公寓账目管理 一大难事？
2022年08月29日
黄伟益
产业管理顾问
物业管理得当，
账目要分明！
财务管理是整个产业管理最重要的一环。若管理得当，管理层则将如鱼得水，能够徜徉自在；否则，管理层就如一条“咸鱼”，随时会被业主追究。
当共管机构或管理机构所管理的资金一旦高达50万令吉，甚至是超过100万令吉时，却可能引来有心人觊觎，进而策动抹黑管理层等行动。
这就令产业经理处于两难的局面。身为产业管理经理，一方面，我们想为管理委员会储备更多所需资金，有时甚至要想办法跟欠债的业主讨回钱，另一方面却极不愿意看到本身所管理的物业，出现业主跟管理委员会关系紧绷的局面，甚至让产业经理难以持平地应对大局。
不管怎样，产业经理除了协助管理委员会解决业主的各项投诉，以及确保各项维修工作到位之外，若能把整盘账目处理妥当，势必让整个产业管理取得画龙点睛之效。
一般有相当规模、资源及管理架构完善的产业管理公司，肯定聘有本身的会计人员协助管理层处理他们的账目。
一些管理委员会或会选择将账目管理外包给会计楼处理，或是另聘会计书记来负责这类工作。
最糟糕的情况，就是那些没有委任产业管理公司协助打理，没有将会计工作外包，而全部职员都是自行聘请的共管机构或管理机构，原以为这种管理模式将能够为管理委员会节省更多开销，但最终经常看到的局面，却可能是有人徇私牟利。
徇私牟利见惯不怪
这种情况我们经常见惯不怪。然而，最痛苦的还是，当有关资金因有人徇私舞弊而“不翼而飞”后，整盘账目又要如何做出来呢？在各种相关文件不完整的情况下，产业经理又要如何把整盘账目弄得相对完整，这绝对是一件相当吃力不讨好的工作。
在审计工作方面，所有审计报告在这个财政年度各项分类账（Ledgers）的期初余额（Opening Balance），都是要承自上个财政年度的期末余额（Closing Balance）。
举个例子，若管理层在2019至2020年的账目因许多文件缺失，还未经过审计，我们绝不能跳过这两年的账目，要求审计司直接审计2021年的账目，这根本是行不通的。
若非得到建筑总监特别允准，让管理委员会能够跳过某个年度的账目，直接以2018年的期末余额用作2021年的期初余额，否则再怎样烂的账目最终还是要送交审计司，而审计司在无法核对许多重要文件或记录的情况下，只好在这份审计报告打下“Qualified Account”的字眼。
在会计学里，您不要以为看到有“Qualified”的字眼，就以为这个账目审计过关而高兴不已。
其实，这个“Qualified”字眼恰恰反映了您的账目不过关，让审计司无法顺利完成整个审计工作，进而保留给予这个账目任何正面评价。
审计账目未完 常年大会照开
许多共管机构或管理机构总喜欢以审计账目还未完成，尽量拖延召开常年大会的时间。
然而，即使在审计账目未能完成的情况下，常年大会仍必须按照法律规定，每年且必须从上个常年大会的日期算起，在未超过15个月的情况下召开。
当然，管理委员会就必须在常年大会上交待，为何无法准时完成账目的审计工作？即使没有审计账目，管理层也无须将未经过审计的管理账目在常年大会上提呈。
毕竟，任何未经过审计的账目都是不能在常年大会提呈或寻求通过的。
若这些账目在常年大会过后始完成审计，管理委员会可以选择另行召开特别大会来提呈，或者等到下一次召开常年大会时才提呈，这完全要看业主的整体意愿来作判断。
对于任何完成审计的账目，若提呈至常年大会时不被业主所接纳，大会则可以要求另行展开法务审计（Forensic Audit）。
当然，法务审计肯定要涉及更高的专业收费，其次则是许多审计司未必愿意接手这方面的工作。
另一个可行的管道，则是通过援引2013年分层管理法令第26（2）条文或是第62（2）条文，针对共管机构或是管理机构的账目，要求建筑总监委任审计司介入展开法务审计。
若建筑总监不肯，任何人可以通过入禀分层管理仲裁庭，将建筑总监列为答辩人，并要求仲裁庭作相关谕令。
须至少有2银行户头
根据2013年分层管理法令的规定，每个共管机构或管理机构必须开设至少两个银行户头，其一用以存入业主们所缴付的管理费，其二则用作储备金户头。
在这个法令诞生之前，国内许多银行通常都不允许共管机构或管理机构，在同一间银行开设超过一个来往户头。不过，这个问题如今早已解决，而国内银行如今都解除了这个限制。
若您的共管机构或管理机构还未开设第二个户头，作为储备金户头，则应该立即去开设这个户头。
一旦这个储备金户头开设之后，管理层必须将所收到的储备金存入这个户头，甚至把当中一部分储备金转为定期存款，以赚取更高的定存利息。
由于法律早有这方面规定，若您的共管机构或管理机构未开设这个储备金户头，则可能会面对一些审计司不愿接手完成您的账目审计工作。
在账目无法如期完成审计的情况下，管理委员会就可能会被业主兴师问罪，甚至面对被业主拉下台的风险。
其实，2013年分层管理法令有规定，任何共管机构或管理机构若未能如期审计账目，可能会被提控甚至被判罚款不超过25万令吉、不超过3年监禁或两者兼施。
虽然目前还未有任何共管机构或管理机构在这个情况下被对付，但还是要奉劝各位勿以身试法，以免让自己成为全国首例。
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