黄伟益
产业管理顾问

每月准时交出完整账目
管委会马虎不得

会计与财务管理永远是高楼管理最重要的一环，往往也是产生最多争论及矛盾的源头。

要确保全盘账目管理妥当，除了要委任有会计能力的产业管理公司之外，更要确保这家公司安排适当的人选来负责这个工作。

由于管理委员会成员须对共管机构或管理机构的全盘账目负责，即使这盘账目可能是交由产业管理公司来处理，但其责任仍归共管机构或管理机构。因此，管委会对此马虎不得，并须时刻确保产业管理公司每月准时交出完整的账目。

当然，一些具有财务能力的共管机构或管理机构，甚至可能会把会计工作交由会计楼外包处理。

尽管如此，管理办公室每个月收到多少钱，而这些钱又是否悉数存入银行户头，管理委员会成员绝对要慎查。

购专业责任弥偿险

首先，管委会须确保产业管理公司有购买所需的专业责任弥偿保险（Professional Indemnity Insurance），甚至有时可能还需附加忠诚保证保险（fidelity Guarantee）或金钱保险（Money Insurance）来应付任何可能导致金钱不见的事故。

手机程式一窥收款

其次，共管机构或管理机构可以采用一些专为高楼所开发的应用程式(APP)，例如CSS、Gprop、eCommunity等，让管委会成员亦能一窥管理办公室每天所收到的管理费款额，并确保这些钱如期存入管理层的户头。

今天，通过WhatsApp应用程式之便，管理职员每天都可以报上当天所收到的款额，并在钱存入银行后，把单据拍照给管委会成员过目。

一周整理每月账目

第三，管理公司必须每月在接获银行所寄来的月结单后，在一个星期内把上一个月的全盘账目整理出来，包括资产债务平衡表（Balance Sheet）、损益表（Profit & Loss Account）、现金流结算表等全部整理出来，包括让所有业主或居民过目。

财年结束结账稽查

最终，每到财政年度结束时，管理公司还要把全年的账目结算一番，包括为所有硬体资产结算其贬值数，再把全盘无误的账目交给审计司稽查，过后再通过常年大会提呈并通过。

若某个共管机构或管理机构有跟内陆税收局开档，那么这个共管机构或管理机构还必须在每年6月30日或之前，通过委任税务代理，并根据其前一年之租金收入及利息收入来结算其所应缴付的所得税，并在截止日期前缴付须缴的税务。

审计没完成拖延大会

我们经常面对一个情况，就是一些共管机构或管理机构，没有如期在指定时间内完成审计其账目，然后以此借口一直拖迟召开常年大会，以致许多改选也不能如期进行。

产业管理公司最常用的一个借口，就是因为上个财政年度的审计工作还未完成，或者审计报告还未出炉，所以管理层需要多几个月，甚至是半年或一年的时间才能召开常年大会。

一些业主不疑有他，为了确保即将召开的常年大会将有审计报告可提呈并通过，所以只好暂时忍一忍，结果最终可能导致常年大会拖迟一年半或两年才召开。

其实，任何由共管机构或管理机构召开的常年大会，可以在没有提呈审计账目或报告的情况下举办。2013年分层管理法令也没有规定，管理层若没有如期完成账目审计工作，他们无需在大会上提呈任何未经审计之账目。

业主可施压要求召开大会

只要从上个常年大会算起的15个月一过，若未见共管机构或管理机构召开常年大会，业主可以通过施压要求召开常年大会。

至于后来才完成审计的账目，则可以通过召开特别大会来接纳，或是等到下一次召开的常年大会才来通过。

我们要紧记，管委会必须最迟每15个月就召开一次常年大会。业主千万别为了让审计报告有机会在大会提呈，而让常年大会延迟召开。

职员卷款逃怎么办？

我们有时会听到一些高楼传出管理职员卷款而逃的消息，但迄今被逮捕或被提控上庭的人又有多少？到底这些人所涉及的个案，是属于盗取他人钱财、失信，还是贪污呢？

至于应交由警方来调查，或是交由反贪污委员会来处理呢？若我们投报的单位不对，这又会否影响案件的调查结果呢？

首先，我们须对案情有具体了解及研判，若属于盗取或不诚实将他人财务占为己有的行为，我们可援引刑事法典第403条文报案，要求警方调查涉嫌者及若有证据即把后者提控上庭。

一旦罪名成立，可被判不少过6个月，或者不超过5年监禁，包括施以鞭笞，甚至可被判罚款。

对于失信案，我们则可援引刑事法典第405条文，要求警方对涉嫌者展开调查及提控上庭。一旦罪名成立，他可在刑事法典第406条文下被判不超过10年监禁，包括施以鞭笞，甚至可被判罚款。关于刑事法典第403与405条文有何具体分别，您可以向律师讨教一番。

失信与贪污两码事

很多人总喜欢将偷钱、失信与贪污混为一谈。然而，贪污跟其他案件最重要的分别，就是涉嫌者是否从整个交易中获得好处。不管是回酬或是佣金，只要当事者有参与决策的过程，并影响管委会作出对其有利的决定，让他从中获得相关的利益，这就足以构成贪污罪行。

如果只是买贵了，或是货不对办，而当事者又没有从中得到好处，则不能构成贪污罪。

因此，除了要有良好的财务管理之外，管委会须建构完善的决策流程及标准作业程序，包括公开招标等，我们才能让管理层所收到的每一分钱，不会因为任何疏漏而流失。