共享工作空间疫后更红火
2023年04月9日
弹性削减成本
混合办公模式
独家报道:李治宏
美国银行倒闭风暴加剧了全球经济下行甚至衰退的阴影，大马今年来的出口大幅下滑，步入2023年第二季，国内许多大企业已开始裁员，努力的采取各项削减成本策略求存。
这导致越来越多的打工族和民众担心，我国经济未来数个月将进一步放缓。
在这样的背景下，企业对办公空间的需求料将下行，原已供应过剩的办公楼空置率恐将进一步升高，接下来的办公市场将出现怎样的态势？
步入后疫情时代，混合办公模式（Hybrid working model）大行其道，连带的，过去几年开始逐渐盛行的共享工作空间（Co working space）更为红火，无论是跨国大企业或本地中小企业，都纷纷进驻这类相对比较新颖，租约更灵活的办公空间。
也因此，多家主要的共享工作空间业者加速扩张，矢要在这个未来几年预计飞速增长的领域扩大所分享的“蛋糕”。
我国经济去年4月重新全面开放后，其中一家主要的共享工作空间业者WORQ就积极扩张，办公空间总量从今年初的10万平方尺，增至目前的13万2000平方尺。
WORQ放眼大展拳脚
WORQ更放眼在未来7年内大展拳脚，放眼其总办公空间今年底达到20万平方尺，然后在2年后即2025年倍增至40万平方尺，以及2030年剧增至300万平方尺。
WORQ房地产与研发部主管王甲豪指出，该公司之所以如此信心满满，是因为在经济走下坡，企业纷纷削减成本之际，对共享工作空间的需求显著增加。
而且，根据国际产业咨询公司仲量联行（JLL）的一项预估数据，到了2030年，亚洲各大城市的办公楼当中，高达30%将是可弹性调整的灵活办公空间（估计市场总值60亿令吉），这包括共享工作空间在内。
根据该数据，亚洲各大主要城市的灵活办公空间渗透率当中，中国两大城市上海和北京同时以6%傲视群伦，邻国新加坡和泰国首都曼谷各以4%紧随其后，反观我国首都吉隆坡只有区区的1%，远远落后区域各大城市，甚至还不如越南胡志明市。
王甲豪接受《南洋商报》专访时说，正因如此，相对之下，吉隆坡灵活办公空间，包括共享工作空间未来的增长空间更大，这是该公司积极扩张的主因之一。
“目前，全马共享工作空间的市场总值只有约2亿1000万令吉，但一旦大马的灵活办公空间市场渗透率提高到3%，市场总值就会激增至6亿5000万令吉。”
隆灵市场需求殷切
另一项数据则显示，到了2025年，亚太区70%企业或多或少都会用共享工作空间。届时，有些企业将完全使用共享工作空间来营运，一些则是局部使用共享工作空间。
他指出，在巴生谷尤其是吉隆坡和八打灵再也，市场对共享工作空间的需求殷切，而且今后更预计会出现显著的增长，这主要是因为许多企业在削减成本的大前提下，纷纷转向伸缩性强，随时“能屈能伸”的共享工作空间。
“巴生谷有许多办公楼空置着，主要是因为经济下行，导致许多企业退场或削减营运规模，对这些商用产业的需求也相应下滑。
扩充业务增员
可增租用空间
“相反的，更多企业发现了共享工作空间‘能屈能伸’的诸多好处，例如削减营运规模和成本或刚启业时可先租用较小的空间，而一旦扩充业务和增员时则可增加租用的空间，甚至要求共享工作空间业者为它定身打造它所需要的空间、装潢和设计。”
王甲豪解释，除了长期租约，企业租用传统的办公空间或店铺营运，往往初期就须砸下重本在装修、购置办公用具和器材等方面，还需分心费神办公空间清理工作、装置网络设备、缴付水电费等琐碎的事务。
“反观如果租用共享工作空间，企业只需按人头（员工人数）缴付月租就可入驻办公，可以省下动辄数十万甚至上百万令吉的庞大装修费，也不必费神上述种种琐碎的工作，省下了许多人力、物力和财力之余，还可把全副心思集中在公司业务上，从中为公司谋求如何赚取更多的盈利。
“对于不愿被一纸3年或以上的长期租约‘绑死’，寻求短租和灵活租约的企业而言，共享空间工作的这种种好处，正符合他们的需求。
“正因为共享工作空间的伸缩性很强，当经济预计将走下坡时，会有更多企业转租共享工作空间，所以共享工作空间未来的前景备受看好。”
他举例，在过去，企业都会购买伺服器，但这个年代，企业不需要购买或维持一个伺服器，因为成本太高。
“产业领域也是一样。传统办公空间，租约一签就是至少3年，也可能是3+3或3+3+3，再加上装修等费用，耗费动辄几百万令吉，却可能要至少6年至9年以上才回本。
“如果你只用了办公空间一两年之后就不用，之前所耗费的装修费就白白浪费了。”
“资产轻便”省开销成本
王甲豪补充，更重要的是，如今许多行业的周期性越来越短，业务前景的可预测性越来越低，因此与其在公司业务下跌时裁员，企业倒不如从削减办公空间的开销下手，可以省下更多的成本和开支。
“现在各行业的周期性很短，例如疫情爆发初期，科技和电商行业大好，不料疫情缓和后却急速下跌；酒店业受疫情重创而大裁员，第二年经济重新开放却请不回人。
“企业做规划时通常都会有一份大蓝图，预估需要多少人力。其实若要节省，与其裁员，不如先从办公空间下手，例如省下办公楼租金和装修费用，因为行业周期波动的关系，可能会预算错误，这些空间就浪费掉。
“请人之前要先弄好办公室，但办公室好了才发现不需要这么多人力，因为行业又下滑了，结果很多办公空间被空置，但租金却要照还，这样的例子在过去几年比比皆是。
“所以接下来相信企业做规划时，都会往这方面着手，包括改用共享工作空间。如果业务快速增长，就可以租用更多的空间，反之，如果业务走下坡，则可以尽速的削减办公空间。”
他举例，如果企业只需要5个员工，就租用可容纳5个人的空间；如果需要50个人，就租用50个人的空间。
“我们相信，很多企业已经意识到这点，所以如今企业大多选择‘资产轻便’，不想耗费庞大成本开销。”
隆朝向狮城发展模式
办公楼皆设共享工作空间
在新加坡，几乎每一座办公楼都设有共享工作空间，而吉隆坡正逐步朝向这方面发展。
王甲豪指出，虽然我国在共享工作空间领域的起步较迟，发展较慢，远远落后本区域其他国家，但共享工作空间是大势所趋，整个亚太区都是一样的。
“例如在吉隆坡中环（KL Sentral），这里几乎每栋楼都有共享工作空间，慢慢的朝向新加坡的发展模式。
“到了2030年，灵活办公空间的市场渗透率预计将达到30%，这意味着，届时10座大楼当中，有3座是用来做共享工作空间，而这其实间接的协助办公楼业主减少办公楼的空置率，因为共享工作空间业者包租了某些楼层后，再分隔成较小的空间，转租给办公空间需求较小的企业。
“疫情过后，混合工作模式，即一星期5个工作天其中几天到公司或共享工作空间办公，另几天则居家工作的模式盛行，例如我们的会员（租户）高达76%都采用这种模式，就像这里（吉隆坡中环WORQ）的租用率虽然已高达80%，但看来很空，是因为租户都采用混合工作模式，部分员工居家作业。
租用共享空间省装修费
具体而言，企业改租共享工作空间，可以省下多少成本开销？
王甲豪以一个面积1500平方尺的办公空间为例，指这样的空间，装修费可能需要15万令吉，而一年的营运成本可能是10万令吉，合计第一年的办公空间成本开销为25万令吉。
如果租用共享工作空间，按10名员工在内作业推算，一个‘人头’的租金为每月750令吉，那么每个月的总租金是7500令吉，一年下来是9万令吉。
然而，租用共享空间，企业不需耗费金钱、时间和精力去烦恼装修的问题，也不用烦恼如何维持（maintenance），也不用特地为此聘请行政人员来打理，以及其他琐琐碎碎的成本开销。
王甲豪指出，上述是可以估计的成本，而成本预算错误，则是企业无可估计的成本和损失。
“例如，一个1500平方尺办公空间，如果公司的业务迅速扩张，结果这个空间无法容纳所有员工，但租金却要继续还。如果选择搬走，之前已付出的庞大装修费就白白浪费了。
租户现身说法：
租约可弹性处理——礼品网站业者Giftr总执行长兼联合创办人洪国雄
我们是WORQ梳邦分行的第一批租户，在这里营运已约5年，起初是租用只能容纳4至5人的小空间，现在租用的空间比较大，可容纳约20人左右。
由于我们公司是采用混合办公模式，每个星期3天来这里工作，另2天则居家作业，因此公司每天只有7至8位员工来我们在此租用的套房上班，另有部分员工则在共用的开放式工作空间上班。
当初会改租共享工作空间，主要有3大原因，即（一）长期的成本开销较低、（二）这里较易招聘员工及（三）共享工作空间的办公环境符合现代社会需求。
当然，共享工作空间的好处是可以很灵活调整营运规模，而且租约也可弹性处理，而资产轻便模式的业者都会选择在这里营运。
加上这里（梳邦地区）有多家大专院校，而这个办公空间就在梳邦轻快铁站附近，方便较常使用公共交通的年轻人，方便我们招聘年轻员工和实习生。
我相信这里超过半数的租户都是企业子公司或外资企业的大马分公司，他们在大马都只有少数几名员工，又不愿让员工觉得很孤独，就租用这里，又可以跟其他公司的员工一起。
租户员工聚集如大家庭——日本上市企业Euglena大马分公司策略顾问梁良典
Euglena去年4月底来马开设分公司，并和国家石油公司（Petronas）联营开设全马首个Bio Refinery Plant，这里平日只有我一人上班，而日本总公司每个月会派一个日本员工来马，所以没有必要租用一个很大的办公室。
我们的日本母公司也是一家初创公司，不喜欢传统的办公模式，而是倾向于WORQ这类共享工作空间的办公环境和氛围，员工若遇到任何问题，可以和其他企业租户的员工讨论如何解决，所有租户的员工聚在一起，就好像一个大家庭。
所以我们选择在吉隆坡敦依斯迈医生花园（TTDI）WORQ落脚，租用一个可以容纳4个人的空间，除了共享工作空间提供的种种好处，也因为当地基本设施齐全，公共交通便利，而且这里有很多大公司。
还有一点是共享工作空间是全天候开放，随时可进去上班，反观传统办公楼有时间限制，晚上无法办公。
专注公司业务省时间——Recruit First高级咨询经理莫静如
我们在新加坡的母公司HRnet Group一直以来都使用传统办公室作业，但也有分部是租用共享工作空间，而作为大马分公司的Recruit First是从今年1月开始进驻新开张的吉隆坡中环WORQ共享工作空间。
会选择这里落脚，是因为我们在这里有自己的独立营运空间，而且传统的办公室有很多琐碎事务要处理，在这里就不必处理。
对于求职中介这个行业而言，时间就是金钱，我们可以把不必处理杂务所省下的宝贵时间，专注在处理公司业务。
同时，我们的客户也需要隐私，有时带客户进来公司洽谈商务，而这里可以提供一些隐私空间让我们密谈。
WORQ也会举办很多活动，让来自不同行业的租户有机会互相接触和交流，无形中也会营造一些商机，而这是传统办公空间做不到的事。
书到用时：什么是灵活办公？
灵活办公泛指所有由第三方灵活办公业者所营运的空间，包括传统的服务式办公室和共享工作空间。
灵活办公既可以采用开放式布局，也可以包括独立的办公室，甚至可以覆盖整个楼层或者整栋楼宇。
灵活办公空间的管理者可以是专业的营运商或独立的业主，也可以是由两者合作管理。
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