张惟越 · 物业管理人/佳得楼宇管理有限公司
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牵一发而动全身
做起来又谈何容易

笔者早前出席吉隆坡市中心一栋共管楼宇的常年大会，并担任该年会的主持人。

这是一栋拥有146个单位的公寓。

根据2013年分层管理法令的年会条规，有投票权的业主需在年会举办日７天前，缴清属于该楼宇单位的所有费用，才能成为合格的投票人。

根据结账日，共有87个单位缴清了单位的所有费用，故这次年会的法定投票数是８7个单位，按照法令的要求，年会需获得50%出席率才能顺利举办，而当时的登记处只获得了41个单位的业主完成登记，所以年会需按照另一条例，将登记时间延长30分钟。

30分钟后，登记处一共获得了51个单位的业主完成登记手续，而年会也获得了51名法定人数的投票人后，得以顺利的进行。

51单位业主出席年会

你可能会好奇的是，为何笔者特别关注出席的人数？一栋146单位的共管楼宇，共有51个单位的业主出席年会，占该楼宇单位总数的34.94%，或稍微超过三分一的出席率。

如果你有出席年会的经验，这么高的年会出席率，这次的年会免不了漫长。

不满意管理委员的个别单位业主，踊跃出席年会声讨管理层。结果，这场年会从早上10时30分一直开到下午6时15分左右才结束。

业主集体重要决策

１）否决２016、2017、2018及2019年的会计审计报告，要求展开法务会计调查

２）反对管理委员会来年的财政预算案，要求新任委员在上任后的３个月内举办特别大会，重新投票表决

3）反对委员提呈的议案，这包括：

３.１）安装发电机

３.２）拒绝接受管理委员聘请专业的物业管理公司，选择业主自理

３.３）反对管理层对违规的单位业主，开出200令吉的罚单

３.４）反对管理层调高管理费；并要求新任管理委员在上任后的３个月内举办特大，重新投票表决

３.５）拒绝2015年分层管理条例里的第三列表里的家规

４）否决2020年及2021年的会计报告，反对让管理层提呈会计审计，并要求新任委员在上任后的３个月内举办特大，重新投票表决

反对派否决上一任所有议案

简单来说，反对派否决上一任管理委员提呈的所有议案，唯一通过的议案就是新任委员的遴选。

笔者身为有营业执照的物管经理，无权干涉业主们的投票表决权，惟有苦口婆心的向出席者讲解2013年分层管理法令授予管理委员的权限及职责。

然而，出席者在情绪高涨下坚持否决管理层提出的议案。

问题逐渐浮现

１）值班表无人填写，如何是好？

好不容易，年会结束后，新任管理委员要进行第一次委员会议，遴选主席、秘书、财政这3大要职，加上因年会否决聘请管理公司的决议，选择委员自理的管理方案，笔者希望上任的委员填写值班表，但新委员表示有全职工作，无法值班，笔者只好提醒委员自行编排值班表，再出示在布告板。

２）重新提呈会计审计报告，谁领头？

笔者也因年会把有关账目、预算、审计等重要决议，挪后让新任委员在3个月内举办特大表决，提醒管理委员需马上委任会计事务所，却被告知没有相关财务预算，先缓一缓。

笔者只好提醒新任管理委员，３个月的期限其实不足以完成长达６年的会计审计评估。

３）要求违建合法化

其中一位管理委员要求把其早期扩建其单位时涉嫌“违建”的举措合法化，笔者看了图纸和文件后，提醒该管理委员，该违建行为已被楼宇专业建筑总监公告这是违规行为，他必需自费还原。

还有，分层管理仲裁庭也已宣判，这是违法行为，那为何还知法犯法呢？

注：楼宇的管理费收入无法支付日常营运费用，已面临赤字，旧管理层上任后，把2016至2019年的会计旧账整理出来后，也完成了会计审计评估，其实可算是劳苦功高，但却可能因追讨拖欠的管理费的力度过大，结果反而变成被讨伐的对象。

结语:不了解管理法令苦

这共管楼宇建于上世纪60年代，许多违规行为当下并不算是违规违法，因当时还未有相关的法令和法规来管控和约束。

要求该楼宇百分百的按照2013年分层管理法令来管理，其实是强人所难。

而不了解相关管理法令条规的单位业主，且不了解管理委员的苦，如今自己担任管理委员，却欠缺一套深思熟虑的管理方案。

林国强律师
林国强律师事务所资深合伙人

如何定义多余停车位归谁

房屋发展中多余的停车位，是属于共管楼宇的一部分，还是属于发展商的？

在Sri Keladi Sdn Bhd（清盘中）v Bukit OUG Condominium Joint Management Body 一案中，讨论了一个住宅发展项目中额外停车位的拥有权。

案情:

1. 上诉人（发展商）是Bukit OUG Condominium的发展商，该公寓项目是由住宅和商用产业组成（发展项目）。

2. 发展商清盘后，清盘师进行审计后发现有149个过剩的停车位，清盘师随后刊登广告出售，以变卖发展商的资产套现。

3. 申请人作为发展项目的联合管理机构（Joint Management Body），以149个停车场为共同产业的一部分为由，入禀法庭申请该149个停车位的拥有权。

4. 发展商对联合管理机构的这项申请提出异议，因为该项目尚未发出分层地契，并辩称作为土地拥有者和发展商，它有权处理有关149个停车位。

5. 高等法庭宣判联合管理机构胜诉，并裁定149个停车位是发展项目的一部分，旨在供业主专有和使用。发展商不服这项判决，立即提出上诉。

6. 发展商认为，高庭法官错误地没有承认发展商和买家之间存在4种不同类型的买卖合约。所有4种不同类型的买卖合约都显示，停车位不是该发展项目的共同产业，因此不应由联合管理机构管理。

争议点:

管理停车位拥有权的工具或文件是什么？有关149个停车位是否符合买卖合约下共同产业的定义？

判决:

1. 149个停车位是否为共同产业的一部分，取决于买卖合约的条款。

2. 买卖合约第31(c)条文所定义的共同产业，不包括上述149个停车位。

这些停车位是已提供给单位业主的停车位之外的额外车位。因此，149个停车位不能也不应被业主作为“共同产业”享有。

因此，联合管理机构没有管理这些停车位的权利和权益。

关于联合管理机构认为在默认情况下，应将未说明为共同产业的物业包含在共同产业的定义下，是一个错误的看法。

买卖合约第 31(c)条文须与买卖合约附表H的附表二同读，并清楚地阐明149个停车位不应被视为共同产业。因此，高庭的裁决是错误的，并与上述附表清楚明白的字眼不相符。

3. 针对不受附表H束的住宅单位的非附表H买卖合约，在没有对共同产业作出任何定义的情况下，因此没有规定须视停车位为共同产业。

4. 至于商业单位的买卖合约，其涵盖与附表H买卖合约不同的规定，其中第32条文阐明，停车位属发展商拥有。

5. 停车位不能属于单位业主，也不能被视为共同产业；停车位属发展商所拥有。

结语:

一个住宅发展项目中过剩停车位的拥有权，将取决于买卖合约的条款。

联合管理机构和买家应参照买卖合约中共同产业的定义。

在没有对共同产业作出任何定义的情况下，过剩的停车位将不被视为共同产业。

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委任物管经理需谨慎！

马来西亚估值师、估价师、房地产代理及物业管理局（Board of Valuers, Appraisers, Estate Agents and Property Managers” ，简称BOVAEP）于上月22日登报发出通告，宣布该局援引1981年估值师、估价师、房地产代理及物业管理法令第25（1）条文，以及估值师、估价师、房地产代理及物业管理条规中的第142条规，正式撤销264位物业管理经理的执业执照，俗称除牌。

为何这么多位同时被除牌呢？首先，让我们先来了解，什么是物业管理经理？简单来说，物业管理经理是在建筑物的管理与维护方面，具有能力和丰富经验的合格专业人士。

他/她需获得马来西亚估值师、估价师、房地产代理及物业管理局的认可，才能领取执业执照。

同时，他/她也是一位熟知2013年分层管理法令、1981年估值师、估价师、房地产代理及物业管理法令、马来西亚物业管理标准（Malaysia Property Management Standard）和其他与房地产、分层地契相关法令法规的专业人士。

在大马，特别是分层地契房产项目，因涉及私人单位与共有共用设施设备的维修维护工作，因此是一门蛮复杂的专业。

许多人担任了共管楼宇的管理委员，才知道原来楼宇管理是10项全能大考验，共管楼宇的日常工作范围是如此繁多。

管理者任务

A）土木工程 – 楼宇维修与保养
B）机械工程 – 机器设备的定期保养与维修
C）电气工程 – 电流电气的定期保养与维修
D）金融服务 – 征收管理费，支付被委任的服务者，维持收入支出平衡
E）法律顾问 – 提供法律解说与援助
F）人流管理 – 管理物流、人流及车流
G）警卫保安 – 管理保安公司与监督警卫
H）人事纠纷 – 协调业主或租户之间的纠纷 与矛盾
I）环境卫生 – 尽量维持小区优良生活品质
J）其他大小事务

委员法律责任重

2013年更阐明，管理委员一旦没有依法办事，就等于触犯该法令，一旦罪成将面临以下惩罚 ：
1） 罚款不超过25万令吉
2） 牢狱不超过3年，或两者兼施

谁是合法合规管理者？

您可能会问，本文的主题是物管经理，但为何牵涉到由业主出任的管理委员呢 ？

答案是，目前2013年分层管理法令是把管理职权授予出席年会透过票选的业主为管理委员，而非合格的物业管理经理。

合格的物业管理经理，是管理委员所委任的服务供应商。 再次提醒业主们，共管楼宇的管理职权还是停留在管理委员，而非物业管理经理。

然而，多数出任管理委员的业主，都不是相关领域的专业人士，所以才选择委任专业人士来管理，只不过委任了物业管理经理后，就完事了吗？ 其实不是。

根据2021年官方数据，西马共有2万1254个分层项目，但合格的物业管理经理却只有2776位人，楼多人少，导致物管企业“出租”执照。

物管如计时炸弹

有些物业经理把辛苦得来的执照，出租给第三者抽成，这些租牌公司根本没有经过BOVAEP的审核，没有实在的营运经验，更没有提供员工培训。

更重要的是，由于执照不是自家的，根本就无需为专业负责。

慎选物管企业

一旦出事了，再向另一个持牌人租物管执照就是了。

委任了这样来历不明的物管企业，等同把生命和身家财产都托付给一颗计时炸弹，业主们是否能睡得安稳呢？

业主委任物业经理，就是希望把管理住宅大楼的日常维修保养工作，还有自己的生命安全及身家财产都交给他，自然马虎不得。

居民委员得谨慎筛选物管企业，才能保障自己。只有再三确认，才能减少不必要的麻烦。

管理费非越便宜越好

因管理委员对物业管理不了解，总以为这是一门不需要耗费技能与精神的行业，所以对于管理费也有许多误解。

物业管理费并不是越便宜越好。英文有这样一句话：“If you pay peanut, you get monkeys”（如果你只肯给予花生，你将只能吸引猴子），低廉的管理费，换来的就只是低落的服务品质。

保养不当房子贬值

过了一段时间，你的家就会渐渐变成凌乱不堪的大杂院，外观就好像贫民窟般残旧和杂乱，甚至出现损坏等。

你辛辛苦苦每个月供款的房子不断贬值，还得为各种因保养不当而损坏的设备另掏腰包买单，电梯的维修费又不是小数目。

缺乏保养的房子，只会让你赔了夫人又折兵，千万别因为不了解而付出更大的代价。

物业若保养得好，生活品质自然获得保障，物业升值自然不是问题，更重要的是业主心理的满足感。

城市土地越来越少，向上发展已是大趋势，对物业管理的需求自然有增无减。

随着2013年分层管理法令生效，物业管理不再可有可无，业主们也需与时并进，至少要了解什么是物业管理，才能与物业管理者有效沟通配合，携手打造美丽家园，延长物业寿命。

最后，遇到害群之马，一定要向估值师、估价师、房地产代理及物业管理局正式投诉，让局长把不负责任的物业管理经理除牌。

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黄伟益
产业管理顾问

物业管理得当，
账目要分明！

财务管理是整个产业管理最重要的一环。若管理得当，管理层则将如鱼得水，能够徜徉自在；否则，管理层就如一条“咸鱼”，随时会被业主追究。

当共管机构或管理机构所管理的资金一旦高达50万令吉，甚至是超过100万令吉时，却可能引来有心人觊觎，进而策动抹黑管理层等行动。

这就令产业经理处于两难的局面。身为产业管理经理，一方面，我们想为管理委员会储备更多所需资金，有时甚至要想办法跟欠债的业主讨回钱，另一方面却极不愿意看到本身所管理的物业，出现业主跟管理委员会关系紧绷的局面，甚至让产业经理难以持平地应对大局。

不管怎样，产业经理除了协助管理委员会解决业主的各项投诉，以及确保各项维修工作到位之外，若能把整盘账目处理妥当，势必让整个产业管理取得画龙点睛之效。

一般有相当规模、资源及管理架构完善的产业管理公司，肯定聘有本身的会计人员协助管理层处理他们的账目。

一些管理委员会或会选择将账目管理外包给会计楼处理，或是另聘会计书记来负责这类工作。

最糟糕的情况，就是那些没有委任产业管理公司协助打理，没有将会计工作外包，而全部职员都是自行聘请的共管机构或管理机构，原以为这种管理模式将能够为管理委员会节省更多开销，但最终经常看到的局面，却可能是有人徇私牟利。

徇私牟利见惯不怪

这种情况我们经常见惯不怪。然而，最痛苦的还是，当有关资金因有人徇私舞弊而“不翼而飞”后，整盘账目又要如何做出来呢？在各种相关文件不完整的情况下，产业经理又要如何把整盘账目弄得相对完整，这绝对是一件相当吃力不讨好的工作。

在审计工作方面，所有审计报告在这个财政年度各项分类账（Ledgers）的期初余额（Opening Balance），都是要承自上个财政年度的期末余额（Closing Balance）。

举个例子，若管理层在2019至2020年的账目因许多文件缺失，还未经过审计，我们绝不能跳过这两年的账目，要求审计司直接审计2021年的账目，这根本是行不通的。

若非得到建筑总监特别允准，让管理委员会能够跳过某个年度的账目，直接以2018年的期末余额用作2021年的期初余额，否则再怎样烂的账目最终还是要送交审计司，而审计司在无法核对许多重要文件或记录的情况下，只好在这份审计报告打下“Qualified Account”的字眼。

在会计学里，您不要以为看到有“Qualified”的字眼，就以为这个账目审计过关而高兴不已。

其实，这个“Qualified”字眼恰恰反映了您的账目不过关，让审计司无法顺利完成整个审计工作，进而保留给予这个账目任何正面评价。

审计账目未完 常年大会照开

许多共管机构或管理机构总喜欢以审计账目还未完成，尽量拖延召开常年大会的时间。

然而，即使在审计账目未能完成的情况下，常年大会仍必须按照法律规定，每年且必须从上个常年大会的日期算起，在未超过15个月的情况下召开。

当然，管理委员会就必须在常年大会上交待，为何无法准时完成账目的审计工作？即使没有审计账目，管理层也无须将未经过审计的管理账目在常年大会上提呈。

毕竟，任何未经过审计的账目都是不能在常年大会提呈或寻求通过的。

若这些账目在常年大会过后始完成审计，管理委员会可以选择另行召开特别大会来提呈，或者等到下一次召开常年大会时才提呈，这完全要看业主的整体意愿来作判断。

对于任何完成审计的账目，若提呈至常年大会时不被业主所接纳，大会则可以要求另行展开法务审计（Forensic Audit）。

当然，法务审计肯定要涉及更高的专业收费，其次则是许多审计司未必愿意接手这方面的工作。

另一个可行的管道，则是通过援引2013年分层管理法令第26（2）条文或是第62（2）条文，针对共管机构或是管理机构的账目，要求建筑总监委任审计司介入展开法务审计。

若建筑总监不肯，任何人可以通过入禀分层管理仲裁庭，将建筑总监列为答辩人，并要求仲裁庭作相关谕令。

须至少有2银行户头

根据2013年分层管理法令的规定，每个共管机构或管理机构必须开设至少两个银行户头，其一用以存入业主们所缴付的管理费，其二则用作储备金户头。

在这个法令诞生之前，国内许多银行通常都不允许共管机构或管理机构，在同一间银行开设超过一个来往户头。不过，这个问题如今早已解决，而国内银行如今都解除了这个限制。

若您的共管机构或管理机构还未开设第二个户头，作为储备金户头，则应该立即去开设这个户头。

一旦这个储备金户头开设之后，管理层必须将所收到的储备金存入这个户头，甚至把当中一部分储备金转为定期存款，以赚取更高的定存利息。

由于法律早有这方面规定，若您的共管机构或管理机构未开设这个储备金户头，则可能会面对一些审计司不愿接手完成您的账目审计工作。

在账目无法如期完成审计的情况下，管理委员会就可能会被业主兴师问罪，甚至面对被业主拉下台的风险。

其实，2013年分层管理法令有规定，任何共管机构或管理机构若未能如期审计账目，可能会被提控甚至被判罚款不超过25万令吉、不超过3年监禁或两者兼施。

虽然目前还未有任何共管机构或管理机构在这个情况下被对付，但还是要奉劝各位勿以身试法，以免让自己成为全国首例。

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