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管委会 小心卷入利益冲突

2023年03月26日

黄伟益
产业管理顾问

 

 

只要愿意开诚布公,
或可避免牵涉利益关系

在高楼管理这个领域,利益冲突经常被提及,却让很多人无法充分掌握当中的概念。

说穿了,就是所有人在执行其角色或任务时,必须针对其作为或无作为,直接或间接使其本人或其有关系的人获取利益,而引起利益冲突的情况,应该自行回避,或避免直接涉入其中。

要如何自行回避或避免直接涉入这些利益冲突呢?其一就是要自行禀报本身所可能牵涉的利益冲突,其二就是避免参与当中的决策过程,以确保管理委员会能针对有关事项,作出符合业主利益的最终决策。

例如某高楼针对升降电梯项目招标,任何管理委员都可以找自己熟悉的电梯公司参与招标。任何招标项目若能获得更多电梯公司参与竞标,这是无可厚非的。毕竟,一旦有更多公司参与竞标,这肯定会让管理委员会货比三家,进而取得最实惠的招标计划书及标价。

禀报利益关系回避决策

一旦面对这个情况,只要任何管理委员在参与会议时,自行禀报个人跟某家参与竞标公司直接或间接所牵涉的利益关系,并将这个情况记录在案,同时自行选择不参与针对这家公司的决策过程,这就是回避利益最好的情况了。

管理委员会不能因为某位管理委员,跟某家参与竞标的公司有直接或间接的利益关系,就完全不考虑这家公司所提呈的竞标书。这不是回避利益的最好处理方式,甚至可能会让管理委员会错失考虑这家公司所可能提呈的最实惠竞标书。

许多高楼管理委员会通常会要求产业管理公司或其直聘职员,针对需要维修或修复的项目,尽量找到至少3份报价单。这是为了避免让管理委员直接或间接涉入其个人利益,但这不代表产业经理或其职员就不会涉入他们个人的利益。

除了管理委员个人跟竞标公司可能存在的利益冲突,产业经理或其团队跟承包商或供应商之间,亦可能牵涉许多不为人知的利益关系。要如何让利益冲突的情况减至最低点,看来除了让产业经理或其职员协助寻求报价单之外,也应该让管理委员协助寻求相关报价单。

只要大家愿意开诚布公,据实禀报个人跟某位承包商或供应商所牵扯的利益关系,同时避免让个人涉入有关项目的决策过程,这就会逐渐形成一种良好监管的决策作业,进而阻遏利益输送渗入管理层的作业当中。

高楼针对升降电梯项目招标,管理委员可找熟悉的电梯公司参与招标。

应立法管制产业代理操守

相较于国会立法通过的2013年分层管理法令,砂拉越立法议会所通过的2019年分层管理法令,其实对于产业经理的独立性有更好的规定,这包括若某个人在某个楼盘牵涉其专业利益或财务利益,他就不可以受委任为这个楼盘的产业经理或管理代理(Managing Agent)。

根据2019年砂拉越分层管理法令第77条文,若这个人包括其授权人、职员或其家人(包括伴侣、兄弟姐妹或伴侣、孩子或被领养的孩子或他们的伴侣),在这个楼盘拥有占据面积总额超过5%的产业,或是这个人的生意合伙人或受雇员工,或者负责设计或建筑这个发展项目,均不得受委为这个楼盘的产业经理或管理代理。

反观国会通过的2013年分层管理法令,只是对建筑总监所委任的管理代理有上述规定,却对市场上的产业经理没有这个规定。在这种情况下,发展商就会通过注册子公司或联号公司,通过委任自己所熟悉的人进来管理,进而让这些人来协助稳守发展商在这个楼盘的利益。

避免经理与发展商同谋

若国会没有通过立法,针对产业经理有所约束的话,就难免有产业经理违背本身的专业操守,通过各种方式来守护发展商在某个楼盘的利益,甚至背后公然跟这些发展商狼狈为奸,进而影响到其他购屋者的整体利益。

2013年分层管理法令对管理委员会有诸多规定与限制,却忽视了产业经理的专业操守,往往是引发或导致更多问题沿生的关键因素。

看来新任的地方政府发展部长,有必要认真思考如何通过国会立法及改革的方式,对国内的产业经理及整体的物业管理领域,进行大幅度的改革与整顿工作了。

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共管楼宇管理必须按部就班

2023年03月19日

张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com
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新委员最怕
资金还未到位而有心无力

共管楼宇的管理问题其实属罄竹难书,笔者踏入了管委那么多年,发现新任管理委员容易犯下的思维盲点之一,就是“欲速则不达”。

因对旧管理委员的不满,召集业主出席年会推翻旧管理层,推选新委员上任后,对新任委员授予过高的期望,换来的只有失望。

共管楼宇的物业管理最难办的事,其实不是对楼宇机械设备设施的维修与维护工程,而是如何让已经心寒的业主,再次“遵守”和履行缴付管理费的业主责任,并开始支付管理费。

楼宇出现“脱管状态”,最常见的难题就是因为账目不清,钱何去何从无法解释清楚,导致业主们不敢缴管理费,引起流动资金短缺,服务商纷纷退场,导致维修维护不到位,加上债主们(服务商)的追债行动,让好不容易推翻了颓废委员的新任委员们,个个都没了谈判的底气,故不是做不到,而是资金还未到位,有心无力。

面对这样的烂摊子, 改善须得一步一脚印, 笔者建议管理委员需得按部就班的进行:

1)先对楼宇的健康状况进行检测评估;

2)在对楼宇的财务状况进行整合分析。

如果委员刚上任一来就不管,不让团队有喘气空间,这样就只能逼人选择离开,毕竟物管无奇迹 – 唯有按部就班,经营物管服务公司这几年,个人的观察如下:

楼宇的收入来自业主们的公摊支付也等于是一种非盈利收入,所以楼宇的现金流通常都是在“刚刚好”的水平线徘徊就很不错了。这也是促使共管楼宇无法采用“高金任贤”的管理方案,委员们通常都是尽量以合理的价位换取合理的服务水平。(注:此说法不适合用在高级公寓)

当酬劳不是特别吸引人,很自然的,一等一的人才不会把物业管理当作求职第一选择,很多时候,物业管理是他们心中的“备胎”而已。

1)物管企业的雇员,某个情况下流动率偏高,毕竟水往低处流,人往高处爬,是自然不过的事。

2)当资源是有限时,凡事都得先评估“先后急缓”的顺序排列。虽然无法一次性预测未来,但怎么都得心里有个谱吧。

事情分轻重缓急

再次提醒大家,物管所面对的事情无非4大类:

第一种是“很急很重要”;

第二种是“很急但不重要”;

第三种是“不急但很重要”;

第四种是“不急也不重要”。

如果是你的话,每天先做哪一件事情呢?只要你头脑清醒,思绪正常,这个问题难选吗?一点都不会,对吗?

但为何,在现实生活中就是选不好呢?因为多数人的选择都是“救火”而不是“防火”,救火就如同“扬汤止沸”,结果当然是徒劳无功!关键在于,有几个人有“釜底抽薪”的毅力呢?

别忘了,物业管理人只是管家而已,我们不是当家,要釜底抽薪止沸,管理委员本身必须先做好。我们必须点出管理委员们的盲点,为他们照亮“开阔敞亮的大陆”,还要做到处事圆滑,懂得衡量世故标准,更需要和他们“讲钱”。

在资源和人力也有限的时候,“按部就班”才是最合情合理的选择,而非匆忙又盲目的救火。忙救火是治标不治本的管理方案,它只能让你暂时感觉良好,而无法从根本改善源头。

共管楼宇多年来的烂摊子,要改善须得一步一脚印。(示意图)

按部就班效率最高

据我观察,那些能把事情做好的人,总是优先选择把有限的资源放在重要但不紧急的事物,同时也以预防为主要管理精神的人。

提醒管理委员一句重要的话:“最高效率就是按部就班”。因为按部就班,我们才能做到以下几点:

1)事情逐渐改善,楼宇的故障频率就一定逐渐减少,甚至改善到几乎零故障;

2)财务状况逐渐稳健,有了现金流,就拿资源换取服务商合理的服务水平;

3)减少虚耗和极少浪费时间,资金也应用在有绩效的方面;

4)管理层能看清大局和整个局势的变化,有时间沉淀思考,以应对万变的情况;

5)物业管理人可以看到希望,也可预定结果,让我们可以运筹帷幄,观大局、平乱局、定天下。

关键在于如何“教育、执行、监督、调整”

A)如何教育:

1)管理委员;2)居民或住户;3)服务商 ;

B)如何执行:

1)委员如何相互配合;

2)居民/住户如何配合;

3)服务商如何配合?

C)时时监督:

委员、居民和服务商要形成三角关系,互相监督和鞭策,各司其职、互利互惠,方能共赢。

D)调整修改:

天底下没有最好的方案,一直等最好的方案就是原地踏步、停滞不前,所以必须“边做边学、边错边改”。

但物管事务的本质就是“高重复性”,几乎每天都在重复着一样的工作,日复一日,很容易失去激情和干劲,故在工作岗位上需要的“自律”,不能是外在设定。

养成自律自觉惯性

我们需要的是来自“内在的动力”,最好是那种“懵懵懂懂”,无意识的惯性。

这样的自律才是最重要且有绩效的。当我们把大目标细分成小小的旅程碑,并以定时、定量、分配,重复的一次又一次去执行,而非在外来的要求和压力下才这么做,这就是内在和自觉性的惯性行为。

90天期限是建立习惯的门槛,能重复90天,挺过就渐渐变成习惯。就算没有外来的压力,也能自动自发的组织运作。不定时的监督检查,是审核的一种,让在职人员知道他不是“无王管”的,那些屡屡做错不改的,就不是我们需要的人了,管理者要懂得“放生,放手”让大自然的自然定律去教育他/她吧。

最后,改善需要时间,按部就班的克服一件又一件的难题,就能改善楼宇的现况。

Categories问诊室

如何鼓励业主出席AGM?

2023年03月8日

物管专家:张惟越
物业管理人
佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com

 

问:

张先生,您好!

可否分享经验,您所管理的共管楼宇,是如何鼓励业主出席AGM?我居住的公寓,业主们都不太出席AGM,我住了6年,每次都是小猫三两只,想反馈或投诉什么事项,都没人理。

Cherrie


答:

Cherrie,您好!

这是好问题,目前没有特别好的方案,但是在楼宇的显眼处上布条后,在提供餐点却是有改善出席率。

其实,业主应该参与一年举行一次的AGM,这可以让业主更了解公寓的情况。有问题或不满可以当场提出,并寻找解决方案。

通过参与AGM也可以了解管理层的素质。

你也有关于房地产的问题?不管是融资、法律、物管、装修、验屋……都欢迎你电邮到prop@eNanyang.my,由驻站专家为你解答。
Categories问诊室

路灯坏了,投诉也没用!

2022年04月26日

物管专家:张惟越
物业管理人
佳得楼宇管理有限公司
kenteo.my@gmail.com

 

问:

张先生,您好!

我这里周围的路灯还有公园的灯已经损坏多时,也向管理层投诉过好多次。

但是管理层每次都说会派人去看,之后就没有下文了。

请问我可以怎么做呢?投诉已经超过了半年,但是完全没有改善。灯陆续损坏,管理层无动于衷。

Kuo Ern


答:

Kuo Ern,您好!

情况可能有三:

首先需要先了解您小区的地契类别,是分层地契 (Strata Title)或是个别地契(Individual Title)。

如果该小区是属于个别地契,路灯还有公园的设备都是属于市议会的权限范围,投诉的单位是市议会,而不是管理层了。

如果该小区是属于分层地契的房屋发展规划,共用共有的设备设施都属于私产,并受到联合管理机构(Joint Management Body,简称JMB)或管理机构(Management Corporation,简称MC)的权限范围.

其二,是否已经成立了JMB或MC?

如果您的小区用于民选的管理委员,多次投诉后并未改善,就需要向以下两个机构发出投诉:

1)建筑专员(Commissioner of Building);
2)分层管理仲裁庭(Strata Management Tribunal)

其三,经费。该区的管理费缴交率是否达合理水平,笔者过去的经验发现,很多时候不是管理委员不办事,而是兜里清凉,难办而已。

你也有关于房地产的问题?不管是融资、法律、物管、装修、验屋……都欢迎你电邮到prop@eNanyang.my,由驻站专家为你解答。

 

Categories趋势

雪549廉价组屋没人管

2021年12月2日

拒绝开会成立共管机构?
发展商会遭罚款或监禁!

共管产业通常都设有由业主组成的机构或委员会,来负责管理和维护这个大家同住的家园。

但是在雪州,有高达549座廉价组屋,竟然没有成立共管机构(JMB),完全处于“没人管、没人维护“的状态,损害住户利益。

而这一切的罪魁祸首,就是不愿意召开常年大会成立JMB的发展商,还有抱持悲观想法而不愿出力的业主!

在2013年分层管理法(Strata Management Act 2013)中规定,只要是分层地契的住宅建筑,都必须要循序成立JMB和管理机构(MC)。

所谓的分层地契(Strata Title),大部分都是高楼住宅,如组屋、公寓等;如今也有越来越多的围篱社区属于分层地契,也同样须遵守分层管理法。

根据法令,当发展商把这些共管产业移交给买家后,1年内必须召开首次常年大会,协助成立JMB,这属于一个临时机构,由发展商代表和业主组成。

同时,在首次常年大会上,必须选举处管理委员会。在业主拿到分层地契后,就能成立MC。而JMB就会自动解散。

组屋太老旧不用成立JMB

但据雪州行政议员黄思汉所说,雪州这些廉价组屋的情况,部分是因为发展商拒绝召开首次常年大会。

他在雪州议会上的问答环节中回应万挠州议员蔡伟杰时指出,除了发展商,还有大部分的业主觉得廉价组屋过于老旧,因此拒绝成立JMB。

对于如何解决这项问题,黄思汉指出,根据法令,若发展商拒绝召开会议协助成立JMB,那将罚款25万令吉或监禁不超过3年,或两者兼施。

州政府助修复和委任管理公司

而对于业主自己不愿成立JMB的组屋,州政府计划修复这些组屋,并为他们选出管理公司,来帮忙管理和维修事宜。

除了这两大因素,一些组屋中,少过25%的屋主完成分割地契,所以没办法循序成立MC,州政府已经着手探讨解决方案,初步建议通过房贷方式分割分层地契,由银行拨出相关费用来解决。

八打灵市最多

黄思汉指出,在549个廉价组屋中,八打灵市政厅辖区占最多,有189个;加影市议会119个排行第二,巴生市议会102个排第三。

安邦再也市议会84个、莎阿南市政厅28个、士拉央市议会14个、梳邦再也市政厅6个、雪邦市议会4个及瓜拉雪兰莪市议会3个。