张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
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如何让楼宇管理不掉链子
公共楼宇的营收，都是来自单位业主们按照持有的单位面积公摊份额，对于财务管理，票选的管理委员们是否需要先上专业课学习如何管理楼宇的财务课，才正式接棒走马上任呢？
针对这点，你是否好奇，为何笔者会有这个想法？
这是因为根据2013年分层管理法令，每一届出任管理委员的成员，将在年会圆满举办后卸任，如果民选的新任委员（接班人）完全没有旧人留下，新旧委员班底直接的传承交接，将面对大麻烦。
法令少规范职权移交
法令并没有强制刚卸任的管理委员出席新旧委员交接的会议，故刚卸任的管理委员，如果不出席新旧委员交接会议，并没有抵触 2013年分层管理法令。
该法令对于职权移交的细节特别少，有的也只是针对发展商，相关的条文包括：
第15条文，发展商移交职权给联合管理机构（JMB）
第27条文，联合管理机构解散
第55条文，将控制权移交给管理公司
其内容也专注于楼宇的信息，类似楼宇的建筑蓝图、机械蓝图等信息为主。
审计到年会需两三月
对于会计这一方面，法令所关注的细节，只专注于会计审计报告里的内容，虽然这没错，但楼宇的营运实际上是不曾中断的，当会计审计工作完成，到审计报告出炉，再到管理机构发布年会通告，（通常管理机构将发至少21天的通告给予单位业主），前前后后至少历时2至3个月。
举例来说，某公共楼宇今年6月举办年会，正常情况下，有关楼宇得先结账（通常是不超过当年2月份）后，委托审计师进行会计审计。
合格的审计师通常需1至2个月来完成会计审计工作，再提交会计审计报告。
所以，管理处才能在 5月份发年会通告时，按照2013年分层管理法令第二列表第12条文，在年会通告( Notice of general Meeting ) 中阐明要求，连同会计审计报告和年会通知书，一同邮寄给共管楼宇里的单位业主们。
这样业主才有时间先翻阅会计审计报告，并在年会讨论后，投票表决通过它。
财务报表非最新月份
这也意味着，业主们所看到的财务报表，将是截至该年2月份的内容。
因此，新任委员不了解该年3月至6月份的会计内容是很正常的。如果卸任的管理委员们拒绝出席新旧委员交接会议，没有把这一段时间的会计信息传达给新任委员，新委员将面对至少4个月的会计空窗期。
这还不包括年会后，管理处根据作业流程呈报给建筑专员所需的时间。
物管知识科普
年会结束后，管理机构得按照第2列表，第7（8）条列在 28天内向建筑专员（Commissioner of Building)提交以下文件：
1）该年会的会议记录书
2）该年会所通过对会计审计报告
3）该年会所有通过对家规（Additional By－Law）
4）该年会所有民选的新任名单与相关的身分审核资料
建筑专员审核所有文件后，才会发出授权会员确认函（Surat Pengesahan Ahli Jawatan Kuasa）给管理机构（通常耗时1至2个月），管理机构才能向金融机构申请签署权转让手续。
（注：这期间新任委员是无法向任何人出示任何文件，验明真身，故金融机构无法接纳转让手续的申请）
如果卸任管理委员拒绝出席新旧委员交接会议，那么，新任委员将面对至少6个月的会计空窗期。
更麻烦的是，针对新旧委员的交接，2013年分层管理法令只字不提。
如果新任管理委员里并没有会计专业背景的管理委员，公共楼宇的会计信息将如同流水账，没有会计专业的管理委员，将如何进行日常运作呢 ？
1）工程款是否按期准时支付呢？工程是否还按照时表进展？
2）目前金融账户里的余额是多少？
3）目前管理机构还未支付众多服务商的款项多寡？
4）目前拖欠者所欠下的管理费是多少？
5）管理处是否有与拖欠单位，签署了分期付款的协议书？如果有列表在哪里？
6）管理费拖欠单位的催款工作，进行都了什么阶段？
如果没有完善的新旧委员交接会议，新任委员将对以上的种种提问，将会感到一头雾水，无法提供答案，他们将对于未来的日常运营进度也感到无助又无奈。
笔者认为，当局得正视这物管理财难题，为自愿出任管理委员者提供适当的会计基础培训，让委员们了解会计交接工作时所需准备的文件，同时也提供了委员们快速了解自家楼宇的会计状态，省略费时费力的自我摸索期。
注：一份完整的会计报告，需具备以下的报告：
1）资产负债表（Balance Sheet）
2）收支报表（Income ＆ Expenditure Statement）
3）现金流报表（Cash Flow Statement）
4）总账（General Ledger）
5）小额现金簿（Petty Cash Book）
6）银行对账单（Bank Reconciliation Report）
结语：管委需会计知识
共管楼宇每天都在用钱，支付安保人员需要钱，楼宇的照亮需要电费，楼宇的卫生保洁需要支付服务商，办公室里的职员需要支付薪酬，购买替换的器材需要经费等。
管理委员每一天都需要为钱愁。如果管理委员不懂的什么是会计，将无法有效的管理楼宇的财务，把有限的资金妥善分配。
虽然学习会计知识，并不能避免旧委员拒绝交接，但能让新任委员具备理财知识，让他们可尽快厘清财务数据，以便推动管理工作。