张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
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动用储备金
分轻重缓急
共管楼宇的管理委员经常面对单位业主发出挑战，为何在无年会动议情况下动用共管楼宇的储备金（Sinking Fund）？
问：共管楼宇的管理层（管理委员）因公事，动用属于大家缴交的储备金，一定需要通过年会或特大动议表决后才行吗？
答：请仔细阅读2013年分层管理法令（Strata Management Act 2013, Act 757）第24条文中的第2附属条文，明确交代了储备金仅用于实际或预期资本支出的情况才能动用：
（a） 对公共区域的任何部分粉刷或重新粉刷；
（b） 采购公共空间使用的可移动资产；
（c） 更新或更换在共有区间的固定装置或装置；
（d） 公共区间的升级和翻新；或
（e） 任何管理机构认为有必要的其他资本支出
英语原文如下：
The sinking fund account shall be used solely for the purposes of meeting the actual or expected capital expenditure in respect of the following matters:
(a) the painting or repainting of any part of the common property;
(b) the acquisition of any movable property for use in relation to the common property;
(c) the renewal or replacement of any fixture or fitting comprised in any common property;
(d) the upgrading and refurbishment of the common property; or
(e) any other capital expenditure as the joint management body deems necessary.
避免僵持不下
阅读了法律条文后， 您将发现2013年分层管理法令（Act 757）已授予管理机构动用储备金的权力，法令并没有强制规定，动用储备金一定得通过年会或特大表决后才行。
因此，笔者呼吁共管楼宇的单位业主，先弄清楚2013年分层管理法令所授予管理机构的权力后才发问，这样可避免年会一直围绕着非违法课题，僵持在个人意见而卡住。
紧急状况可动用
虽然法令并没有强制规定动用储备金需要获得年会或特大投票表决，但笔者还是呼吁管理层，别轻易动用储备金，首先得了解法令设定储备金缴纳的条文初衷。
储备金来自每一位单位业主按照单位面积比例（或规定的比例），缴纳管理费金额的10%分作为储备金。主要目的是“未雨绸缪”，以便该共管楼宇需要用于重大维修、设施更换、紧急维修或其他长期计划的资金需求。
法令虽在第24条文指出动用储备金的5大项目，只不过它授予管理层的权限过于大，毕竟“ 任何管理机构认为有必要的其他资本支出”，并没清楚解释何谓“有必要”。
笔者建议，管理层动用储备金要非常谨慎，只有在特别紧急的情况下，才好动用。例如，任何抢修工作、顶楼储水槽爆裂、升降梯配件更新、冷水供应系统的重要维修工程，以及电力供应系统的抢修工作。
任何官方规定的安全守则，或安全指令，管理层都不可拖延，需尽快处理，比如消防系统。
管理委员肩负监督责任
若是美化工程，例如油漆、游泳池翻新工程，非紧急情况，就需要让单位业主参与表决，这时候管理层可建立属于共管楼宇的储备金启用程序，建议如下：
●预算和批准：
管理机构需制定维修或项目的预算，并召开业主大会（AGM或EGM），通过多数票决定是否批准动用储备金。
●通知业主：
动用前，管理机构需清楚告知所有业主用途、金额和必要性。
●招标程序：
对于涉及较大金额的项目，管理机构通常需要进行公开招标以选择服务供应商。
●透明度要求：
管理机构需向业主提供动用储备金的详细报告，包括账单、收据和项目进展。
因储备金是属于同一个屋檐下，是每一位单位业主的共有资金，管理层要肩负监督和问责责任：
●审计要求：
管理机构需定期审计账户，包括储备金的使用情况。
●法律保护：
若发现储备金被滥用，业主可向地方政府、分层管理仲裁庭（Strata Management Tribunal）投诉或采取法律行动。
总结储备金是共管楼宇长期维护的核心资金，其动用需严格遵守法律程序，确保透明度和合理性。业主应积极参与相关会议，监督资金的使用，确保共同利益得到维护。