怎样烂的账目最终还是要送交审计司,而审计司在无法核对许多重要文件或记录的情况下,只好在这份审计报告打下“Qualified Account”的字眼。

在会计学里,您不要以为看到有“Qualified”的字眼,就以为这个账目审计过关而高兴不已。

其实,这个“Qualified”字眼恰恰反映了您的账目不过关,让审计司无法顺利完成整个审计工作,进而保留给予这个账目任何正面评价。

审计账目未完 常年大会照开

许多共管机构或管理机构总喜欢以审计账目还未完成,尽量拖延召开常年大会的时间。

然而,即使在审计账目未能完成的情况下,常年大会仍必须按照法律规定,每年且必须从上个常年大会的日期算起,在未超过15个月的情况下召开。

当然,管理委员会就必须在常年大会上交待,为何无法准时完成账目的审计工作?即使没有审计账目,管理层也无须将未经过审计的管理账目在常年大会上提呈。

毕竟,任何未经过审计的账目都是不能在常年大会提呈或寻求通过的。

若这些账目在常年大会过后始完成审计,管理委员会可以选择另行召开特别大会来提呈,或者等到下一次召开常年大会时才提呈,这完全要看业主的整体意愿来作判断。

对于任何完成审计的账目,若提呈至常年大会时不被业主所接纳,大会则可以要求另行展开法务审计(Forensic Audit)。

当然,法务审计肯定要涉及更高的专业收费,其次则是许多审计司未必愿意接手这方面的工作。

另一个可行的管道,则是通过援引2013年分层管理法令第26(2)条文或是第62(2)条文,针对共管机构或是管理机构的账目,要求建筑总监委任审计司介入展开法务审计。

若建筑总监不肯,任何人可以通过入禀分层管理仲裁庭,将建筑总监列为答辩人,并要求仲裁庭作相关谕令。

须至少有2银行户头

根据2013年分层管理法令的规定,每个共管机构或管理机构必须开设至少两个银行户头,其一用以存入业主们所缴付的管理费,其二则用作储备金户头。

在这个法令诞生之前,国内许多银行通常都不允许共管机构或管理机构,在同一间银行开设超过一个来往户头。不过,这个问题如今早已解决,而国内银行如今都解除了这个限制。

若您的共管机构或管理机构还未开设第二个户头,作为储备金户头,则应该立即去开设这个户头。

一旦这个储备金户头开设之后,管理层必须将所收到的储备金存入这个户头,甚至把当中一部分储备金转为定期存款,以赚取更高的定存利息。

由于法律早有这方面规定,若您的共管机构或管理机构未开设这个储备金户头,则可能会面对一些审计司不愿接手完成您的账目审计工作。

在账目无法如期完成审计的情况下,管理委员会就可能会被业主兴师问罪,甚至面对被业主拉下台的风险。

其实,2013年分层管理法令有规定,任何共管机构或管理机构若未能如期审计账目,可能会被提控甚至被判罚款不超过25万令吉、不超过3年监禁或两者兼施。

虽然目前还未有任何共管机构或管理机构在这个情况下被对付,但还是要奉劝各位勿以身试法,以免让自己成为全国首例。

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产业经理无权越俎代庖

2022年08月1日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

产业经理如服务商
只为管委会提供服务?

许多高楼或分层建筑物都聘有产业经理,协助共管机构或管理机构来管理他们的物业。

然而,许多产业经理一直拿捏不准,究竟在专业守则与客户要求之间,应该把持怎样的立场?

首先,我们必须认清,若产业经理受委托为发展商、共管机构或管理机构提供服务,他们就是要为这些单位提供服务的产业管理公司。

这就好像律师、建筑师或者保险经纪,不管他们再怎样自认清高,他们总不可能违抗客户的指示或要求,按个人的旨意为所欲为。

按客户意思完成工作

总而言之,顾客永远都是对的。尽管你的角色为客户提供相关的专业意见,但若客户不采纳你的看法,而有不一样的看法,你不能就因此说这个客户是错的。毕竟,这位客户有本身不同的考量,当然他也准备去承担不同决定所可能带来的风险,甚至可能要付上更大的代价。

只要产业经理为客户提供全方位的专业意见,最终的决策就是交给客户自行来做了。即使客户做错了某个决定,导致所有管理委员或是管理层被业主炮轰,产业经理依然要顶住这些压力,进而纾缓整个局面,再来寻求更好的解决方案。

既然产业经理属于服务商之一,他们就没所谓的决策自由,一切就需按照客户的意思来完成所交托的工作。产业经理绝对无权指管理委员会任期超过15个月未召开大会,就自行接过管理权召开常年大会或特大,来推选新一批管理委员来接手。

同样的,产业经理无权针对某个管理委员因为超出法令所规定的任期限制,就直接把对方拉下马。即使法令有明文规定,但这不代表产业经理就享有超越专业伦理的特权,随时可超越委任方甚至是取代委任方,来行使法令原本赋予委任方的角色或权力。

一旦有这种情况,原本专业的产业经理就会变得不专业了。毕竟,产业经理是由发展商、共管机构或管理机构所委任的,不管你喜欢或不喜欢,你都不可能逾越甚至是取代委任方的角色。

这就是所谓产业经理必须行使受托人的责任或义务(Fiduciary Duty),就是当你为他人利益办事时,必须使自己的个人利益服务于他们的利益。你不能选择爱惜羽毛,更不能独善其身,反而要时时刻刻捍卫委任方的利益,再不然就是选择退出管理层。

扮演“看守政府”角色

在管理委员会无法正常运作的情况下,产业经理可以在过渡时期扮演“看守政府”的角色,或者扮演稳定剂的角色,直至新的管理委员会被选出来为止。法定有规定管理委员会在任何时候,必须由最少3人所组成。

若当中有人辞职、逝世、售卖产业或破产而被解除职务,导致管理委员会少过3位委员,这个管理委员会就被视为不合法而须立即终止操作。一旦出现这种情况,建筑总监将会发通告要求业主推荐适合的业主人选,让建筑总监通过委任他召开特大并选出新的管理委员会。

在这期间,产业经理就要确保一切的管理工作照样进行,所有的水电供不受影响,还有整个财务管理一切既定作业程序来处理。这个时候肯定会更加考验一个产业经理的专业能力,进而检视其如何执行本身专业守则的实际程度。

一旦新的管理委员会接手后,产业经理还是要继续稳守其本来的角色,继续以服务商的形式为管理委员会提供所需服务。

分层管理法保护产业经理

或许,产业经理会担心没有恪守本身的专业守则,而成为被业主讨伐或被追究责任的一方?

在这方面,2013年分层管理法令就为所有产业经理提供了所需要的保护层,让产业经理不需要因为发展商、共管机构或管理机构的错误决策完全负责任。这个法令不允许任何业主在未获分层管理仲裁庭准令的情况下,将产业经理带上仲裁庭。

即使这些错误决策可能是因为产业经理所造成,但是业主也只能通过入禀分层管理仲裁庭,将发展商、共管机构或管理机构带上庭。当然,发展商、共管机构或管理机构是否要撤换原有表现不善的产业经理,这就交由他们自行去决定了。

很多人一直错误认为分层管理法令所指的Managing Agent(楼管代理),就是产业经理。然而,当中最基本的分别,楼管代理乃是指由建筑总监所委任,负责去接管某个楼盘的产业经理。

至于其他非由建筑总监所委任,而只是由发展商、共管机构或管理机构所委任的产业经理,他们不能对外自称或被称呼为楼管代理。

由于楼管代理一般上是在管理委员会无法再操作的情况下,始被建筑总监委任来接管某个楼盘,他们一般上只需按照建筑总监的指令做决策,因而拥有很大的决策空间。为了确保楼管代理不会滥权或是乱来,业主可以随时将他们带上仲裁庭。

业主通过召开大会或特大来选出共管机构或管理机构管理委员,而产业经理只是负责执行管理委员会一切的决策。

像公务员维系行政运作

若以国家政治体系操作来看,共管机构或管理机构就像是一个国家,业主通过召开大会或特大来选出管理委员,然后再通过复选来组织内阁(选出主席、秘书及财政),而产业经理就像是公务员,负责维系整个国家的行政运作。

一旦新的政府选出来之后,所有的决策都要交回给新的管理委员会来负责,而产业经理只是负责执行管理委员会一切的决策。

在这种情况下,一个不选边站并且全程保持专业并显得中立的产业经理,绝对不会因为另一阵营的候选人当选而立即被撤换。

当然,若业主所选出来的,反而是一批投机分子,即使您这个产业经理再专业、再中立,只要你不跟他们这一批人“埋堆”,你还是会面对被人请走的命运。这就要看各别楼盘或新管理委员会的造化了。

只要是管理委员会通过召开会议,并获得大多数委员支持而通过的决策,产业经理就必须专业公正地执行这些决策。哪管你不喜欢某个产品的品牌,或是不满意某个供应商,甚至觉得这个产品的品质有问题,你都没有权力去改变这个结果。

只要你在决策过程中,给了管理委员会您的专业意见或看法,让他们在获得全面资讯的情况下做了这个决定,即使管理委员会最终拍板决定采取相反的决策,你根本没有必要耿耿于怀。

只要我们清清白白、坦坦荡荡、认认真真去做完这件事,我们就可以问心无愧了。

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完善财务管控 管委会责任最大

2022年06月27日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

每月准时交出完整账目
管委会马虎不得

会计与财务管理永远是高楼管理最重要的一环,往往也是产生最多争论及矛盾的源头。

要确保全盘账目管理妥当,除了要委任有会计能力的产业管理公司之外,更要确保这家公司安排适当的人选来负责这个工作。

由于管理委员会成员须对共管机构或管理机构的全盘账目负责,即使这盘账目可能是交由产业管理公司来处理,但其责任仍归共管机构或管理机构。因此,管委会对此马虎不得,并须时刻确保产业管理公司每月准时交出完整的账目。

当然,一些具有财务能力的共管机构或管理机构,甚至可能会把会计工作交由会计楼外包处理。

尽管如此,管理办公室每个月收到多少钱,而这些钱又是否悉数存入银行户头,管理委员会成员绝对要慎查。

管理办公室每个月收到多少钱,管理委员会成员绝对要慎查。

购专业责任弥偿险

首先,管委会须确保产业管理公司有购买所需的专业责任弥偿保险(Professional Indemnity Insurance),甚至有时可能还需附加忠诚保证保险(fidelity Guarantee)或金钱保险(Money Insurance)来应付任何可能导致金钱不见的事故。

手机程式一窥收款

其次,共管机构或管理机构可以采用一些专为高楼所开发的应用程式(APP),例如CSS、Gprop、eCommunity等,让管委会成员亦能一窥管理办公室每天所收到的管理费款额,并确保这些钱如期存入管理层的户头。

今天,通过WhatsApp应用程式之便,管理职员每天都可以报上当天所收到的款额,并在钱存入银行后,把单据拍照给管委会成员过目。

一周整理每月账目

第三,管理公司必须每月在接获银行所寄来的月结单后,在一个星期内把上一个月的全盘账目整理出来,包括资产债务平衡表(Balance Sheet)、损益表(Profit & Loss Account)、现金流结算表等全部整理出来,包括让所有业主或居民过目。

财年结束结账稽查

最终,每到财政年度结束时,管理公司还要把全年的账目结算一番,包括为所有硬体资产结算其贬值数,再把全盘无误的账目交给审计司稽查,过后再通过常年大会提呈并通过。

若某个共管机构或管理机构有跟内陆税收局开档,那么这个共管机构或管理机构还必须在每年6月30日或之前,通过委任税务代理,并根据其前一年之租金收入及利息收入来结算其所应缴付的所得税,并在截止日期前缴付须缴的税务。

审计没完成拖延大会

我们经常面对一个情况,就是一些共管机构或管理机构,没有如期在指定时间内完成审计其账目,然后以此借口一直拖迟召开常年大会,以致许多改选也不能如期进行。

产业管理公司最常用的一个借口,就是因为上个财政年度的审计工作还未完成,或者审计报告还未出炉,所以管理层需要多几个月,甚至是半年或一年的时间才能召开常年大会。

一些业主不疑有他,为了确保即将召开的常年大会将有审计报告可提呈并通过,所以只好暂时忍一忍,结果最终可能导致常年大会拖迟一年半或两年才召开。

其实,任何由共管机构或管理机构召开的常年大会,可以在没有提呈审计账目或报告的情况下举办。2013年分层管理法令也没有规定,管理层若没有如期完成账目审计工作,他们无需在大会上提呈任何未经审计之账目。

业主可施压要求召开大会

只要从上个常年大会算起的15个月一过,若未见共管机构或管理机构召开常年大会,业主可以通过施压要求召开常年大会。

至于后来才完成审计的账目,则可以通过召开特别大会来接纳,或是等到下一次召开的常年大会才来通过。

我们要紧记,管委会必须最迟每15个月就召开一次常年大会。业主千万别为了让审计报告有机会在大会提呈,而让常年大会延迟召开。

职员卷款逃怎么办?

我们有时会听到一些高楼传出管理职员卷款而逃的消息,但迄今被逮捕或被提控上庭的人又有多少?到底这些人所涉及的个案,是属于盗取他人钱财、失信,还是贪污呢?

至于应交由警方来调查,或是交由反贪污委员会来处理呢?若我们投报的单位不对,这又会否影响案件的调查结果呢?

首先,我们须对案情有具体了解及研判,若属于盗取或不诚实将他人财务占为己有的行为,我们可援引刑事法典第403条文报案,要求警方调查涉嫌者及若有证据即把后者提控上庭。

一旦罪名成立,可被判不少过6个月,或者不超过5年监禁,包括施以鞭笞,甚至可被判罚款。

对于失信案,我们则可援引刑事法典第405条文,要求警方对涉嫌者展开调查及提控上庭。一旦罪名成立,他可在刑事法典第406条文下被判不超过10年监禁,包括施以鞭笞,甚至可被判罚款。关于刑事法典第403与405条文有何具体分别,您可以向律师讨教一番。

失信与贪污两码事

很多人总喜欢将偷钱、失信与贪污混为一谈。然而,贪污跟其他案件最重要的分别,就是涉嫌者是否从整个交易中获得好处。不管是回酬或是佣金,只要当事者有参与决策的过程,并影响管委会作出对其有利的决定,让他从中获得相关的利益,这就足以构成贪污罪行。

如果只是买贵了,或是货不对办,而当事者又没有从中得到好处,则不能构成贪污罪。

因此,除了要有良好的财务管理之外,管委会须建构完善的决策流程及标准作业程序,包括公开招标等,我们才能让管理层所收到的每一分钱,不会因为任何疏漏而流失。

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不开公寓常年大会 随时被控!

2022年05月30日

黄伟益
产业管理顾问

 

别以为常年大会不重要,
不如期召开,随时被控!

雪州梳邦再也市政厅建筑总监最近援引2015年分层管理(维修与管理)条例第34(2)条款,针对蒲种KOI TROPIKA公寓共管机构的8位委员没有如期在2019年召开共管机构常年大会,而将他们提控上庭,并各判罚款2000令吉。

这是国内首宗有共管委员因没有召开常年大会,被控上庭及被判罚款的案例。当中被控的7人皆在法庭上认罪,而各被罚款2000令吉,另一人则因已逝世而被撤销控状。

相信此案的判决,将促使国内许多高楼或共管产业的管理委员会,今后更认真看待在指定期限内召开常年大会。

可判监禁罚款

2013年分层管理法令规定,所有共管机构或管理机构从最后一次召开常年大会算起,必须在15个月期限内召开常年大会并进行改选。任何共管机构或管理机构若没有如期召开大会,共管委员会所有成员皆可被提控,并可被判不超过3年监禁、不超过5万令吉罚款或两者兼施。

在此之前,梳邦再也市政厅建筑总监也是国内首个将未遵守分层管理仲裁庭裁决者提控上庭,并将他们判刑的建筑总监。也许,梳邦再也市政厅设有本身的推事庭,让许多案件能在最快时间内提控上庭。不过,国内许多地方议会,包括威省市政厅、八打灵再也市政厅、莎阿南市政厅亦设有本身的推事庭,但至今未见有关建筑总监把违法者提控上庭的案例。

如果这样的情况持续下去,建筑总监恐怕就会视为“无牙老虎”,难保不会有人趁机以身试法,甚至公然挑战建筑总监的权威。

不过,建筑总监往往难对共管机构或管理机构所委任,但表现不够专业甚至不负责任的产业经理采取行动,这是因为他们跟管理委员之间,仅属于合约性质的关系。

不过,若他们未能把属于共管机构或管理机构的文件或记录交出来,建筑总监可以通过向推事申请庭令,来对这些产业管理公司展开搜查或充公行动。

调查虽繁杂 总监须立威

国内许多地方议会建筑总监没将犯法者提控上庭,也许是因为法庭所判的罚款是归国库所有,而非归为地方政府的收入。

为了提控一个犯法者,建筑总监除了要开档调查之外,还要传召许多相关的人录取口供,包括搜集相关的证据作为呈堂用途,这当中涉及不少的人力、物力及行政开销。

从开档到调查到提控的过程,建筑总监须确保所有的表面证据确凿,始能取得副检察司允准将对方提控上庭。

整个过程绝对马虎不得,否则任何疑点的利益将归于被告。

除了提控上庭之外,建筑总监的另一个选择则是通过取得副检察司批准,进而对犯法者只是开罚单(Compound),而没有将他们提控上庭。在这种情况下,有关罚款的收入是归属地方议会的账户,而不必收缴国库或是州政府的统一基金。

不管是提控或开罚单,建筑总监应更加果敢地对犯法的一方采取行动,否则往后更难以让民众信服。

或许,房屋及地方政府部有必要严格下令全国所有地方议会的建筑总监,从即起对所有犯法者严格执法,包括在分层管理法令第126条文底下向推事申请庭令,或在第127条文没有申请庭令的情况底下,对犯法一方的办公地点展开搜寻及充公行动,然后再根据所搜获的证据向他们展开调查或提控等,始能取得杀一儆百的效应。

 

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强制住客登记 防公寓非法民宿

2022年04月25日

黄伟益
产业管理顾问

 

公寓非法经营民宿,
租户赚钱,业主坐牢!

许多在高楼拥有住宅单位,却没有自己入住的业主,往往会考虑将有关产业出租,或转由代理改为民宿来经营。这对于许多本身入住高楼的业主来说,往往是他们最难以忍受的事情。

这两批人的利益往往是相冲突的,完全没有办法平衡。有关民宿经营者为了争取主导权,多数会通过共管机构或管理机构召开的常年大会或特别大会,赢得管理委员会的控制权,以让这些民宿单位能长期经营下去。

事实上,不管这幢高楼是批准作为住宿或商业用途,民宿其实不属于住宿或商业单位。

根据我国现有的法律或指南,旅游部其实只允许乡区设有民宿,而且民宿须由至少10间村宅所组成,才能取得旅游部所发出的认证。

这意味着,所有不属于这个标准的住宅单位,一律不能转作民宿。

不管是称为Homestay或是AirBnB,没有任何政府部门或单位能发出执照,让这些民宿经营下去。

换句话说,所有在高楼内充作民宿的住宅或商业单位,根本就没有办法取得合法经营的地位。

在这情况下,在法律上,所有设在高楼单位内的民宿皆属于非法,而管理层除了援引管理条例执法外,另一个管道就是请地方政府来执法。这包括发出相关通告予业主,要求业主停止有关单位继续充作民宿,同时发出罚单予业主,甚至还可以将业主控上法庭。

其实,绝大多数业主皆以为本身的单位是租给他人入住,等到他们接到地方议会所发出的通告及罚单后,他们才知道这些所谓的租户,其实是大量跟不同的业主签下租约,并在业主不知情的情况下,转以民宿来赚钱。

出租应常探视

然而,地方政府有权在不知谁是经营者的情况下,直接对业主采取行动。

虽然罚款可能只有两三百令吉,但若这些罚款长期未缴付,地方政府甚至可以将这些业主控上法庭。

如果碰到法官严厉执法的话,他甚至可以判业主坐牢,结果是租客赚钱,业主反而要坐牢。

我要在这里奉劝所有业主,要经常去探视本身早已租了出去的单位,并确保租户没有将其转为民宿或其他非法用途。

一旦有任何新发现,业主应该马上采取行动终止这些租约,免得最后搞到自己赔了夫人又折兵。

搜证困难鲜少执法

其实,国内许多地方政府鲜少对这类非法民宿采取行动,这是因为他们在执法时面对许多难题,尤其是采集证据时有许多难度。再者,地方政府也无法派人在这些高楼驻守,长期对违法的民宿业者采取行动。

首先,有一些民宿业者没有商业注册,或者他们所注册的商业名字根本就不存在。他们有者甚至连收据都发不出来,即使地方政府执法人员摸上门,他们也选择躲在屋内,且不开门,这让地方政府要采集所需的证据确实很困难。

管理层可强制住客登记

在这种情况下,高楼管理层其实可以通过跟地方政府配合,通过管理层所采集到的证据,将这些证据交给地方政府来发通告及罚单。这又要怎样做呢?

管理层可以强制规定每个民宿住客必须登记。如果一批人有5个人,包括3个大人及两个小孩,管理层其实可以规定每个人皆须登记,而这些所登记的资料则包括他们的全名、身分证或国际护照号码、地址或来自哪一些国家,还有电话号码等。

只要长期登记每名民宿住客的资料,我们就可以根据这些所掌握的资料,判定哪一些单位涉及民宿生意,然后将这些资料交给地方政府来采取进一步的行动。地方政府可以根据管理层所提供的业主资料,直接对这些业主采取行动。

一旦业主接到地方政府所发出的通告与罚单之后,他们就会跟地方政府了解进一步的情况,进而要求租户给予合理的解释,再不然就提早跟租户解除合约,以避免这些民宿长期非法地经营下去。

条规不明绑手绑脚

环顾2015年分层管理(维修与管理)条例第3附表,由联邦政府统一制订的管理条规(By-Laws),当局并没有针对如何管制民宿有任何规定,管理层或保安人员要直接采取行动对付民宿,往往会面对绑手绑脚的情况。

对于我所接手管理的高楼产业,我往往会建议管理委员会通过召开常年大会或特别大会,并给予21天的大会通告来制订附加管理条规,而这些所要制订的附加管理条例,必须在大会上取得75%业主支持通过,才能取得执法的效用。

严格监督违者开罚

要如何制订附加条规呢?这当然包括授权给管理层或保安人员,可以针对所有要入住的外来者,登记基本资料、检查身分文件,甚至必要时将那些未登记者赶出去,或是取消所有被发现属于民宿住客、甚至是违反防疫标准作业程序(SOP)者的入住或访客权利。

与此同时,一旦被发现任何业主的单位涉及民宿生意,管理层可以针对每一次事故向业主开出罚单。当然,罚款的顶额不得超过200令吉。长期下去,业主在无法招架的情况下,就会选择提早和租户解约,同时将本身的单位租予长期性质的租户。

如果在某幢高楼有逾半业主或单位牵涉民宿生意,即使管理层要通过制订附加管理条例来阻遏这些非法民宿,岂不是会碰钉吗?

如果阻止民宿需要获得出席大会超过75%的业主同意,才能制订附加管理条例,我们如果反过来调整这些附加管理条例的内容,让这些要经营民宿的业主无法取得75%的业主所认同,只要不支持的一方拥有至少25%以上的业主所支持,对方就始终无可奈何了。

因此,要管制或对付非法民宿,只要管理层动一动脑筋,规定民宿住客一定要登记,并监督他们在高楼内的一举一动,加上随时针对违反抗疫SOP一事开罚等,所有高楼的非法民宿将会逐日渐少,甚至可能有朝一日销声匿迹。

 

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起诉建筑总监 文件证据要充足

2022年03月28日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

要入禀分层管理仲裁庭,
你须自己当律师出庭。

面对建筑总监所做的不合理决定,我们该怎么办?

我相信很多人经常会对建筑总监(COB)所做的决定,或对其所采取的行动有许多怨言。然而,又有多少人敢将建筑总监控上法庭,或是分层管理仲裁庭呢?

事实上,每个地方的建筑总监乃由市长,或县议会,或是市议会主席兼任。然而,市长或县、市议会主席绝对没有时间亲自处理跟建筑总监相关的事务,所以通常会另设建筑总监部门,并由联邦政府委派一位专业估价师来领导这个部门。

在这个部门主管底下,除了联邦政府可能会加派一些公务员之外,其他大多数官员或职员皆由地方议会借调过来。由于所有人的背景不一样,加上他们固有的习性,而且缺乏有系统的执法训练及对法律的认知,建筑总监在决策或执法方面,往往会不尽人意。

有些时候,建筑总监可能会因为误判情况,而作出备受争议的决定。在这种情况下,任何不满的一方就要考虑,是否要对建筑总监采取司法诉讼,或是入禀分层管理仲裁庭了。

要采取法律行动有两种,其一就是通过法庭采取民事诉讼行动,其二则是通过入禀分层管理仲裁庭。至于法庭的民事诉讼,则有两种方式,即直接起诉建筑总监,另一个方式则是通过司法检讨来挑战建筑总监所做的决定。

司法检讨有时间限制

司法检讨有时间限制,即起诉人须在3个月期限内入禀高庭,而且须预先取得高庭的准令才可以入禀。起诉人可以针对建筑总监所做的任何决定,甚至包括不敢采取行动的立场(不敢做决定也可被视为是一种决定),要求高庭撤销或改变建筑总监的立场。

至于民事诉讼,虽然1948机构保护法令有阐明,所有针对公家机构的民事诉讼行动须在36个月时间内入禀法庭,不过2013年分层管理法令第145条文亦规定,若无法证明建筑总监是恶意作出相关决定,则无法针对建筑总监所作的决定(包括疏忽或错漏情形)展开诉讼。

在这种情况下,或许入禀分层管理仲裁庭,就变得既低廉又相较容易的选择。不过,要入禀分层管理仲裁庭,你不能找律师代表你出庭,你须自己当律师出庭,并在仲裁庭跟代表建筑总监的相关地方议会法律顾问亲自过招,这就变得相当有压力了。

不管怎样,若你认为本身有好的原因,必须针对建筑总监入禀分层管理仲裁庭,你绝对可以随时这样做。通过入禀分层管理仲裁庭,我们无形中将助使建筑总监今后将更细心,而且更负责任地看待任何来自业主或被压制者所作的投诉,而不是完全不理睬、不答复、不行动,甚至有时还不当一回事呢!

入禀仲裁庭需三思

不过,我要提醒各位,若要入禀分层管理仲裁庭起诉建筑总监,我们有时甚至需要再三思考,甚至要在策略上应用得对,否则建筑总监有可能通过仲裁庭反制,而委任管理代理(Managing Agent)来接管你的管理委员会操作。

我曾看过一个案例,雪兰莪州金銮镇有一栋低密度的中价公寓,就因为有一位业主(前任管理委员)针对新的管理委员入禀分层管理仲裁庭,同时将建筑总监列为第二答辩人,裁庭庭主最终判建筑总监胜诉,并裁决由建筑总监委任管理代理来接管整栋建筑物的管理工作。

我也曾协助入禀另一个案件,针对芙蓉金源大厦38年来无法成立共管机构,将发展商及芙蓉市政局建筑总监同时列为答辩人,要求召开第一次常年大会成立共管机构。不过,建筑总监在入禀答辩书(表格2)时,却要求仲裁庭允许建筑总监委任管理代理来接管。

这是2013年分层管理法令赋予建筑总监的杀手锏!所幸的是,金源大厦早于2020年12月顺利召开首次常年大会,并成立共管机构,否则整栋建筑物落入建筑总监手中,最终将导致业主有苦无处申诉的问题。

还有,任何人要入禀分层管理仲裁庭,还要准备面对仲裁庭将时间不断拖长的问题。我曾有一些案件,从入禀到第一次聆讯就要等上超过一年的时间,而且许多案件未必能够在3个月时间审完,甚至可能要拖上一年半载。

总而言之,若你不准备打一场持久战,尽量不要随意把你的案件带上仲裁庭。单是布城仲裁庭,截至2021年12月31日为止,至少就有超过3000个案件因为早前的封城或行动管控令,导致一直无法获得排期审讯。这当然还不包括其他区域所设立的分层管理仲裁庭案件。

若你在入禀过程将文件处理得不够完善,这亦可能导致你最终面临败诉,甚至无法再重新入禀案件的下场。若没有十足信心,我奉劝你不要轻易针对建筑总监入禀仲裁庭,否则你可能会分分钟栽筋斗而不自知。

可入禀表格12
传召建筑总监出庭

除了针对建筑总监入禀仲裁庭,其实,我们亦可考虑针对特定案件,通过入禀表格12要求传召建筑总监出庭,并在庭上让你亲自盘问建筑总监或其官员。

如果是入禀的一方传召建筑总监,他就可以先在庭上盘问建筑总监(Examination-in-chief),随后再由另一方来交叉盘问(Cross-Examination),最后再由入禀一方来重新盘问(Re-Examination),十足十就像律师在法庭上盘问证人的情况。

在盘问证人过后,庭主会让双方有时间准备,然后针对整个案件提呈书面陈词(Written Submission),过后再让双方针对书面陈词提呈书面答复,最后再择定日期宣读其决定。

从这个过程来看,分层管理仲裁庭表面看来似乎很容易,但实际操作起来却显得不容易。有时,庭主还会要求你将整个聆审所需要的过程,通过整理成辑,提呈给仲裁庭。这就是所谓的文件丛集(Bundle of Documents)。

这些字眼听在一般民众的耳中,简直是丈八金刚摸不着头脑。不过,你还是可以事先谘询本身的律师,或者对分层管理仲裁庭程序有经验的产业经理,他们将会给你最实际的专业意见,让你在分层管理仲裁庭取得最终的胜利。

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公寓单位漏水 楼上业主成关键

2022年02月28日

黄伟益
产业管理顾问

 

公寓单位漏水,
处理关键是楼上业主?

高楼单位之间漏水的情况屡见不鲜,但管理层能否在发出表格28第7天之后,立即进入应负责任业主的单位内展开修复工作呢?这往往是一门大学问。

根据2015年分层管理(维修与管理)条例第61(1)条款规定,应负责任的业主必须在接到管理层所发出的表格28的7天后,采取行动解决漏水问题,然后针对所承担的维修费用,向这个业主追讨回来。

这个理论固然没有错,不过,若楼上的业主不愿意打开门,让管理层或维修人员进入其住家,试问管理层要如何展开修复工作呢?

管理层当然可援引2015年分层管理(维修与管理)条例第63条款,发出7天通告要求楼上业主开门让管理层或其维修人员进入。

管理层无权破门

如果楼上业主还是不愿意打开门,我们又要怎么办?要破门而入?除非这个漏水的情况很紧急,甚至紧急到会导致淹水,或是导致人命伤亡或财务损失,否则管理层确实无权破门而入。

尽管第63(2)条款阐明,任何人若不愿开门让其他人进入其住家展开修复工作,将可被视为触犯刑事罪,并可被罚款5万令吉或坐牢3年或两者兼施,但是迄今被对付者又有多少人?

当然,这些法律还是有它可用之处。不过,对于不相信会被对付的业主来说,这根本就起不了太大的作用。不过,漏水的问题始终要解决,绝不能因为业主不开门,就什么都不做了呀!

在这个时候,管理层其实还有很多方法可采用。尽管管理层可以根据天花板漏水,假设楼上的业主必须负责任,不过,若楼上业主能够证明这个漏水情况不是他造成的,管理层所发出的表格28就可能站不住脚了。

为了厘清祸根,管理层通常可跟楼上的业主谈判,让管理层找来一位技工,对漏水的墙身敲敲打打,从而鉴定漏水问题的元凶。

如果最后证实楼上的业主不是元凶,那么管理层就要承担这笔敲敲打打的费用。反之,若最终证明是楼上业主须负责任,他就必须承担这笔检查费。

业主愿开门就好办

如果楼上的业主不同意,其实他本身可以找来自己的技工,对漏水问题展开鉴定祸首的工作。

总而言之,只要楼上的业主愿意打开门,鉴定工作就不会是大问题,而最终应该由谁承担这笔费用,这就要看整个鉴定结果而定了。

受影响业主可入禀
分层管理仲裁庭

受影响的业主其实还有另一个选择,就是通过入禀分层管理仲裁庭,同时将应负责任单位之业主,以及将发展商、共管机构(JMB)或管理机构(MC)(视哪一方为当时的管理层)列为答辩人。

由于法律规定发展商、共管机构或管理机构,必须在表格28发出7天后,针对漏水问题展开修复工作,管理层绝不能以本身财务有困难,就不要去采取行动解决问题。

既然法律有规定,若受影响者要入禀仲裁庭,他就必须将楼上单位或管理层同时列为答辩人。

若受影响的业主在入禀仲裁庭时,没有将管理层列为答辩人,那么,仲裁庭所作出的裁决,就不会对管理层有任何约束作用。入禀仲裁庭还有另一个好处,就是在楼上业主不愿意认账时,仲裁庭可以派出技术人员到场展开检查的工作,然后将报告提呈予庭主做决定。

不管怎样,由于入禀仲裁庭通常比较费时,我会建议受影响业主在表格28发出7天后,在管理层还没有采取进一步行动的情况之下,先通过入禀仲裁庭来施压楼上业主或管理层展开修复工作。

等到仲裁庭可能拖个两三个月才开庭聆讯时,或许问题可能早就解决了。若受影响业主等到两三个月后才入禀仲裁庭,再加上仲裁庭将聆讯排期到两个月后才开庭,这个受影响者岂不是要承受更大程度的精神折磨呢?

即使楼上业主完全不开门,一旦仲裁庭排期的聆讯到来时,应负责任的业主有很大可能都会出庭,并在庭上答应会开门让技术人员进入检查。即使对方不出庭,而入禀业主直接取得仲裁庭的裁决,他们就可以将这个裁决交予建筑总监,甚至是警方协助执行这个庭令。

管理层须善用智慧解决问题

我曾经有一个案,楼上单位是发展商本身空置已久的单位,楼下业主则因漏水问题而投诉管理层。由于楼上单位根本没有上锁,管理层在发出7天通告后,在发展商完全没回应的情况下,我们就叫承包商直接进入这个单位内展开维修工作。

在此之前,我们在发给楼上业主的通告,有附上我们所取得的报价单,并告知对方这将会是我们所要委任的承包商,以及承包商的报价款额。如果楼上业主不认同我们所要采用的承包商及其收费,当然他可以自行委任适当的承包商展开修复工作。

过后,管理层通过入禀管理仲裁庭追讨修复费用,并获得仲裁庭判管理层胜诉。不过,这个承包商的代表依然不放弃,甚至还进一步通过高庭入禀司法检讨,尝试要推翻仲裁庭的裁决。这个司法检讨最终亦在高庭被驳回,对方还被法庭判须付5000令吉堂费。

耗两三年取回费用

从管理层当初支付这笔修复费用,直至最终始能取回这笔费用,整个过程可能需要两三年的时间。所以,这个经验同时告诉我们,为何管理层不会直接在表格28发出7天之后,即刻就能采取行动来修复漏水!

这当中有两个原因,其一是业主不要打开门让管理层或维修人员进入;其二就是担心所花掉的钱,未必能够在短时间内取回来,进而影响到管理层其他更重要的开支。

不管怎样,管理层还是要懂得善用其智慧,通过适当的方式来影响楼上的业主展开修复工作,这才是最理想的解决方案。

 

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高楼内部条例可被挑战

2022年02月4日

黄伟益
产业管理顾问

高楼管理相关的法规,
都必须要有法源依据。

自从联邦政府通过推出2015年分层管理(维修与管理)条例,为大马半岛各州及3个联邦直辖区所有高楼管理层统一制订管理法规(By-Laws)以来,所有之前或之后由发展商所制订的内部管理条例(House Rules)皆宣告失效。

联邦政府所统一制订的管理法规,是以第3附表收录在2015年分层管理(维修与管理)条例,并从2015年6月2日开始生效(槟州则从2015年6月12日开始生效)。

换句话说,从这个日期开始,所有既已存在的内部管理条例皆告无效。

我不解的是,有好多高楼的管理委员迄今还把发展商所制订的内部管理条例当作金科玉律,甚至还把这些内部管理条例当作比联邦政府所制订的管理法规更重要。

然而,摆在眼前的事实,这些内部管理条例若没有被管理层通过召开常年大会或特大,并给予21天通告将之纳入附加管理法规(Additional By-Laws)的话,这些内部管理条例根本就没有效用可言。

如果管理层执意要援引发展商所制订的内部管理条例对业主采取行动,而这些规定又与管理法规有所冲突,受影响的业主甚至可以通过法律管道,来挑战管理层所采取的行动。

举个例子,若发展商所制订的内部管理条例,规定业主使用电梯时必须戴口罩,否则将面对罚款500令吉。若管理层没有通过制订附加管理法规,同样规定业主使用电梯时必须戴口罩,那么业主一旦面对管理层所祭出的罚款,他们就可入禀分层管理仲裁庭或法庭来挑战管理层。

其次,联邦政府所制订的管理法规限制管理层罚款权限,每一次最高的罚款额为200令吉。在这种情况下,管理层绝不能通过法外立法,迳自对犯规者处以超过200令吉的罚款。

管理法规仅限辖区落实

管理法规英译为By-Laws,马来文则称为Undang-Undang Kecil,意即为地方性法规。每个地方议会都有制订本身的法规,而这些法规则只能在各别地方议会所管辖的地区内实行。换作为共管机构或管理机构,这些法规就只能在各别的高楼范围内执行。

所有跟高楼管理相关的法律、条例或法规,都必须要有法源依据(Source of Power)。

首先,联邦宪法赋权国会通过2013年分层管理法令,这个法令则赋权房屋及地方政府部长制订相关的条例,即2015年分层管理(维修与管理)条例,当然也包括第3附表之管理法规。

2013年分层管理法令有规定,任何共管机构或管理机构要通过附加管理法规,就须通过召开常年大会或特大,并发出21天通告,而且须获得当场四分三出席的业主支持,始能通过这个附加管理法规。

政府所制订的管理法规,共管机构或管理机构不得修改或删除。不过,对于管理法规所未规定的事项,管理层可通过附加管理法规来增订之。即使如此,2013年分层管理法令第70(2)条文有规定,只有当局所阐明的项目或范畴之外,并非所有项目都可以被纳入附加管理法规。

譬如,管理层若要向业主征收1000令吉,作为业主要在本身单位展开装修工程之抵押金,这一点则无须通过附加管理法规来明订之。同样地,关于健身室或游泳池的开放时间,亦无须将之纳入附加管理法规。这些都属于行政指南或规章,未必要纳入附加管理法规才可以执行。

召开大会纳新条款
新规发布3天即生效

即使管理层要以行政指南或规章,规定泳池使用者必须换上所指定的泳装始可下水,若管理层要对没有遵守者处以罚款,这又再次回到了原点:管理层的执法权源自何方?

为了解决管理层无法将每一个细节,包括泳池或健身房的使用规则,全部纳入管理法规的问题,管理层可以通过召开大会纳入一个新的条款:凡管理层所制订的新条规,只要在布告栏上发布3天后即宣告生效。

政府法规为最终依据

通过这种方式,管理层将享有更大的空间去调动其现有泳池或健身房的使用规则,而无须每一次要召开大会才能修订其细节。尤其在疫情肆虐的当下,为了应对疫情幻变及顾及更多业主或住户的健康及性命安全,管理层必须拥有更大的弹性,随时对其所实施的管理条规作调整。

当然,管理层若为了本身的方便,他们可以通过召开大会并发出21天通告,将发展商之前所订下的内部管理条例,全盘将之纳为附加管理法规。不过,若这个新纳入的附加管理法规,跟原订的管理法规有所抵触的话,则必须以联邦政府所制订的管理法规作为最终依据。

这当然是一些管理层要煮快熟面的做法,但长期而言,确实有必要以管理法规,跟您所居住高楼之前所采用的内部管理条例作对比,进而采纳一些对今后高楼管理作业有用的规定,然后将之纳为附加管理法规,始能取得相得益彰的作用。

一份制订得更加完善的附加管理法规,再加上联邦政府原订的管理法规,将能够让管理层在执行过程中,取得更好的执法效果。即使面对一些业主或犯规者产生不满,进而要跟管理层对簿公堂,这套管理法规就会变成一道专用来保护管理层的硬盾。

同样地,一套经过完善修订的管理法规,绝对可以协助管理层更有效地对付非法经营民宿的业主,并且让更多业主或居民遵守管理层所制订的防疫规定。大家必须要知道,由于卫生部所颁布的防疫标准作业程序,鉴于未经过宪报颁布而不能成为法律,亦不能在属于私人产业的高楼范围内执行,而您本身高楼所采用的管理法规,就是让管理层用来执法的最好武器。

与其随意将内部管理条例,全盘照收纳入附加管理法规,我更想建议所有管理层多花时间与精力,展开这一方面的研究工作。即使管理层对这方面的工作一窍不通,您亦可通过征询律师或产业经理,让您本身高楼的管理法规通过不断修订的过程而日臻完善。

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管委会3职务 任期满需交棒

2021年11月29日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

无论愿不愿意,
3职务2年任期届满须退位

随着一些地方议会的建筑总监,开始严厉看待2013年分层管理法令第二附表,针对所有管理委员会主席、秘书及财政任期不得连续超过两年之规定,我们有必要转身看回自身的管理委员会,是否有遵守这一点?

如果一位主席、秘书或财政是于2019年12月1日接任,那么他确实有必要于今年11月30日,即2年任期届满过后,自行卸下主席、秘书或财政一职。如果他不愿意在两年任期届满后卸下此职,建筑总监可以通过法令所赋予的权限,解除对方所担任的主席、秘书或财政一职。

不过,即使解除这个人所担任的主席、秘书或财政一职,此人所担任的管理委员资格确实不受影响。毕竟,法令只是规定一个人不得连续超过3届委员,即使这个主席、秘书或财政因为任期连续超过两年而半途下车,他始终还是民选出来的管理委员。

可向建筑总监举报

针对有主席、秘书或财政任期超过两年,而管理委员会则不当一回事,任何业主可以通过向建筑总监举报,要求建筑总监来解除他们所担任的3大要职。另外一个管道,则是通过入禀分层管理仲裁庭来审理此事。

无论是管理委员会、建筑总监或分层管理仲裁庭,他们只有纠正主席、秘书或财政任期的权限,而不能把担任主席、秘书或财政超过两年者直接撵出管理委员会。若您要一次过解除这个人所担任的管理委员一职,则只有通过召开特大来寻求通过。

违法个案不能被提控

由于这类在2013年分层管理法令第2附表底下违法的个案不能被提控,也不能通过法庭审讯来定罪,因此管理委员会绝对不能援引第2附表第3(1)(e)(iii)条款,来悬空这些人所担任的管理委员职务。

因此,若有任何管理委员会或产业经理,因为本身所管理高楼的主席、秘书或财政任期超过两年,判定他们违法而一举将他们的管理委员职务解除,这将引发更严重的滥权嫌疑,甚至搞到其他人都要被逼吃官司!

没人选情况下
主席可退任副主席接手

2013年分层管理法令只是规定主席、秘书或财政一职不得连续超过两年,却没有对其他职务包括副主席、副秘书或副财政(若管理委员会有委任这类职务)有同样的规定,这其实给整个管理委员会有更大的调整空间,以避免当中有人因任期超过两年而被逼拉下位。

即使法令规定须委任管理委员其中3人分别担任主席、秘书及财政,但我曾目睹有一些管理委员会面对没有人愿意担任主席、秘书或财政的情况,导致有一些职务被逼要悬空。

没人要上位或需重选

即使面对建筑总监来函质问,我同样复函告诉建筑总监,确实没有“霸王硬上弓”,硬要他们上位,而导致更多人辞职,最后搞到整个管理委员会操作不了,而必须召开大会来重新改选一番。

其实,如果原本担任主席者因任期超过两年,而不能继续担任此职,他其实可以选择暂时退下或转任副主席。我们可以只委任副主席,而让主席职务悬空,而管理委员会所有会议还是可以交由副主席,在没有主席人选的情况下来继续主持。

由于每一届管理委员会任期通常为15个月,因此任何人在第2次担任主席、秘书或财政时,肯定会面对任期连续超过两年的问题。

与其面对管理委员会主席半途被请下车的窘况,我认为担任主席、秘书或财政者最好在完成第一届任期后,暂时退下担任管理委员或转任法令所未规定的其他职务,然后在第3届再重新回来当主席、秘书或财政,这岂不是更好的安排吗?

只要懂得善用这种符合组织管理的运作方法,即使当权派只有区区5至6个人,他们其实只要能够互相协调,就可以连续任职即使超过3届亦不受影响。

管委会延迟开大会
委员任期无限延长

另一种常见的情况,就是管理委员会经常以各种藉口延迟召开常年大会,让原任管理委员无限期延长他们的任期。

尽管2013年分层管理法令第2附表第2(6)条款,有规定每位管理委员只能连续担任3届,但法令却没有清楚何谓一届任期?若当中有任期超过15个月,甚至从上次大会算起30个月后才召开大会,这是否还算是一届之任期?

建筑总监需加强效率

这个就是法令所未阐明之处,往往就让一些管理委员会有机可趁,将他们每15个月须召开的常年大会无限期挪后,以便让自己的任期可以无限度延长,进而享受权力所带来的各种利益或优势。

面对这种情况,许多地方议会的建筑总监往往没有采取最积极的行动。若接到任何业主投诉,建筑总监只是一般例行公事地发出通告,要求管理委员会在两个星期或一个月内答复他们准备怎样做。

若管理委员会没有在指定的时间答复,建筑总监又再以同样的通告发出第一次提醒,过后又再发第二次提醒通告,结果整个过程又再被拖慢了数个月。如果再加上疫情肆虐及行动管制令等理由,许多管理委员会就这样把常年大会拖慢了一两年之久。

面对建筑总监相对缓慢且没有效率的行动,一些业主就选择入禀分层管理仲裁庭,要仲裁庭勒令管理委员会在指定时间内召开大会及改选。

如今,分层管理仲裁庭又因为过去行动管制令导致许多案件被拖延而堆积成山,这无疑会让许多管理委员更加有机可趁,看来建筑总监有必要加强这方面的效率了。

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          collectively known as the “Purposes”.<

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          This notice was updated: 5th February 2014

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