张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
[email protected]
FB Page: 管你楼事 https://www.facebook.com/KenTeoPropertyManagement
管理委员怎么做？
确保储备金合理使用
2013年分层管理法令设定时，在法令里的第25条文中，明文规定每一位单位业主都需要按照单位的面积大小公摊管理费，这计算方式称为分额单位（share units），而每月须从所缴付的管理费，另拨出10%额度作为储备金，存入储备金银行账户。
储备金银行账户，用来支付以下5项楼宇的开销 ：
a) 用于共管楼宇或共用资产的部分，或整栋楼重新粉刷
b) 购置任何动产，以供与共同物业相关的用途
c) 更新或更换任何共同物业中包含的任何固定装置或配件
d) 共用物业的升级与翻新
e) 任何联合管理机构认为需要的其它资本开销
透明运用防诟病
其中，（e）条文所授予管理委员的权限，则是任何联合管理机构“认为需要”的其它资本开销，极其容易被有心人滥用在位的权利，动用存款启动工程，掏空大家的血汗钱。
管理委员一般是由最少3位到最多14位民选委员组成，如果动用楼宇储备金，无法以透明化的方案操作，很容易被诟病，并导致“流言蜚语”不断。
因此，市场常见的做法，就是管理委员透过年会或特别会议动议储备金的使用项目，并争取业主们的认可后，才动用储备金。
不过 ，法令授权管理机构认为在需要的情况下，即可动用储备金。这恐将导致本是未雨绸缪的储备金，却成了有心人士的私人钱包，在位时屡屡发动工程，大笔大笔的花钱，掏空后，脱售产业离场。
现有法令规定的章程，就是管理委员只需按照合法的委员会议动议，从储备金调动款项来支付（a）至(e)的项目，并由每位民选委员一人一票的方式投票表决，如果获得基础多数票“simple majority”即表示动议通过，就可以调动储备金去支付表决通过的项目，法令并无硬性规定，管理委员需要获得业主们的同意。
市场的惯用做法，是在常年大会（AGM）动议让业主表决，或遇到紧急的抢修项目时，就召开特别大会（EGM）让业主参与决策，一起表决，固然是好事，但每一次举办年会都需要时间、人力和物力。
拟定章程避免纠纷
笔者认为，凡是紧急性维修工程，直接授权委员动用储备金的便利，是必需的 。
关键性的维护工程，如果因流程所需的时间而导致严重的延误，则需仔细评估如何把伤害降到最低点，毕竟大家居住在同一个屋檐下，共享楼宇的设备与资源，笔者认为，和谐才是王道。相信没人希望自己居住的家园争执不断。
建议管理委员主动定个动用储备金的章程，大会表决通过后，每一届的管理委员都有依据，这会是更圆满的做法。
这里分享一个真实个案，管理层因不敢调高管理费，导致楼宇的维修保养不到位，还违法动用储备金来应付日常开销，怨气满满的业主集体出席年会，推翻管理委员，取而代之后，才知道这几年业主们交付的储备金，已被用来应付过去的日常开销，银行户头里金额所剩无几……。
另一个真实个案之二，则是共管楼宇存放的储备金，钱是存了不少年，但却因货币贬值速度过快，导致需要动用这笔储备金时，才发现存了个寂寞而已。
慎选共管楼宇委员
切记，储备金是储蓄来应急或大型工程的重要存款，共管公寓的单位业主除了关注自家单位，也需要关心整栋楼宇的日常运营是否合理，管理费收入开支是否在合理的范围内？
当你买入一个公寓单位，你就是共管楼宇的一分子，楼宇的财务状况是“一荣俱荣，一损皆损”的现实课题。
请慎选共管楼宇委员来维护大家共有的家。